"Bu, daim canavar deyə ağlayan oğlan haqqında nağıl kimidir." “Təcili” etiketindən sui-istifadə etsəniz, insanlar e-poçtlarınıza cavab verməyi dayandıracaqlar. Və həqiqətən vacib bir məktub buna görə diqqətdən kənarda qala bilər.

Tanışlıq

Bəli, məktubun tonu alıcı ilə münasibətinizi əks etdirə bilər. Bununla belə, yazışmalarınızda həddən artıq qeyri-rəsmi olmağa icazə versəniz, qeyri-peşəkar sayıla bilərsiniz. Həddindən artıq istifadə etməyin nida işarələri, ifadələr, rəngli mətn, qeyri-adi şriftlər və mesajların həddindən artıq qısalığı.

Müxtəlif yaşda olan insanlarla işləmək məcburiyyətindəsinizsə, xüsusilə diqqətli olun, dil maneəsi və ya daha ənənəvi ünsiyyət formasına üstünlük verənlərlə.

Çox quru ton

Eyni zamanda, robot olmaq da buna dəyməz. Məktublarınızda xarakterinizi və ya həvəsinizi göstərsəniz, yaxşı deyil - ağlabatan məhdudiyyətlər daxilində.

Hamısına cavab verin

İş e-poçtu əyləncə üçün deyil, ünsiyyət üçündür. Beləliklə, bir qrup insana göndərilən e-poçta cavab verirsinizsə, "hamısına cavab ver" düyməsini klikləməzdən əvvəl iki dəfə düşünün. Bunun üçün cavabınız hər kəs üçün son dərəcə vacib olmalıdır.

İcazəsiz surətlərin göndərilməsi

Başqalarının məlumatlarını başqaları ilə bölüşmək, ən azı, yolverilməzdir. Müştəriyə hər hansı bir şəkildə cavab verən müdirinizin məktubunun surətini göndərməyiniz və ya bir işçini digəri ilə şəxsi yazışmalara daxil etməyiniz fərq etməz. Məktubun surətini onların razılığı olmadan göndərsəniz, az adam bəyənə bilər.

Kor nüsxələrin göndərilməsi

BCC-nin göndərilməsi inamsızlıq yaradır. Əgər kiməsə məktub göndərmək istəyirsinizsə və bu şəxs nəzəri olaraq iş yazışmalarında iştirak etməməlidirsə, mətni köçürün və ayrıca məktub olaraq göndərin.

Müəyyən edilməmiş e-poçt mövzusu

“Bu mənəm”, “Salam” və ya “Bilirsiniz” (Məlumat) kimi mövzular sadəcə olaraq diqqəti cəlb etmir. İnsan deyilənləri başa düşməyəcək və məktuba cavab vermək istəməyəcək. İşlə bağlı məktublar aydın və qısa olmalıdır. Alıcı, ondan nə istədiyinizi başa düşsə, e-poçtu daha çox açacaq.

Çox sayda şəxsi e-poçt göndərmək

Bəzən kimisə sevindirmək üçün zarafatlardan, təsirli hekayələrdən və motivasion sitatlardan istifadə edə bilərsiniz. Ancaq bunları yazmaqda niyyətiniz nə olursa olsun, insanlar bundan tez yorulurlar. Həddindən artıq çox şəxsi e-poçt göndərsəniz, onlar sadəcə avtomatik silinməyə təyin ediləcəklər.

Kobud ol

Zəhərlə dolu məktublar göndərməməlisiniz, çünki fürsət düşəndə ​​insanlar bunu xatırlayacaqlar. Bunun əvəzinə bir məktub yazın və onu iki gün "Qaralamalar"da buraxın. Sonra ona qayıdıb, tikanları çıxararaq redaktə edə bilərsiniz. Beləliklə, istədiyinizə daha tez nail olacaqsınız. Bundan əlavə, sizə çox səbirli və düşüncəli bir mütəxəssis kimi yanaşılacaq.

Axmaq e-poçt ünvanı

Əgər siz müştəriyə, işçiyə və ya potensial işəgötürənə e-poçt göndərirsinizsə, “qeyri-peşəkar” başlıqlı e-poçtdan istifadə etməyin. E-poçtun başlığında hazırcavab kimi görünən və ya seksual və ya vulqar çağrışımlar ehtiva edən hər hansı bir şey varsa (kimi bir şey), siz əvvəldən digər insanın sizin haqqınızda mənfi hiss etməsinə səbəb olmaq riskini daşıyırsınız. Sırf peşəkar ehtiyaclar üçün ayrıca e-poçt yaradın.

Yazı səhvləri

E-poçtun iPhone-dan göndərilməsi səliqəsiz məktublar göndərmək üçün bəhanə deyil. Məktubunuzda birdən çox səhv etsəniz, bu, qeyri-peşəkar sayıla bilər. Əgər bu çox vacib məktubdursa və harasa getməyə tələsirsinizsə, o zaman onu göndərməzdən əvvəl heç olmasa yoxlamağa çalışın.

Səhər tezdən e-poçt göndərmək

Əksər insanlar məktub alarkən onların göndərildiyi vaxta baxırlar. Məktub çox erkən göndərilərsə, sizə mənfi baxa bilər. Ən azından şəxsi həyatınız olmayan iş adamı sayılacaqsınız. Əgər sizi müdaxilə edən hesab edirsinizsə, daha pisdir. Əgər ilham sizi gecələr oyadırsa, məktub yazın, onu “Qaralamalar”da saxlayın və iş vaxtı göndərin.

Həddindən artıq durğu işarələri

İnsanlar bəzən çox çaşqın olur və çoxlu nida işarələrindən istifadə edirlər. Nəticə bəziləri üçün yetişməmiş və ya çox emosional görünə bilər. Bundan sui-istifadə etməyin!!!

Qeyri-peşəkar şriftlər

Purple Comic Sans şriftinin öz əhatə dairəsi var. Biznesdə istifadə etmək daha yaxşıdır klassik şriftlər, rənglər və ölçülər. Məktublarınızı oxumaq asan olmalıdır.

Tipik olaraq 10 və ya 12 şrift ölçüsü istifadə olunur, bu iş üçün Arial, Calibri və ya Times New Roman kimi asan oxunur. Qara rəngə üstünlük verilir.

Məktub çox uzun

Əksər insanlar e-poçtları oxumağa dəqiqələr deyil, saniyələr sərf edirlər. Bir çox insanlar mətni sadəcə gözləri ilə süzürlər, ona görə də məktublarınızı buna əsasən yazın. İnsanlar böyük abzasları oxumaqda çətinlik çəkirlər - mətni daha kiçik bloklara bölün. Vurğulananları və işarələnmiş siyahıları oxumaq daha asandır. Siz həmçinin qalın və ya kursivlə əsas məqamları vurğulaya bilərsiniz, lakin bunu tez-tez etməyin.

Mail.ru poçtunda bəzi məktubların surətlərini başqa bir poçt qutusuna (e-poçt) göndərmək lazımdırsa, yəni. göndər bütün poçt deyil, yalnız müəyyən bir ünvandan gələn və ya bəzi xüsusi sözləri ehtiva edir, sonra buna uyğun olaraq ətraflı təlimatlar" " quraşdırma 3 dəqiqə çəkəcək.

Addım 1. Məktubda "Gələnlər qutusu" nda istədiyiniz məktubu tapın və bir işarə ilə qeyd edin, sonra "Daha çox" açılan menyusunda "Filtr yarat" seçin:

Addım 2. Bir çox filtr parametrləri olan bir səhifə açılacaq, bəzi məktubları başqa bir e-poçta göndərmək üçün filtr qurmaq üçün "Kimdən" birinci sətirinə işarə qoyun və bu məktubların gəldiyi ünvanı və ya onun bir hissəsini daxil edin. İkinci abzasda nüsxələrin göndərilməli olduğu ünvanı göstəririk. Üçüncü abzasda poçtunuza gələn məktubla nə edəcəyinizi göstərin. Sonra öz daxil edin poçt parolu və "Filtr əlavə et" düyməsini basın:
Addım 3.İndi göndərmə təsdiq kodu olan bir məktub avtomatik olaraq göstərdiyiniz ünvana göndərilir, bu kod sol "Filtrlər" menyusunda tapa biləcəyiniz müvafiq sahəyə daxil edilməlidir. Üst sətir təsdiqlənməmiş yönləndirmə ünvanı olacaq, bu linkə klikləyin və kodu daxil etmək üçün bir sahə görəcəksiniz:

Quraşdırıldıqdan sonra göstərilən məktublar sizə və kodla qeyd etdiyiniz və təsdiqlədiyiniz ünvana göndəriləcək. Yönləndirməni qurmaq üçün hamısı gələn poçt başqa istifadə edin.

E-poçt nədir? Müasir iş dünyasında bu:

• Sənin üzünü. Məhz e-poçtun köməyi ilə qarşı tərəfin gözündə müsbət imic yarada və ya ilk təəssüratı korlaya bilərsiniz.
• İş alətiniz. Xarici dünya ilə çoxlu ünsiyyət e-poçt vasitəsilə baş verir. Buna görə də, bu alətdə bacarıqlı olsanız, həyatınızı çox asanlaşdıra bilərsiniz.
• Güclü yayındırma. Xarici dünya e-poçt vasitəsilə sizi narahat etməyə, diqqətinizi yayındırmağa və sizi yoldan çıxarmağa çalışır.

Bu baxımdan e-poçtla işləməyə baxaq. Sadə bir şeylə başlayaq.

Məktubun formatlanması

Mən Mozilla Thunderbird e-poçt müştərisindən istifadə edirəm, buna görə də onu nümunə kimi istifadə edəcəyəm. Gəlin yeni məktub yaradaq və sahələrin siyahısı ilə yuxarıdan aşağıya gedək.

kimə. Kopyalayın. Bcc

Bəziləri bilməyə bilər, lakin Mozilla-da "Kimə" "Cc" və ya "Bcc" olaraq dəyişdirilə bilər.

• kimə: əsas alıcını və ya bir neçə alıcını nöqtəli vergüllə ayırırıq.
• Kopyalayın: məktubu oxumalı olan, amma ondan reaksiya gözləmədiyimiz birinə yazırıq.
• Bcc: məktubu oxumalı olan, lakin məktubun digər alıcıları üçün naməlum qalmalı olan birinə yazırıq. İşgüzar məktubların, məsələn, bildirişlərin kütləvi göndərilməsi üçün istifadə etmək xüsusilə məqsədəuyğundur.

Səhv V kütləvi poçt göndərişi“Kopyala” və ya “Kimə” sahələrindən istifadə edərək alıcıları təyin edin. İldə bir neçə dəfə “Cc” sahəsində 50-90 alıcının qeyd edildiyi məktublar alıram. Şəxsi həyatın toxunulmazlığının pozulması var. Bənzər bir mövzuda başqa kiminlə işlədiyinizi bütün alıcılarınız bilməli deyil. Bunlar bir-birini tanıyan insanlar olsa yaxşı olar. Bəs siyahıda bir-birindən xəbəri olmayan rəqabət aparan şirkətlər varsa? Ən azı, lazımsız izahatlara, maksimum isə onlardan biri ilə əməkdaşlığı dayandırmağa hazır olmalısınız. Bunu etmə.

Məktubun mövzusu

Peşəkar poçt xidmətləri tez-tez (bəzən ağıllı şəkildə) korporativ bloqlarında e-poçtun mövzu xəttinin əhəmiyyəti haqqında yazırlar. Ancaq çox vaxt məktubun mövzu hissəsində "e-poçt açılmalıdır" problemini həll etdiyi satış məktublarından danışırıq.

Gündəlik işgüzar yazışmaları müzakirə edirik. Burada mövzu “məktub və onun müəllifi asanlıqla müəyyən edilməli və sonra tapılmalıdır” problemini həll edir. Üstəlik, çalışqanlığınız yalnız prefikslərlə çoxsaylı cavab məktublarının karma şəklində sizə qayıdacaqdır. Re: və ya FWD, bunların arasında mövzu ilə bağlı istədiyiniz məktubu axtarmalı olacaqsınız.

İyirmi məktub orta səviyyəli menecer üçün bir günlük yazışmaların həcmidir. Mən ümumiyyətlə sahibkarlar və biznes sahibləri haqqında danışmıram, onların məktublarının sayı bəzən gündə 200 və ya daha çox olur. Buna görə bir daha: boş mövzu ilə e-poçt göndərməyin.

Beləliklə, e-poçtun mövzu xəttini necə düzgün formalaşdırmaq olar?

Səhv №1 : Mövzuda yalnız şirkət adı. Məsələn, "Göy" və budur. Birincisi, yəqin ki, şirkətinizdən bu qarşı tərəflə əlaqə saxlayan yeganə siz deyilsiniz. İkincisi, belə bir mövzu heç bir məna gətirmir, çünki şirkətinizin adı artıq ünvandan görünür. Üçüncüsü, yazışmalara bu yanaşma ilə öz poçt qutunuzun necə görünəcəyini təxmin edin? Bu kimi bir şey.

Belə mövzularda axtarış aparmaq rahatdırmı?

Səhv №2 : parlaq, satış başlığı. Bu cür başlıqları necə yazmağı bilirsinizsə, əla olar. Bəs bu bacarıqlardan işgüzar yazışmalarda istifadə etmək məqsədəuyğundurmu? Biznes e-poçtunun mövzu xəttinin məqsədini xatırlayın: satmaq deyil, şəxsiyyət və axtarış təmin etmək.

Məktub mətni

Müxtəlif hallar üçün çoxlu yazı təlimatları var. Məsələn, Maksim İlyaxov, Aleksandr Amzin və başqa söz ustalarının çoxlu faydalı məlumatları var. Məsləhət görürəm ki, onların məqalələrini oxuyasınız, heç olmasa ümumi savadınızı yüksəltmək və yazılı nitqin ümumi üslubunu təkmilləşdirmək üçün.

Məktub yazma prosesində ardıcıl olaraq bir neçə qərar qəbul etməliyik.

Nəzakət məsələsi . Məktubun əvvəlində “Əziz Rodya, iki aydan artıqdır ki, sizinlə yazılı danışıram, bundan əziyyət çəkmişəm və hətta bir az yatmamışam. gecələr düşünmək.” Həm belə bir giriş yazmaq üçün vaxt baxımından, həm də həmsöhbətin onu oxumaq vaxtı baxımından çox nəzakətli və çox baha başa gəlir. Yazışma biznesdir, yadınızdadır? Müsabiqə üçün epistolyar janrda esse və ya Raskolnikovun anasına məktub deyil, işgüzar yazışmalar.

Biz vaxtımıza və alıcının vaxtına hörmət edirik!

Sərgidə keçici görüşdən sonra göndərilən ilk məktubda özünüzü təqdim etmək və tanışlığınızın vəziyyətini xatırlamaq yalnız məna kəsb edir. Bu, əməkdaşlığın və ya davam edən yazışmaların davamıdırsa, günün ilk məktubunda: "Salam, İvan", ikinci və sonrakılarda: "İvan, ..." yazırıq.

Apellyasiya . Məni həmişə məktubda bir neçə qəbul edən varsa kimə müraciət etmək sualı narahat edirdi. Bu yaxınlarda Anna adlı üç qıza məktub yazdım. Şübhəsiz ki, “Salam, Anna” yazdım və narahat olmadım. Ancaq belə şans həmişə belə olmur.

Bəs üç, hətta yeddi alıcı varsa və onların eyni adı yoxdursa? Onları adları ilə sadalaya bilərsiniz: "Axşamınız xeyir, Rodion, Pulçeriya, Avdotya və Pyotr Petroviç." Ancaq uzun və vaxt tələb edir. Yaza bilərsiniz: "Salam, həmkarlar!"

Mən özüm üçün “Kimə” sahəsində şəxsin adı ilə müraciət qaydasından istifadə edirəm. Və nüsxədə olanlarla ümumiyyətlə əlaqə saxlamayın. Bu qayda həm də məktubun ünvanını və bu məktubun məqsədini (bir!) daha dəqiq müəyyən etməyə imkan verir.

Sitat . Tez-tez yazışmalar sual-cavablı məktublar silsiləsi - bir sözlə dialoqdur. Yazışma tarixçəsini silməmək və cavabınızı sitat gətirilən mətnin yuxarı hissəsinə yazmaq yaxşı forma hesab olunur ki, bir həftə sonra bu yazışmalara qayıdarkən dialoqu tarixə görə aşağıdan yuxarıya doğru asanlıqla oxuya biləsiniz. .

Nədənsə, Mozilla-da defolt parametr “Kursoru sitat gətirilən mətndən sonra yerləşdirin”dir. Mən onu “Alətlər” → “Hesab Seçimləri” → “Tərtib etmə və ünvanlama” menyusunda dəyişməyi tövsiyə edirəm. Bu belə olmalıdır.

Məktubun məqsədi . İş məktublarının iki növü var:

• biz sadəcə olaraq həmsöhbətə məlumat verdikdə (məsələn, ay ərzində görülən işlər haqqında hesabat);
• həmsöhbətdən bir şey istədikdə. Məsələn, əlavə edilmiş hesab-fakturanı ödəniş üçün təsdiq etməsi üçün.

Bir qayda olaraq, hesabat məktublarından qat-qat daha həvəsləndirici məktublar var. Həmsöhbətdən nəyəsə nail olmaq istəyiriksə, bunu düz mətnlə məktubla söyləmək çox vacibdir. Fəaliyyətə çağırış adla müşayiət olunmalı və məktubda sonuncu cümlə olmalıdır.

Səhv : "Porfiriy Petroviç, mən bilirəm ki, qoca qadını kim döyüb öldürdü."

Sağ : "Porfiriy Petroviç, yaşlı qadını öldürən mən idim, lütfən, məni həbs etmək üçün tədbir gör, əziyyətdən yorulmuşam!"

Niyə müxbir sizin yerinizə bu məktubla nə edəcəyini düşünməlidir? Axı o, səhv qərar verə bilər.

Mətndə imza . O olmalıdır. Bundan əlavə, bütün e-poçt müştəriləri avtomatik imza əvəzetməsini konfiqurasiya etməyə imkan verir, məsələn, klassik "Hörmətlə, ...". Mozilla-da bu, "Alətlər" → "Hesab Seçimləri" menyusunda edilir.

İmzada əlaqə yazıb-yazmamaq hər kəsin şəxsi işidir. Ancaq satışla hər hansı bir əlaqəniz varsa, yazmağınızdan əmin olun. Razılaşma ünsiyyət nəticəsində baş verməsə belə, gələcəkdə imzadan gələn kontaktlardan istifadə edərək asanlıqla tapılacaqsınız.

Nəhayət, məktublarınıza cavab verməyi sevməyən (bacarmayan, istəməyən, vaxtı olmayan) həmsöhbətlər üçün məktub gövdəsinin daha bir xüsusiyyəti. Zəhmət olmasa məktubun mətnində standartı göstərin. Məsələn, "Porfiriy Petroviç, cümə günü saat 12:00-a qədər məni həbs etməyə gəlməsən, özümü amnistiyaya məruz qoymuş hesab edirəm." Təbii ki, son tarix real olmalıdır (nümunədən mətni cümə günü saat 11:50-də göndərməməlisiniz). Qəbul edən şəxs fiziki olaraq məktubunuzu oxuyub hərəkət edə bilməlidir. Bu cür "sükut" sizi həmsöhbətin cavab verməməsinə görə məsuliyyətdən azad edir. Həmişə olduğu kimi, bu xüsusiyyətdən istifadəyə ağıllı yanaşmaq lazımdır. Bir şəxs məktublarınıza vaxtında və müntəzəm cavab verirsə, belə bir ultimatum, onu incitməsə, onu bir az vurğulaya bilər və ya bu anda məktuba cavab verməmək qərarına səbəb ola bilər, ancaq cümə gününə qədər gözləməyinizə səbəb ola bilər.

Qoşmalar

Məktublar tez-tez əlavələrlə gəlir: CV, kommersiya təklifləri, təxminlər, cədvəllər, sənədlərin skanları - çox rahat alət və eyni zamanda məşhur səhvlərin mənbəyidir.

Xəta : böyük investisiya ölçüsü. Mən tez-tez ölçüsü 20 MB-a qədər olan əlavələri olan e-poçtlar alıram. Bir qayda olaraq, bunlar 600 dpi qətnamə ilə TIFF formatında bəzi sənədlərin skanlarıdır. Poçt proqramı müxbir demək olar ki, bir neçə dəqiqə ərzində bu qoşmanın ön görünüşünü yükləmək üçün boş cəhddə qalacaq. Və Allah eləməsin ki, alan şəxs bu məktubu smartfonda oxumağa cəhd etsin...

Şəxsən mən belə məktubları dərhal silirəm. E-poçtunuzun oxunmamış zibil qutusuna atılmasını istəmirsiniz? İnvestisiya həcmini yoxlayın. 3 MB-dan çox olmaması tövsiyə olunur.

Həddindən artıq olduqda nə etməli?

• Skanerinizi fərqli format və ayırdetmə üçün yenidən konfiqurasiya etməyə cəhd edin. Məsələn, PDF və 300 dpi olduqca oxunaqlı skanlar yaradır.
• WinRar və ya 7zip arxivi kimi proqramları düşünün. Bəzi fayllar mükəmməl sıxılır.
• Qoşma böyükdürsə və onu sıxışdıra bilmirsinizsə nə etməli? Məsələn, demək olar ki, boş bir mühasibat bazası 900 MB ağırlığında. Bulud məlumat anbarları köməyə gələcək: Dropbox, Google Drive və s. Mail.ru kimi bəzi xidmətlər avtomatik olaraq nəhəng qoşmaları linklərə çevirir bulud saxlama. Ancaq mən buludda saxlanılan məlumatımı özüm idarə etməyi üstün tuturam, ona görə də Mail.ru-dan avtomatlaşdırmanı xoşlamıram.

Və investisiyalar haqqında tamamilə aydın olmayan bir tövsiyə - onların ad . Alıcı üçün başa düşülən və məqbul olmalıdır. Bir dəfə şirkətdə biz Fyodor Mixayloviç Dostoyevski adına kommersiya təklifi hazırlayırdıq. Mən menecerdən təsdiqlənmək üçün CP layihəsi ilə məktub aldım və əlavəyə “ForFedi.docx” adlı fayl daxil idi. Mənə bunu göndərən menecer belə bir dialoq keçirdi:

Hörmətli menecer, siz şəxsən bu hörmətli insana yaxınlaşıb onun üzünə Fedya deməyə hazırsınızmı?

Nə isə, yox, hörmətli adamdır, hamı onu adı və atasının adı ilə çağırır.

Qoşmanı niyə “Fedi üçün” adlandırdınız? Elə indi ona göndərsəm, sizcə, bu KP-dən istifadə edərək bizdən balta alacaq?

Daha sonra adını dəyişəcəkdim...

Nə üçün vaxt bombası hazırlayın - potensial müştərinin imtinası - və ya faylın adını dəyişdirərək özünüz üçün əlavə iş yaradın? Niyə dərhal qoşmanı düzgün adlandırmayaq: "Fyodor Mixayloviç.docx üçün" və ya daha yaxşısı - "KP_Sky_Axes.docx".

Beləliklə, biz az-çox e-poçtu "üz" olaraq sıraladıq. Gəlin e-poçta effektiv iş vasitəsi kimi baxmağa və onun diqqəti yayındıran komponenti haqqında danışaq.

Hərflərlə işləmək

E-poçt güclü diqqəti yayındırır. Hər hansı bir diqqəti yayındırmaqda olduğu kimi, e-poçt da qaydaları sərtləşdirmək və iş qrafiklərini tətbiq etməklə həll edilməlidir.

Ən azı poçtun gəlişi ilə bağlı BÜTÜN bildirişləri söndürməlisiniz. E-poçt müştəri standart olaraq konfiqurasiya edilibsə, sizə bildiriş göndəriləcək və səs siqnalı, və onlar saatın yanındakı işarəni yanıb-sönəcək və məktubun ön görünüşünü göstərəcəklər. Bir sözlə, əvvəlcə sizi əziyyətli işdən qoparmaq üçün hər şeyi edəcəklər, sonra isə sizi oxunmamış məktubların və baxılmamış göndərişlərin uçurumuna atacaqlar - həyatınızdan mənfi bir-iki saat.

Bəzi insanlar bildirişlərdən yayınmamağa imkan verən güclü iradəyə sahibdirlər, lakin adi insanlar taleyi sınamamaq və onları söndürməməkdən daha yaxşıdır. Mozilla Thunderbird-də bu, "Alətlər" → "Parametrlər" → "Ümumi" → "Yeni mesajlar görünəndə" menyusu vasitəsilə həyata keçirilir.

Bildirişlər yoxdursa, məktubun gəldiyini necə başa düşmək olar?

Çox sadə. Siz özünüz şüurlu olaraq poçtunuzu çeşidləmək, e-poçt müştərinizi açmaq və bütün oxunmamış mesajları görmək üçün vaxt ayırırsınız. Bu, gündə iki dəfə, məsələn, nahar və axşam və ya məcburi fasilələr zamanı, məsələn, tıxaclarda edilə bilər.

İnsanlar tez-tez soruşurlar, bəs cavab vaxtları və təcili məktublar? Cavab verirəm: poçtunuzda təcili məktublar yoxdur. Müştəri dəstəyi şöbəsində işləmədiyiniz halda (bu şöbənin poçtla işləmək üçün öz qaydaları var).

Təcili məktublar olarsa, göndərən bu barədə sizə digər kanallar - telefon, SMS, Skype vasitəsilə məlumat verəcəkdir. Sonra şüurlu olaraq e-poçt müştərinizə daxil olacaq və təcili poçtu emal edəcəksiniz. Bütün vaxt idarəetmə gurusu (məsələn, Gleb Arkhangelsky "Time Drive" ilə) 24 saat ərzində e-poçta standart cavab elan edir. Bu, normal davranış qaydasıdır - həmsöhbətinizdən e-poçt vasitəsilə ani cavab gözləməyin. Təcili məktub olarsa, bu barədə daha sürətli rabitə kanalları vasitəsilə xəbərdar edin.

Beləliklə, bildirişləri söndürdük və indi cədvəlimizə uyğun olaraq e-poçt müştərisini işə salın.

Biz poçta gedəndə və “e-poçtun çeşidlənməsi” adlı fəaliyyətlə məşğul olanda nə etməliyik? Bu işin başlanğıcı və sonu haradadır?

Sıfır inbox sistemi haqqında çox eşitmişəm, amma təəssüf ki, ondan istifadə edən bir nəfərə rast gəlməmişəm. Təkərimi yenidən kəşf etməli oldum. Lifehacker-da bu mövzuda məqalələr var. Məsələn, "". Aşağıda şərhimdə sıfır inbox sistemi haqqında danışacağam. GTD gurusu şərh versə və təsvir olunan sistemi əlavə etsə və ya təkmilləşdirsə, minnətdar olaram.

E-poçtun fəaliyyətləriniz üçün tapşırıq planlaşdırıcı və ya arxiv olmadığını başa düşmək və qəbul etmək vacibdir. Buna görə də, Gələnlər qutusu qovluğu həmişə boş olmalıdır. Gələnlər qutusunu çeşidləməyə başladıqdan sonra, bu qovluğu boşaltana qədər heç nəyə mane olmayın və ya diqqətinizi yayındırmayın.

Gələnlər qutunuzdakı e-poçtlarla nə etməli? Hər hərfi ardıcıl olaraq keçmək və silmək lazımdır. Bəli, sadəcə vurğulayın və klaviaturada Sil düyməsini basın. Məktubu silməyə cəsarət edə bilmirsinizsə, onunla nə edəcəyinizə qərar verməli olacaqsınız.

1. Üç dəqiqəyə cavab verə bilərsən? Buna cavab verməliyəmmi? Bəli, lazımdır və cavab üç dəqiqədən çox olmayacaq, sonra dərhal cavab verin.
2. Cavab verməlisiniz, lakin cavabın hazırlanması üç dəqiqədən çox vaxt aparacaq. E-poçtu tapşırığa çevirməyə imkan verən tapşırıq planlaşdırıcısından istifadə edirsinizsə, e-poçtu tapşırığa çevirin və bir müddət onu unudun. Məsələn, mən tamamilə gözəl Doit.im xidmətindən istifadə edirəm. Bu, şəxsi e-poçt ünvanı yaratmağa imkan verir: məktubu ona yönləndirirsiniz və o, tapşırığa çevrilir. Ancaq tapşırıq planlaşdırıcınız yoxdursa, məktubu “0_Run” alt qovluğuna köçürün.
3. Məktuba tez cavab verdikdən, onu tapşırığa çevirdikdən və ya sadəcə oxuduqdan sonra bu mesajla nə edəcəyinizi qərara almalısınız: onu silin və ya uzunmüddətli saxlama üçün qovluqlardan birinə göndərin.

Budur məndə uzunmüddətli saxlama qovluqları.

• 0_İcra et. Mənim belə bir qovluğum yoxdur, amma planlayıcınız yoxdursa, təkrar edirəm, burada ətraflı iş tələb edən məktubları qoya bilərsiniz. Bu qovluğu da müntəzəm olaraq təmizləmək lazımdır, lakin bunun üçün xüsusi olaraq ayrılmış bir zamanda düşünülmüş bir yanaşma ilə.
• 1_İst. Burada mən fon məlumatı olan məktublar qoyuram: müxtəlif veb xidmətlərindən girişləri olan salamlama məktubları, qarşıdan gələn uçuşlar üçün biletlər və s.
• 2_Layihələr. Burada cari əlaqələri olan tərəfdaşlar və layihələr üzrə yazışmaların arxivi saxlanılır. Təbii ki, hər bir layihə və ya tərəfdaş üçün bir var ayrı qovluq. Partnyorun qovluğuna təkcə onun işçilərinin deyil, həm də Neb işçilərinin bu tərəfdaşla bağlı məktublarını yerləşdirirəm. Çox rahatdır: lazım gələrsə, layihə üzrə bütün yazışmalar bir neçə kliklə əlinizdədir.
• 3_Muzey. Mən o məktubları bura qoyuram ki, silmək heyf olardı, faydası isə göz qabağında deyil. Həmçinin, “2_Projects”dən qapalı layihələri olan qovluqlar buraya köçür. Bir sözlə, “Muzey” çıxarılmaq üçün ilk namizədləri saxlayır.
• 4_Sənədlər. Gələcəkdə mühasibat uçotu üçün faydalı ola biləcək sənədlərin elektron nümunələri olan məktublar, məsələn, müştərilərdən tutuşdurma hesabatları, götürülmüş səfərlər üçün biletlər. Qovluğun “2_Projects” və “1_Reference” qovluqları ilə bir çox oxşar cəhətləri var, orada yalnız mühasibat uçotu məlumatları, “2_Projects” qovluğunda isə idarəetmə məlumatları saxlanılır. “4_Sənəd”də ölü məlumat, “2_Projects”də isə canlı məlumat var.
• 5_Bilik. Burada yalnız ilham almaq və ya həll yolları tapmaq üçün bir müddət sonra qayıtmaq istədiyim həqiqətən faydalı xəbər bülletenlərini qoyuram.

Başqa parametrlər var poçt müştərisi, bu sistemin işləməsi üçün vacibdir. Birincisi, Thunderbird-də standart olaraq "Mesajları oxunmuş kimi qeyd et" qutusu var. Mən bunu şüurlu şəkildə etməyi üstün tuturam, bayraqla! Bunu etmək üçün "Alətlər" → "Parametrlər" → "Qabaqcıl" → "Oxu və Ekran" menyusuna keçin.

İkincisi, istifadə edirik filtrlər . Əvvəllər mən göndərənin ünvanına əsasən məktubları avtomatik olaraq müvafiq qovluqlara yönləndirən filtrlərdən fəal şəkildə istifadə edirdim. Məsələn, vəkilin məktubları “Vəkil” qovluğuna köçürüldü. Bir neçə səbəbə görə bu yanaşmadan imtina etdim. Birincisi: 99% hallarda vəkildən gələn məktublar hansısa layihə və ya tərəfdaşa aiddir, yəni onlar bu tərəfdaşın və ya layihənin qovluğuna köçürülməlidir. İkinci: Mən maarifləndirmə əlavə etmək qərarına gəldim. Müəyyən bir məktubun harada saxlanacağına özünüz qərar verməlisiniz və işlənməmiş mesajları yalnız bir yerdə - gələnlər qutusunda axtarmaq daha rahatdır. İndi mən filtrlərdən yalnız avtomatik müntəzəm məktubları yaymaq üçün istifadə edirəm müxtəlif sistemlər, yəni məndən qərar verməyi tələb etməyən məktublar. Mozilla Thunderbird-də filtrlər "Alətlər" → "Mesaj Filtrləri" menyusunda konfiqurasiya edilmişdir.

Beləliklə, nə vaxt düzgün yanaşma E-poçt yazışmaların həcmindən asılı olaraq gündə 10 dəqiqədən 60 dəqiqəyə qədər çəkməlidir.

Bəli və daha bir şey. Yeni məktubların gəlməsi ilə bağlı bildirişləri artıq söndürmüsünüz? ;)

Microsoft Outlook-da siz təyin edə bilərsiniz ki, göndərdiyiniz bütün mesajlar üçün digər paylama siyahılarına və ya istifadəçilərə avtomatik Nömrə (Gizləmə) göndəriləcək.

Bu qaydanın faydalı olduğu bir ssenari bütün qrup üzvlərinin Mərkəz kimi daxil olan e-poçt mesajlarına cavab verməsidir. texniki dəstək. Bir qrup üzvü mesaja cavab verdikdə, digər qrup üzvləri avtomatik olaraq bütün gedən mesajları yeni saxlamaqla cavabın surətini alırlar.

müştəri qaydaları

Qayda yaradın

İndi hər dəfə mesaj göndərdiyiniz zaman, istər yeni mesaj, istər mesajı yönləndirin, istərsə də cavab verin, qaydada göstərilən şəxslər və ya qruplar avtomatik olaraq surət alıcıları kimi əlavə olunacaq. İnsanların və ya qrupların adları yazı mesajının Cc sətirində görünmür, lakin bu adlar mesajın bütün alıcılarına görünəcək.

Bir qaydanı deaktiv edin

Poçt görünüşündə, nişanda Ev düyməsini basın qaydalar > Qaydaları və Siqnalları idarə edin.

Bölmədəki nişanda Qayda

düyməni basın OK.

Qaydalar və Xəbərdarlıqlar.

Məsləhət: Ətraflı məlumat Bu qaydanı fərdi mesajlar üçün necə tez söndürmək barədə məlumat üçün növbəti bölməyə ("") baxın.

Fərdi mesajlar üçün avtomatik CC-ni deaktiv etmək üçün kateqoriyadan istifadə edin

Əgər çeviklik istəyirsinizsə, dialoq qutusunda naviqasiya etmədən bir mesaja əsaslanan avtomatik yeni kopyalama qaydalarını söndürmək qaydalar və xəbərdarlıqlar, bir qayda ilə birlikdə Outlook-da kateqoriyalar xüsusiyyətindən istifadə edə bilərsiniz.

Məsləhət:

Birincisi, göndərdiyiniz bütün e-poçt mesajları üçün avtomatik olaraq kor karbon surətini (CC) göndərmək üçün bir qayda yaratmalısınız.

Bu xüsusi qayda adlanır müştəri qaydaları. Müştəri qaydaları yalnız onun yaradıldığı kompüterdə işləyir və yalnız Outlook işlədiyi halda işləyir. istifadə edərək e-poçt göndərmək olsaydı hesab e-poçtu başqa kompüterə göndərsəniz, qayda həmin kompüterdən icra olunmayacaq ki, o, bu kompüterdə yaradılsın. Eyni qayda ondan istifadə etməyi planlaşdıran hər bir kompüterdə yaradılmalıdır.

Qayda yaradın

İndi hər dəfə mesaj göndərdiyiniz zaman, istər yeni mesaj, istər mesajı yönləndirin, istərsə də cavab verin, qaydada göstərilən insanlar və ya paylama siyahıları avtomatik olaraq surət alıcıları kimi əlavə olunacaq. İnsanların adları və ya paylama siyahıları tərtib mesajının Cc sətrində görünmür, lakin bu adlar mesajı qəbul edən hər kəsə görünəcək.

Bir qaydanı deaktiv edin

Bir nüsxənin avtomatik göndərilməsinin qarşısını almaq üçün əvvəlcə qaydanı deaktiv etməlisiniz.

Menyuda Poçtda Xidmət düyməsini basın Qaydalar və Xəbərdarlıqlar.

Nişanda E-poçt Qaydaları bölməsində Qayda yaratdığınız qaydaya uyğun qutunun işarəsini çıxarın.

düyməni basın OK.

Siz indi surətini avtomatik olaraq digər insanlara və ya poçt siyahılarına göndərmədən mesaj göndərə bilərsiniz. Qayda dialoq qutusunda yenidən aktivləşdirilənə qədər qeyri-aktiv olacaq Qaydalar və Xəbərdarlıqlar.

Məsləhət:

Fərdi mesajlar üçün avtomatik CC-ni deaktiv etmək üçün kateqoriyadan istifadə edin

Əgər dialoq qutusuna zəng etmədən fərdi mesajlar üçün yeni avtomatik CC Göndərmə qaydasını söndürmək istəyirsinizsə Qaydalar və Xəbərdarlıqlar, siz qaydanı Office Outlook 2007-də ​​mövcud olan kateqoriyaya təyin edə bilərsiniz.

Əvvəllər yaratdığınız qaydanı elə dəyişdirin ki, siz müəyyən kateqoriyanı mesaja əlavə etdiyiniz zaman qayda avtomatik surət göndərməsin.

Mesaj üçün avtomatik cc qaydasını deaktiv etmək istədiyiniz zaman ona kateqoriya tətbiq edin.

Məsləhət: Kateqoriya yaratarkən onu qeyd etmisinizsə, klaviatura qısa yolundan istifadə edə bilərsiniz.

Mesaj göndərdiyiniz zaman avtomatik kopyalama qaydası tətbiq edilməyəcək.

O, eyni hərəkətləri yerinə yetirən BP30-un standart funksionallığını haqlı olaraq qeyd etdi. Şərhdən sitat gətirəcəyəm:

Şəxsi parametrlər - E-poçt parametrləri - Gedən e-poçtların nüsxələrini ünvana göndərin.

yuxarıdakı təsvir:

Bir sözlə, təkəri mən ixtira etmişəm. Artırmanı yükləmək lazım deyil, lakin standart funksionallıqdan istifadə edin.

Qısa Giriş

Fərqli poçt serverləri SMTP vasitəsilə göndərilən e-poçtlara münasibətdə fərqli davranın. Gmail-də poçtunuz varsa, yuxarıda təsvir olunan problem çox güman ki, sizə aid deyil. Yandex-də poçtum var və heç bir şey edilmədikdə, BP 3.0-dan məktub göndərdikdən sonra bu göndərmə faktı izsiz itir. İnternetdə məktubun “Bcc” sahəsində ünvanı göstərən məktubları özünüzə yönləndirmək üçün bir ipucu tapdım. Sənin tərəfində poçt qutusu Siz məktubları təhlil etmək üçün qaydalar qura və özünüzdən gələn məktubu “Göndərilmiş” qovluğuna köçürə bilərsiniz.

Məlum oldu ki, YandexMail standart olaraq məktubları "Göndərilmiş" qovluğuna köçürür, əgər məktub sahəsində " bcc"xərclər e-poçt ünvanı hesab (yəni öz e-poçtunuz)

Bu necə işləyir

Artırma artıq quraşdırılıbsa, o zaman qarşı tərəfə ən adi şəkildə məktub göndərin, məsələn, sənəddən və ya sənədlər reyestrindən "Alıcıya faktura"

Məktub göndərmə formasında məktubu özünüzə yönləndirmək üçün "Göndərilmiş əşyalara göndər" qutusunu işarələyin (işlənmiş xana cari istifadəçi üçün yadda qalacaq)

Məktub göndərməkdən çəkinməyin.

Qarşı tərəfə çatacaq.