Следующие выражения чаще всего используются для написания официальных электронных писем:
Please find attached – Просим принять во вложении
Please find attached my resume . – Прошу принять во вложении мое резюме.
Please find attached photos from the conference . – Прошу принять во вложении фотографии с конференции.
I`ve forwarded ________ to you. – Я перенаправил ________ Вам.
I`m forwarding ________ to you. – Пересылаю Вам _______ .
I`ve forwarded Bill`s resume to you . – Я перенаправил Вам резюме Билла .
I`m forwarding John`s email to you . – Пересылаю Вам электронное письмо Джона.
(name) on this email |
– Я отметил (имя) в копии этого электронного письма.
I ` ve cc ` d Umar on this email . – Я отметил Умара в копии этого электронного письма .
* We`ve copied Umar to keep him in the loop . – Мы отметили Умара в копии письма для того, чтобы держать его в курсе.
Please keep me in the loop. – Пожалуйста , держи меня в курсе .
If you have any questions, please don`t hesitate to contact me. – При возникновении вопросов, обращайтесь ко мне.
If you have any questions, please don`t hesitate to contact me.
Sincerely ,
John –
При возникновении вопросов, обращайтесь ко мне.
С уважением,
Джон
I look forward to | hear ing from you – Жду от Вас ответа. meet ing you – Жду встречи с Вами. your reply – Жду Ваш ответ. |
Look forward to + verb + ing – ждать (с нетерпением)
Для завершения электронного письма используем следующие выражения:
Kind Regards (Regards ) – С наилучшими пожеланиями, с уважением
Warm Wishes — С наилучшими пожеланиями
Yours Truly – Искренне Ваш, с уважением.
English Joke
The breakfaster in the cheap restaurant tried to make conversation with the man beside him at the counter.
«Awful rainy spell-like the flood.»
«The flood?» The tone was polite, but inquiring.
«The flood-Noah, the Ark, Mount Ararat.»
The other bit off half a slice of bread, shook his head, and mumbled thickly:
«Hain’t read to-day’s paper yit.»
Вероятно, Вы уже обращали внимание, что
при получении писем от некоторых авторов
в разделе «кому» стоит список из нескольких десятков имейлов разных людей. Причем ни Вы, ни эти люди не давали своего согласия на то, чтобы эти имейлы были «засвечены». Естественно, кто-то из адресатов, отпишется от данной рассылки (нам всем надоел поток спама на наши почты). Но одно безусловно – все получатели отнесутся к автору рассылки, как к человеку непрофессиональному. И вряд ли согласятся принять его предложение.
Рассмотрим эту возможность на примере самой популярной для деловых рассылок почте gmail.com
Обычно для отправки письма вы пользуетесь окном «Написать». Нажав на него, видите новое окно «Новое сообщение», в которое и вставляете все, что необходимо для создания и отправки самого письма.
В окно «Получатели» обычно вставляем имейлы наших адресатов.
Копия означает «точная копия». Это поле используется, когда вы просто хотите отправить письмо кому-то, кто не является основным получателем. Таким образом, вы можете держать человека в курсе, давая ему при этом знать, что отвечать на письмо не обязательно. Но все получатели данного письма видят адреса (и даже имена) друг друга.
Таким образом, использование этого поля – один из лучших способов отправить письмо большому количеству людей и соблюсти конфиденциальность. А значит, и не испортить отношение с ними. Используя эту возможность, можно вставить до 30 имейлов. А это значит, что одним нажатием кнопки вы можете отправить данное письмо сразу 30 адресатам, не показывая их имейлы.
И еще, при необходимости, можно вставить в тело письма картинку (4 ) или прикрепить файл (5 ).
Именно эта почта дает максимальное количество возможностей для редактирования.
Аналогично можно отправить одновременно нескольким адресатам письмо и на почте yandex.ru.
Нажимаете на «Написать» и далее в окне «Кому» (1 ) вставляете имейл первого адресата, а затем выбираете функцию «Копия» (2 ) или «Скрытая копия» (3 ). В зависимости от того хотите ли вы, чтобы все получатели вашего письма увидели все имейлы или сохраняете их право на конфедициальность адресов, выбираете одну из функций. Чтобы добавить каждый следующий имейл в список, необходимо нажать на кнопку с изображением человечка с «плюсиком» перед ним (4 ). Тогда из выпавшего списка можете выбрать своих постоянных адресатов или вписать их имейлы вручную.
Картинки можно загрузить с Яндекс Диска и файлы прикрепить тоже, как обычно.
Нажимаете на кнопку «Написать», появляется окно, в котором при нажатии мышкой в окне «Кому» (1 ), появляется выпадающий список с перечнем ваших постоянных адресатов (2 ). Можете выбрать из этого списка нужного. Или просто вставить желаемый имейл адресата вручную.
найти в том же Интернете (см., например, http://www.si>ber,com/ sib/russify) или на BBS. Тем не менее иногда можно столкнуться с такой ситуацией, когда у человека, всю жизнь пользующегося электронной почтой, нет ни поддержки MIME, ни средств для работы с uuencode. Послать же ему утилиты раскодирования по почте невозможно, так как для этого их самих нужно для начала закодировать. Возникает порочный круг.
Для решения этой проблемы создана версия утилиты uudecode для MS DOS и Windows, которая замечательна тем, что не содержит в себе ни одного непечатаемого символа. Исполняемый файл этой утилиты можно без всякой кодировки вставить в письмо и отправить почтой. Получателю останется только вырезать этот фрагмент письма в отдельный файл с расширением.corn, и он станет обладателем утилиты декодирования, совместимой с uudecode.
Чтобы получить эту замечательную утилиту, пошлите пустое письмо по адресу [email protected], вписав в поле Subject строку «send uudecode.coin» (без кавычек).
Рано или поздно вам обязательно попадутся устаревшие или неправильные электронные адреса. Если вы отправите письмо по такому адресу, какой либо из промежуточных узлов сети пришлет вам сообщение об ошибке. К сожалению, эти сообщения всегда исходят от компьютера, а не от человека, так что неопыт ного пользователя они часто ставят в тупик. Давайте познакомимся с примерами таких возвратов, чтобы научиться извлекать из них максимум информации.
Начнем с простого. Допустим, ошибка произошла в имени пользователя. Тогда вам, вероятно, придет примерно такое пись мо:
From "UUPC/O Daemon" [email protected]> To: [email protected] Subject: Delivering Еггогз Unknown local user name(a): Your message forwarded to [email protected] su Message header follows
После строки «Message header follows» следует заголовок вашего письма с неправильным адресом. Само же письмо при этом не пропадает, а переправляется администратору (постмастеру) этого компьютера - в нашем примере на узле polylog.spb.su нет пользователя John, поэтому письмо переправлено на адрес post [email protected]. Сообщение об ошибке в данном случае послано автоматически почтовой системой машины polylog.spb.su. Однако далеко н& всегда все заканчивается столь идил: лически. Принять письмо и только потом начать разбираться, кому из пользователей его переправить, - такое поведение характерно в основном для компьютеров, имеющих лишь почтовое подключение к сети (стр. 203). Большинство же узлов сети ведут себя иначе - выяснив прямо в режиме online, что письмо адресовано несуществующему пользователю, они сразу же заворачивают его обратно. В этом случае вы получите полностью свое так никому и не доставленное письмо с такой примерно диагностикой: To: [email protected] MIME Version: 1.0 Content Type: multipart/mixed: boundary="l)AA07768.787B57257/lgu gw,lgu.spb.su" UAA07768.787857257/lgu gw.lgu.spb.su The following addresses had delivery problems [email protected] (unrecoverable error) Transcript of session follows . while talking to north.pole.org.: »^ RCPT To: «< 550 Original message follows
Фрагмент, которому предпослана строка с «While talking to...», представляет собой часть «протокольной записи» сеанса связи двух компьютеров, во время которого выяснилось, что на втором из них (north.pole.org) нет пользователя с данным идентификатором (elvis). Если же ошибка содержится в имени домена, то все еще больше усложняется. Такое письмо может пойти по совершенно непредсказуемому маршруту и вернуться обратно после довольно долгих странствий. Например, отправив письмо из Петербурга по неверному (но петербургскому же) адресу, можно получить возмущенный отклик аж из Киева: To: reltec"dk%[email protected] The following addresses had delivery problems [email protected] (unrecoverable error) Transcript of session follows 501 [email protected]... 550 Host unknown (Name server: host not found) Original message follows
В
такого рода сообщениях об ошибке исходное письмо цитируется полностью (поскольку его так и не удалось никуда пристроить).
Наконец, иногда даже письмо с правильным адресом не удается доставить по назначению из:за технических неполадок в сети. В этом случае спустя некоторое время вы получите приблизительно такую диагностику: From: Mail Delivery Subsystem To: cfl.lgu. spb.su"dk<»cfl. lgu.spb.su MIME Version: 1.0 Content Type: multipart/mixed:boundary="VAA07914.785098490lgu gw.lgu.spb.su" This is a MIME encapsulated message
VAA07914.785098490/lgu gw.lgu.spb.su THIS IS A WARNING MESSAGE ONLY YOU DO NOT NEED TO RESEND YOUR MESSAGE The following addresses had delivery problems
mailserveriaph.Irkutsk.su (transient failure) Transcript of session follows
[email protected]... Deferred: Name server: riaph.Irkutsk.su: host name lookup failure Warning: message still undelivered after 2 days Will keep trying until message is 5 days old Original message follows
Как видите, крупно и в рамке вас просят не посылать письмо еще раз (пока), так как система еще не отчаялась доставить:таки его по назначению. Если в ближайшие три дня ей этого сделать все же не удастся, попытки будут прекращены и вам об этом со: \ общат дополнительно. Конкретные сроки могут быть другими; так, некоторые узлы начинают бить тревогу, даже если письмо не удается доставить в течение 4 часов, а всего терпения у них хва тает на 3 дня (а не на 5,
как в приведенном примере). Разумеется, эти ограничения действительны только для «на стоящих» узлов сети, которые обязаны находиться на связи круг лосуточно. Достигнув узла провайдера, с которого пользователь забирает почту только во время сеансов связи (будь то через почтовое или же прямое подключение), письмо будет дожидаться адресата сколь угодно долго. Главное, что требуется в таких случаях от пользователя, - уметь понять, на какое из его писем пришел возврат. Еще лучше, если вы сможете сообразить, в какой части адреса - до символа «@» или после - содержится ошибка. Если неверно лишь имя пользователя, то стоит написать администратору узла назначения и спросить, есть ли у него такой пользователь и как до него достучаться. Другой вид автоматической почты, но посылаемый уже по за казу отправителя, - извещение о доставке. Если в заголовке ва шего письма есть поле «Return Receipt To:» (стр. 229), то почтовая система получателя, записав письмо его в почтовый ящик, автоматически генерирует и отсылает по адресу, указанному в этом поле, .уведомление о доставке, которое выглядит так: Subject: Return Receipt Your inessage sucessfully delivered to: dmitry Message header follows
Уведомление также содержит полный заголовок доставленного письма со всеми «почтовыми штемпелями» (полями «Received:»). Первое и, казалось бы, очевидное правило - не посылайте писем кому попало. Рассылка списком, вообще говоря, оправдана только в том случае, когда каждый из адресатов предварительно сам выразил интерес в том, что вы собираетесь ему прислать. Что такое электронная почта? В современном деловом мире это: С этих позиций и посмотрим на работу с электронной почтой. Начнём с простого. Я пользуюсь почтовым клиентом Mozilla Thunderbird, поэтому буду рассказывать на его примере. Создадим новое письмо и пойдём сверху вниз по списку полей. Возможно, кто-то не знает, но «Кому» в Mozilla можно изменить на «Копия» или «Скрытая копия». Неправильно
в массовой рассылке указывать получателей через поля «Копия» или «Кому». Несколько раз в год получаю письма, в которых перечислено 50–90 адресатов в поле «Копия». Налицо нарушение privacy. Не всем из твоих адресатов нужно знать, с кем ещё вы работаете по аналогичной теме. Хорошо, если это знакомые между собой люди. А если в списке конкурирующие компании, которым неизвестно друг о друге? Как минимум нужно быть готовым к лишним объяснениям, как максимум - к прекращению сотрудничества с одним из них. Не надо так. О важности темы письма часто пишут (иногда толково) в своих корпоративных блогах профессиональные сервисы рассылок. Но там чаще всего идёт речь о продающих письмах, где тема письма решает задачу «email должны открыть». Мы же обсуждаем ежедневную деловую переписку. Здесь тема решает задачу «письмо и его автора должны легко идентифицировать и потом найти». Причём ваша старательность вернётся к вам в виде кармы многочисленных ответных писем, только с приставками Re:
или Fwd
, среди которых придётся искать нужное письмо по теме. Двадцать писем - это объём однодневной переписки менеджера среднего звена. О предпринимателях и владельцах бизнеса вообще не говорю, у них число писем иногда зашкаливает за 200 и более в день. Поэтому ещё раз: не отправляйте письма с пустой темой
. Итак, как правильно формулировать тему письма? Ошибка № 1
: только название компании в теме. Например, «Небо» и всё. Во-первых, наверняка вы не один из вашей компании общаетесь с этим контрагентом. Во-вторых, никакого смысла такая тема не привносит, ведь название вашей компании и так видно из адреса. В-третьих, угадайте, как будет выглядеть ваш собственный ящик при таком подходе к переписке? Примерно вот так. Удобно искать по таким темам? Ошибка № 2
: кричащий, продающий заголовок. Здорово, если вы умеете писать такие заголовки. Вот только уместно ли применение этих навыков в деловой переписке? Вспомните цель темы делового письма: не продать, а обеспечить идентификацию и поиск. Есть множество руководств по написанию текстов для разных случаев жизни. Например, много полезного у Максима Ильяхова , Александра Амзина и других мастеров слова. Советую почитать их статьи хотя бы для повышения общей грамотности и улучшения общей стилистики письменной речи. В процессе написания письма мы должны последовательно принять несколько решений. Вопрос вежливости
. В начале письма можно расплыться в любезностях или даже нежности в духе «Милый мой Родя, вот уже два месяца с лишком, как я не беседовала с тобой письменно, от чего сама страдала и даже иную ночь не спала, думая». Очень вежливо и очень затратно, как по времени на сочинение такого вступления, так и по времени собеседника на его прочтение. Переписка ведь деловая, помните? Не сочинение эпистолярного жанра на конкурс и не письмо матери Раскольникову, а деловая переписка. Уважаем время своё и получателя! Представляться и напоминать обстоятельства знакомства имеет смысл только в первом письме, отправляемом после мимолётной встречи на выставке. Если же это продолжение сотрудничества или текущая переписка, в первом письме в день пишем: «Здравствуйте, Иван», во втором и последующих: «Иван, …». Обращение
. Меня всегда волновал вопрос, к кому обратиться в письме, если получателей несколько. Недавно я писал письмо, обращённое к трём девушкам по имени Анна. Нисколько не сомневаясь, я написал «Здравствуйте, Анна» и не парился. Но так везёт далеко не всегда. Что делать, если получателей три или даже семь и они не носят одно имя? Можно перечислить по именам: «Добрый день, Родион, Пульхерия, Авдотья и Пётр Петрович». Но это длинно и занимает время. Можно написать: «Здравствуйте, коллеги!». Я для себя использую правило обращаться по имени к тому, кто стоит в поле «Кому». А к тем, кто в копии, не обращаться вообще. Это правило заодно позволяет точнее определить (одного!) адресата письма и цель этого письма. Цитирование
. Часто переписка представляет собой цепочку писем с вопросами и ответами - словом, диалог. Хорошим тоном считается не удалять историю переписки и писать свой ответ сверху цитируемого текста, чтобы, вернувшись к этой переписке через неделю, можно было легко прочитать диалог сверху вниз по убывающим датам. Почему-то по умолчанию в Mozilla стоит настройка «Установить курсор после цитируемого текста». Рекомендую её поменять в меню «Инструменты» → «Параметры учётной записи» → «Составление и адресация». Должно быть так. Цель письма
. Деловые письма бывают двух видов: Как правило, побуждающих писем в разы больше, чем отчётных. Если мы хотим чего-то добиться от собеседника, очень важно сказать об этом в письме прямым текстом. Призыв к действию должен сопровождаться обращением по имени и идти последним предложением в письме. Неправильно
: «Порфирий Петрович, я знаю, кто зарубил старушку». Правильно
: «Порфирий Петрович, это я зарубил старушку, пожалуйста, примите меры по моему аресту, устал мучиться!». Почему корреспондент должен за вас думать, что ему делать с этим письмом? Ведь он может принять и неправильное решение. Подпись в тексте
. Она должна быть. Тем более все почтовые клиенты позволяют настроить автоподстановку подписи, например классическое «С уважением, …». В Mozilla это делается в меню «Инструменты» → «Параметры учётной записи». Писать или не писать контакты в подписи - личное дело каждого. Но если вы хоть как-то связаны с продажами - обязательно пишите. Даже если сделка не состоится по итогам коммуникации, в будущем вас легко найдут по контактам из подписи. Напоследок ещё одна фишка тела письма для тех собеседников, кто не любит (не может, не хочет, не имеет времени) отвечать на ваши письма. Укажите в тексте письма умолчание. Например, «Порфирий Петрович, если не придёте меня арестовывать до 12:00 пятницы, то я считаю себя амнистированным». Разумеется, срок должен быть реальным (не стоит текст из примера отправлять в пятницу в 11:50). Получатель должен физически иметь возможность прочитать и принять решение по вашему письму. Такое «умолчание» снимает с вас ответственность за неответ собеседника. Как и всегда, к применению этой фишки нужно подходить разумно. Если человек вовремя и регулярно отвечает на ваши письма, такой ультиматум может его если не обидеть, то немного напрячь или привести к решению не отвечать на письмо прямо сейчас, а заставить вас ждать пятницы. Письма часто бывают с вложениями: резюме, коммерческие предложения, сметы, графики, сканы документов - очень удобный инструмент и в то же время источник популярных ошибок. Ошибка
: огромный размер вложения. Часто приходят письма с размером вложений до 20 МБ. Как правило, это сканы каких-нибудь документов в формате TIFF, с разрешением 600dpi. Почтовая программа корреспондента почти наверняка зависнет на несколько минут в тщетных попытках загрузить предпросмотр этого вложения. И не дай бог получателю попытаться прочитать это письмо на смартфоне… Лично я такие письма сразу удаляю. Не хотите, чтобы ваше письмо оказалось в корзине до прочтения? Проконтролируйте размер вложения. Рекомендуется, чтобы оно было не более 3 МБ. Что делать, если превышает? И ещё одна не совсем очевидная рекомендация про вложения - их имя
. Оно должно быть понятным и приемлемым для получателя. Как-то раз мы в компании готовили коммерческое предложение на имя… пусть будет Фёдора Михайловича Достоевского. Я получил от менеджера письмо с проектом КП на согласование, и во вложении был файл с именем «ДляФеди.docx». С менеджером, отправившим мне это, состоялся диалог примерно следующего содержания: Дорогой менеджер, ты лично готов подойти к этому уважаемому человеку и назвать его в лицо Федя? Как-то нет, уважаемый же человек, его все по имени-отчеству называют. Почему же ты вложение назвал «ДляФеди»? Если я прямо сейчас перешлю ему, как думаешь, он купит у нас топоры по этому КП? Я собирался потом переименовать… Зачем готовить мину замедленного действия - отказ потенциального клиента - или создавать себе лишнюю работу по переименованию файла? Почему бы сразу не назвать вложение правильно: «ДляФёдораМихайловича.docx» или ещё лучше - «КП_Небо_Топоры.docx». Итак, с email как «лицом» более-менее разобрались. Давайте перейдём к рассмотрению электронной почты как инструмента эффективной работы и поговорим об её отвлекающей составляющей. Электронная почта - это мощный отвлекающий фактор. Как и с любым отвлекающим фактором, с почтой нужно бороться путём ужесточения правил и внедрения расписания работы. Как минимум нужно отключить ВСЕ уведомления о приходе почты. Если почтовый клиент настроен по умолчанию, вас оповестят и звуковым сигналом, и помигают иконкой рядом с часами, и покажут превью письма. Словом, сделают всё, чтобы сначала оторвать вас от кропотливой работы, а потом погрузить в пучину непрочитанных писем и непросмотренных рассылок - минус час-другой из жизни. У кого-то могучая сила воли позволяет не отвлекаться на уведомления, а обычным людям лучше не искушать судьбу и отключить их. В Mozillla Thunderbird это делается через меню «Инструменты» → «Настройки» → «Основные» → «При появлении новых сообщений». Если нет уведомлений, как понять, что пришло письмо? Очень просто. Вы сами, осознанно, выделяете время на разбор почты, откроете почтовый клиент и увидите все непрочитанные сообщения. Это можно делать два раза в день, например в обед и вечером или во время вынужденных простоев, допустим, в пробках. Часто спрашивают, как же время реакции и срочные письма? Отвечаю: у вас нет срочных писем в почте. Если только вы не работаете в отделе клиентской поддержки (в таком отделе свой регламент работы с почтой). Если и будут срочные письма, то отправитель уведомит вас об этом по другим каналам - телефон, SMS, Skype. Тогда вы осознанно зайдёте в почтовый клиент и обработаете срочную почту. Все гуру тайм-менеджмента (например, Глеб Архангельский с его «Тайм-драйвом») декларируют стандарт ответа на email до 24 часов. Это нормальное правило хорошего тона - не ждать от собеседника мгновенных ответов по email. Если же есть срочное письмо, уведомить об этом по более быстрым каналам связи. Итак, уведомления мы отключили и теперь включаем почтовый клиент по своему расписанию. Что же делать, когда мы зашли в почту и занялись деятельностью с названием «разбираю электронную почту»? Где начало и конец этой работы? Я много слышал про систему zero inbox, но, к сожалению, не встречал ни одного человека, применяющего её. Пришлось изобретать свой велосипед. Статьи на эту тему есть на Лайфхакере. Например, « ». Ниже я расскажу о системе zero inbox в моей интерпретации. Буду благодарен, если гуру GTD отметятся в комментариях, дополнят или улучшат описанную систему. Важно понять и принять, что электронная почта - это не планировщик задач и не архив для вашей деятельности. Поэтому папка «Входящие» должна быть всегда пустой. Если вы взялись за разбор входящих, не останавливайтесь и не отвлекайтесь ни на что, пока не опустошите эту папку. Что делать с письмами во входящих? Нужно пройтись последовательно по каждому письму и удалить его. Да, просто выделить и нажать на клавиатуре Delete. Если не получается заставить себя удалить письмо, придётся принимать решение, что с ним делать. Вот какие папки для длительного хранения есть у меня. Есть и другие настройки почтового клиента, важные для работы этой системы. Во-первых, по умолчанию в Thunderbird стоит флажок «Помечать сообщения как прочитанные». Я предпочитаю делать это осознанно, поэтому флажок долой! Для этого заходим в меню «Инструменты» → «Настройки» → «Дополнительно» → «Чтение и отображение». Во-вторых, используем фильтры
. Раньше я активно применял фильтры, которые по адресу отправителя автоматически переправляли письма в соответствующие папки. Например, письма от юриста перемещались в папку «Юрист». Отказался от такого подхода по нескольким причинам. Первая: письма от юриста в 99% случаев относятся к какому-либо проекту или партнёру, а значит, подлежат перемещению в папку этого партнёра или проекта. Вторая: решил добавить осознанности. Вы сами должны решить, где должно храниться конкретное письмо, а искать необработанные сообщения удобнее только в одном месте - во входящих. Сейчас фильтры использую только для разнесения по папкам автоматических регулярных писем из различных систем, то есть писем, не требующих от меня принятия решений. Фильтры в Mozilla Thunderbird настраиваются в меню «Инструменты» → «Фильтры сообщений». Итак, при правильном подходе на электронную почту должно уходить от 10 до 60 минут в день в зависимости от объёма переписки. Да, и ещё одно. Вы ведь уже отключили уведомления о приходе новых писем? ;)Рассылка по списку
Оформление письма
Кому. Копия. Скрытая копия
Тема письма
Текст письма
Вложения
Работа с письмами