“É como o conto de fadas sobre o menino que gritava constantemente como lobo.” Se você abusar da tag “urgente”, as pessoas deixarão de responder seus e-mails. E uma carta verdadeiramente importante pode passar despercebida por causa disso.

Familiaridade

Sim, o tom da sua carta pode refletir o seu relacionamento com o destinatário. No entanto, você pode ser considerado pouco profissional se se permitir ser muito informal em sua correspondência. Não abuse pontos de exclamação, emoticons, texto colorido, fontes incomuns e brevidade excessiva das mensagens.

Tenha especial cuidado se tiver que trabalhar com pessoas de idades diferentes, barreira linguística ou com quem prefere uma forma de comunicação mais tradicional.

Tom muito seco

Ao mesmo tempo, ser robô também não vale a pena. Não há problema se você mostrar seu caráter ou entusiasmo em suas cartas - dentro de limites razoáveis.

Responder a todos

O e-mail comercial não é para entretenimento, mas para comunicação. Portanto, se você estiver respondendo a um e-mail enviado a um grupo de pessoas, pense duas vezes antes de clicar em “responder a todos”. Para fazer isso, sua resposta deve ser extremamente importante para todos.

Envio de cópias sem permissão

Compartilhar informações de outras pessoas é, no mínimo, inadmissível. Não importa se você envia a um cliente uma cópia de uma carta de seu chefe que lhe respondeu de alguma forma, ou inclui um funcionário na correspondência pessoal com outro. Poucas pessoas vão gostar se você enviar uma cópia de uma carta sem o consentimento delas.

Envio de cópias ocultas

O envio de BCC gera desconfiança. Se você deseja enviar uma carta para alguém, e essa pessoa, em tese, não deveria participar de correspondência de trabalho, copie o texto e envie-o em carta separada.

Assunto do e-mail não especificado

Assuntos como “Sou eu”, “Olá” ou “FYI” (FYI) simplesmente não chamam a atenção. A pessoa não entenderá o que está sendo dito e não quererá responder à carta. As cartas relacionadas ao trabalho devem ser claras e concisas. É mais provável que o destinatário abra o e-mail se entender o que você deseja dele.

Enviando muitos e-mails pessoais

Às vezes você pode usar piadas, histórias emocionantes e citações motivacionais para animar alguém. Mas as pessoas se cansam disso rapidamente, não importa quais foram suas intenções ao escrevê-los. Se você enviar muitos e-mails pessoais, eles serão simplesmente configurados para exclusão automática.

Seja rude

Não se deve enviar cartas cheias de veneno, porque as pessoas vão se lembrar disso quando surgir a oportunidade. Em vez disso, escreva uma carta e deixe-a em “Rascunhos” por dois dias. Depois você pode voltar e editá-lo, removendo as farpas. Dessa forma você alcançará o que deseja com mais rapidez. Além disso, você será tratado como um profissional muito paciente e atencioso.

Endereço de e-mail estúpido

Se você estiver enviando um e-mail para um cliente, funcionário ou potencial empregador, não use um e-mail com título “não profissional”. Se houver algo no título do e-mail que pareça espirituoso ou contenha conotações sexuais ou vulgares (algo como), você corre o risco de fazer a outra pessoa se sentir negativa em relação a você desde o início. Crie um e-mail separado para necessidades puramente profissionais.

Erros de digitação

O fato de o e-mail ter sido enviado de um iPhone não é desculpa para enviar e-mails desleixados. Se você cometer mais de um erro em sua carta, ela poderá ser considerada pouco profissional. Se esta for uma carta muito importante e você estiver com pressa para chegar a algum lugar, tente pelo menos verificá-la antes de enviá-la.

Enviando e-mails de manhã cedo

A maioria das pessoas, ao receber cartas, olha a hora em que foram enviadas. Se a carta for enviada muito cedo, você poderá ser visto de forma negativa. No mínimo, você será considerado um workaholic sem vida pessoal. É pior se você for considerado intrusivo. Se a inspiração te acordar à noite, escreva uma carta, salve em “Rascunhos” e envie durante o horário de trabalho.

Muitos sinais de pontuação

Às vezes as pessoas ficam muito empolgadas e usam muitos pontos de exclamação. O resultado pode parecer imaturo ou muito emocional para alguns. Não abuse!!!

Fontes não profissionais

A fonte Purple Comic Sans tem seu próprio escopo. Nos negócios é melhor usar fontes clássicas, cores e tamanhos. Suas cartas devem ser fáceis de ler.

Normalmente, é usado um tamanho de fonte 10 ou 12. Fontes fáceis de ler, como Arial, Calibri ou Times New Roman, são as melhores para o trabalho. A cor preferida é preta.

Carta muito longa

A maioria das pessoas gasta segundos, não minutos, lendo e-mails. Muitas pessoas simplesmente folheiam o texto com os olhos, então escreva suas cartas com base nisso. As pessoas têm dificuldade em ler parágrafos grandes – divida o texto em blocos menores. Destaques e listas com marcadores são muito mais fáceis de ler. Você também pode destacar os pontos principais em negrito ou itálico, mas não faça isso com frequência.

Se você precisar enviar cópias de algumas cartas do correio Mail.ru para outra caixa de correio (e-mail), ou seja, enviar nem todas as correspondências, mas apenas aquelas que vêm de um endereço específico ou contém algumas palavras específicas, então de acordo com este instruções detalhadas" " A configuração levará 3 minutos.

Etapa 1. No correio, encontre a carta desejada na “Caixa de entrada” e marque-a com uma marca de seleção, a seguir, no menu suspenso “Mais”, selecione “Criar filtro”:

Etapa 2. Será aberta uma página com diversas configurações de filtro. Para configurar um filtro para envio de algumas cartas para outro e-mail, marque a primeira linha “De” e na coluna ao lado insira o endereço ou parte dele de onde vêm essas cartas. No segundo parágrafo indicamos o endereço para onde as cópias devem ser enviadas. No terceiro parágrafo, indique o que fazer com a carta recebida pelo correio. Em seguida insira seu senha de e-mail e clique em “Adicionar filtro”:
Etapa 3. Agora uma carta com um código de confirmação de encaminhamento é enviada automaticamente para o endereço que você especificou; este código deve ser inserido no campo apropriado, que você encontrará no menu esquerdo “Filtros”. A linha superior será o endereço de encaminhamento não confirmado, clique neste link e você verá um campo para inserir o código:

Após a configuração, as cartas especificadas serão enviadas para você e para o endereço que você especificou e confirmou com o código. Para configurar o encaminhamento todos correspondência recebida por favor use outro.

O que é e-mail? No mundo empresarial moderno isto é:

• Seu rosto. É com a ajuda do e-mail que você pode criar uma imagem positiva aos olhos da contraparte ou estragar a primeira impressão.
• Sua ferramenta de trabalho. Muita comunicação com o mundo exterior ocorre por e-mail. Portanto, se você for proficiente neste instrumento, poderá facilitar muito a sua vida.
• Uma distração poderosa. Mundo exterior tentando assediá-lo, distraí-lo e desencaminhá-lo por e-mail.

Dessa perspectiva, vamos ver como trabalhar com e-mail. Vamos começar com algo simples.

Formatando uma carta

Eu uso o cliente de e-mail Mozilla Thunderbird, então vou usá-lo como exemplo. Vamos criar uma nova carta e percorrer a lista de campos de cima para baixo.

Para quem. Cópia. Cco

Alguns podem não saber, mas “Para” no Mozilla pode ser alterado para “Cc” ou “Cco”.

• Para quem: escrevemos o destinatário principal ou vários destinatários separados por ponto e vírgula.
• Cópia: escrevemos para alguém que deveria ler a carta, mas de quem não esperamos reação.
• Cco: estamos escrevendo para alguém que deveria ler a carta, mas deve permanecer desconhecido dos demais destinatários da carta. É especialmente apropriado para envio em massa de cartas comerciais, como notificações.

Errado V correspondência em massa especifique destinatários usando os campos “Copiar” ou “Para”. Várias vezes por ano recebo cartas que listam de 50 a 90 destinatários no campo “Cc”. Há uma violação de privacidade. Nem todos os seus destinatários precisam saber com quem mais você está trabalhando em um tópico semelhante. É bom que sejam pessoas que se conhecem. E se houver empresas concorrentes na lista que não se conhecem? No mínimo, você precisa estar preparado para explicações desnecessárias e, no máximo, para encerrar a cooperação com uma delas. Não faça isso.

Assunto da carta

Os serviços de mala direta profissionais costumam escrever (às vezes de maneira sensata) sobre a importância do assunto do e-mail em seus blogs corporativos. Mas na maioria das vezes estamos falando de cartas de vendas, onde o assunto da carta resolve o problema “o e-mail deve ser aberto”.

Estamos discutindo correspondência comercial diária. Aqui o tema resolve o problema “a carta e seu autor devem ser facilmente identificados e depois encontrados”. Além disso, sua diligência retornará para você na forma de carma de inúmeras cartas-resposta, apenas com prefixos Ré: ou FWD, entre as quais você deverá procurar a carta desejada sobre o tema.

Vinte cartas é o volume de correspondência de um dia para um gerente intermediário. Não estou falando de empreendedores e proprietários de empresas, às vezes o número de cartas dispara para 200 ou mais por dia. Portanto, mais uma vez: não envie e-mails com assunto vazio.

Então, como formular corretamente o assunto de um e-mail?

Erro nº 1 : Somente o nome da empresa no assunto. Por exemplo, “Sky” e pronto. Em primeiro lugar, provavelmente você não é o único da sua empresa a comunicar com esta contraparte. Em segundo lugar, tal tema não traz nenhum sentido, pois o nome da sua empresa já está visível no endereço. Em terceiro lugar, adivinhe como será a sua caixa de correio com essa abordagem de correspondência? Algo assim.

É conveniente pesquisar sobre esses tópicos?

Erro #2 : manchete chamativo e de venda. É ótimo se você souber escrever essas manchetes. Mas é apropriado usar essas habilidades na correspondência comercial? Lembre-se do propósito do assunto de um e-mail comercial: não vender, mas fornecer identificação e pesquisa.

Texto da carta

Existem muitos guias de escrita para diferentes ocasiões. Por exemplo, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin e outros mestres da palavra têm muitas informações úteis. Aconselho você a ler seus artigos, pelo menos para melhorar a alfabetização geral e melhorar o estilo geral do discurso escrito.

No processo de escrever uma carta, devemos tomar várias decisões sequencialmente.

Uma questão de educação . No início da carta, você pode se confundir com gentilezas ou mesmo ternura no espírito de “Meu querido Rodya, já se passaram mais de dois meses desde que falei com você por escrito, do qual eu mesmo sofri e até não dormi um pouco noites, pensando.” Muito educado e muito caro, tanto em termos de tempo para escrever tal introdução, como em termos de tempo do interlocutor para lê-la. Correspondência é negócio, lembra? Não um ensaio do gênero epistolar para um concurso ou uma carta à mãe de Raskolnikov, mas correspondência comercial.

Respeitamos o nosso tempo e o do destinatário!

Só faz sentido apresentar-se e relembrar as circunstâncias do seu conhecimento na primeira carta enviada após um encontro fugaz numa exposição. Se se tratar de uma continuação de cooperação ou de correspondência em curso, na primeira carta do dia escrevemos: “Olá, Ivan”, na segunda e nas seguintes: “Ivan, ...”.

Apelo . Sempre me preocupei com a questão de a quem me dirigir numa carta se houver vários destinatários. Recentemente escrevi uma carta dirigida a três meninas chamadas Anna. Sem dúvida escrevi “Olá, Anna” e não me preocupei. Mas essa sorte nem sempre acontece.

E se houver três ou até sete destinatários e eles não tiverem o mesmo nome? Você pode listá-los pelo nome: “Boa tarde, Rodion, Pulcheria, Avdotya e Pyotr Petrovich”. Mas é longo e leva tempo. Você pode escrever: “Olá, colegas!”

Para mim, utilizo a regra de abordar pelo nome a pessoa no campo “Para”. E não entre em contato com aqueles que estão na cópia. Esta regra também permite determinar com mais precisão (um!) o destinatário da carta e o propósito desta carta.

Citação . Freqüentemente, a correspondência é uma cadeia de cartas com perguntas e respostas - em uma palavra, um diálogo. É considerado uma boa educação não apagar o histórico de correspondência e escrever sua resposta no topo do texto citado, para que quando você retornar a esta correspondência uma semana depois, possa ler facilmente o diálogo de cima para baixo, descendo por data .

Por algum motivo, a configuração padrão no Mozilla é “Colocar o cursor após o texto citado”. Recomendo alterá-lo no menu “Ferramentas” → “Opções de conta” → “Composição e endereçamento”. Deve ser assim.

Objetivo da carta . Existem dois tipos de cartas comerciais:

• quando simplesmente informamos o interlocutor (por exemplo, um relatório do trabalho realizado no mês);
• e quando queremos algo do interlocutor. Por exemplo, para que ele aprove a fatura anexa para pagamento.

Via de regra, há muitas vezes mais cartas de incentivo do que cartas de denúncia. Se queremos conseguir algo do interlocutor, é muito importante dizer isso numa carta em texto simples. A frase de chamariz deve vir acompanhada de um nome e ser a última frase da carta.

Errado : “Porfiry Petrovich, eu sei quem matou a velha com um golpe.”

Certo : “Porfiry Petrovich, fui eu quem matou a velha, por favor, tome medidas para me prender, estou cansado de sofrer!”

Por que o correspondente deveria pensar por você o que fazer com esta carta? Afinal, ele pode tomar a decisão errada.

Assinatura no texto . Ela deve estar. Além disso, todos os clientes de e-mail permitem configurar a substituição automática de assinatura, por exemplo o clássico “Atenciosamente,…”. No Mozilla, isso é feito no menu “Ferramentas” → “Opções de conta”.

Escrever ou não contatos na assinatura é um assunto pessoal de todos. Mas se você estiver de alguma forma ligado a vendas, não deixe de escrever. Mesmo que o negócio não se concretize por comunicação, no futuro você será facilmente encontrado através dos contatos da assinatura.

Por fim, mais uma funcionalidade do corpo da carta para aqueles interlocutores que não gostam (não podem, não querem, não têm tempo) de responder às suas cartas. Indique o padrão no corpo da carta. Por exemplo, “Porfiry Petrovich, se você não vier me prender antes das 12h de sexta-feira, considero-me anistiado”. Claro que o prazo deve ser realista (não deve enviar o texto do exemplo na sexta-feira às 11h50). O destinatário deve ser fisicamente capaz de ler e agir de acordo com sua carta. Esse “silêncio” exime você da responsabilidade pela falta de resposta do interlocutor. Como sempre, você precisa abordar o uso desse recurso com sabedoria. Se uma pessoa responde às suas cartas na hora certa e regularmente, tal ultimato pode, se não ofendê-la, estressá-la um pouco ou levar à decisão de não responder a carta agora, mas fazer você esperar até sexta-feira.

Anexos

As cartas geralmente vêm com anexos: currículos, propostas comerciais, orçamentos, cronogramas, digitalizações de documentos - uma ferramenta muito conveniente e ao mesmo tempo fonte de erros populares.

Erro : enorme tamanho de investimento. Frequentemente recebo e-mails com anexos de até 20 MB. Via de regra, trata-se de digitalizações de alguns documentos em formato TIFF, com resolução de 600dpi. Programa de correio o correspondente quase certamente ficará preso por vários minutos em uma tentativa fútil de carregar uma prévia deste anexo. E Deus não permita que o destinatário tente ler esta carta em um smartphone...

Pessoalmente, excluo imediatamente essas cartas. Não quer que seu e-mail vá para a lixeira antes de ser lido? Verifique o tamanho do investimento. Recomenda-se que não ultrapasse 3 MB.

O que fazer se exceder?

• Tente reconfigurar seu scanner para um formato e resolução diferentes. Por exemplo, PDF e 300 dpi produzem digitalizações bastante legíveis.
• Pense em programas como WinRar ou arquivador 7zip. Alguns arquivos são compactados perfeitamente.
• O que fazer se o anexo for enorme e você não conseguir compactá-lo? Por exemplo, um banco de dados contábil quase vazio pesa 900 MB. Os armazenamentos de informações na nuvem virão em socorro: Dropbox, Google Drive e similares. Alguns serviços, como Mail.ru, convertem automaticamente anexos enormes em links para armazenamento em nuvem. Mas eu prefiro gerenciar minhas informações armazenadas na nuvem sozinho, por isso não aceito a automação do Mail.ru.

E mais uma recomendação não totalmente óbvia sobre investimentos - sua Nome . Deve ser compreensível e aceitável para o destinatário. Uma vez que estávamos na empresa preparando uma proposta comercial em nome de... que fosse Fyodor Mikhailovich Dostoiévski. Recebi uma carta do gestor com uma minuta de CP para aprovação, e o anexo incluía um arquivo denominado “ForFedi.docx”. O gerente que me enviou isso teve um diálogo mais ou menos assim:

Caro gerente, você está pessoalmente pronto para abordar esse homem respeitado e chamá-lo de Fedya na cara?

De alguma forma, não, ele é um homem respeitado, todos o chamam pelo primeiro nome e patronímico.

Por que você nomeou o anexo “Para Fedi”? Se eu enviar para ele agora, você acha que ele comprará machados conosco usando este CP?

Eu ia renomeá-lo mais tarde...

Por que preparar uma bomba-relógio - a recusa de um cliente potencial - ou criar trabalho extra para si mesmo renomeando o arquivo? Por que não nomear imediatamente o anexo corretamente: “Para Fyodor Mikhailovich.docx” ou melhor ainda - “KP_Sky_Axes.docx”.

Então, classificamos mais ou menos o e-mail como um “rosto”. Vamos passar a considerar o e-mail como uma ferramenta para um trabalho eficaz e falar sobre seu componente de distração.

Trabalhando com letras

O e-mail é uma distração poderosa. Como acontece com qualquer distração, o e-mail precisa ser tratado com regras mais rígidas e introdução de horários de trabalho.

No mínimo, você precisa desligar TODAS as notificações sobre chegada de correspondência. Se o cliente de e-mail estiver configurado por padrão, você será notificado e sinal sonoro, e eles piscarão o ícone ao lado do relógio e mostrarão uma prévia da carta. Em uma palavra, eles farão de tudo para primeiro afastá-lo do trabalho árduo e depois mergulhá-lo no abismo de cartas não lidas e correspondências não visualizadas - menos uma ou duas horas de sua vida.

Algumas pessoas têm uma força de vontade poderosa que lhes permite não se distrair com notificações, mas é melhor para as pessoas comuns não desafiar o destino e desligá-las. No Mozilla Thunderbird, isso é feito através do menu “Ferramentas” → “Configurações” → “Geral” → “Quando novas mensagens aparecem”.

Se não houver notificações, como você pode entender que chegou uma carta?

Muito simples. Você mesmo, conscientemente, reserva um tempo para classificar seus e-mails, abrir seu cliente de e-mail e ver todas as mensagens não lidas. Isso pode ser feito duas vezes ao dia, por exemplo, no almoço e à noite, ou durante períodos de inatividade forçados, por exemplo, em engarrafamentos.

As pessoas costumam perguntar: e os tempos de resposta e cartas urgentes? Eu respondo: você não tem cartas urgentes em seu correio. A menos que você trabalhe no departamento de suporte ao cliente (este departamento tem suas próprias regras para trabalhar com correio).

Se houver cartas urgentes, o remetente irá notificá-lo através de outros canais - telefone, SMS, Skype. Então você entrará conscientemente em seu cliente de e-mail e processará correspondências urgentes. Todos os gurus de gerenciamento de tempo (por exemplo, Gleb Arkhangelsky com seu “Time Drive”) declaram uma resposta padrão ao e-mail dentro de 24 horas. Esta é uma regra normal de boas maneiras - não espere respostas instantâneas por e-mail do seu interlocutor. Se houver uma carta urgente, avise através de canais de comunicação mais rápidos.

Assim, desabilitamos as notificações e agora ligamos o cliente de e-mail de acordo com nossa programação.

O que fazer quando vamos ao correio e nos envolvemos em uma atividade chamada “separar e-mails”? Onde está o início e o fim deste trabalho?

Já ouvi muito sobre o sistema de caixa de entrada zero, mas, infelizmente, não conheci uma única pessoa que o usasse. Tive que reinventar minha roda. Existem artigos sobre este tópico no Lifehacker. Por exemplo, " ". Abaixo falarei sobre o sistema de caixa de entrada zero na minha interpretação. Eu ficaria grato se os gurus do GTD comentassem e adicionassem ou melhorassem o sistema descrito.

É importante compreender e aceitar que o e-mail não é um agendador de tarefas ou arquivo para suas atividades. Portanto, a pasta Caixa de entrada deve estar sempre vazia. Depois de começar a vasculhar sua caixa de entrada, não pare nem se distraia com nada até esvaziar esta pasta.

O que fazer com os e-mails na sua caixa de entrada? Você precisa percorrer cada letra sequencialmente e excluí-la. Sim, basta destacar e pressionar Delete no teclado. Se você não conseguir excluir a carta, terá que decidir o que fazer com ela.

1. Você pode responder em três minutos? Preciso responder? Sim, é necessário, e a resposta não demorará mais de três minutos, então responda imediatamente.
2. Você deve responder, mas preparar uma resposta levará mais de três minutos. Se você usa um agendador de tarefas que permite converter um e-mail em uma tarefa, transforme o e-mail em uma tarefa e esqueça-o por um tempo. Por exemplo, eu uso o serviço absolutamente maravilhoso Doit.im. Ele permite gerar um endereço de e-mail pessoal: você encaminha a carta para ele e ela se transforma em uma tarefa. Mas se você não tiver um agendador de tarefas, mova a letra para a subpasta “0_Run”.
3. Depois de responder rapidamente a uma carta, transformá-la em uma tarefa ou simplesmente lê-la, você precisa decidir o que fazer a seguir com esta mensagem: excluí-la ou enviá-la para uma das pastas para armazenamento de longo prazo.

Aqui estão as pastas de armazenamento de longo prazo que possuo.

• 0_Executar. Não tenho essa pasta, mas se você não tiver um planner, repito, pode colocar aqui cartas que exigem um trabalho detalhado. Esta pasta também precisa ser limpa regularmente, mas com uma abordagem cuidadosa em um horário especialmente alocado para isso.
• 1_Ref. Aqui coloco cartas com informações básicas: cartas de boas-vindas com logins de vários serviços da web, passagens para próximos voos e assim por diante.
• 2_Projetos. Aqui é armazenado um arquivo de correspondência sobre parceiros e projetos com os quais existem relações atuais. Naturalmente, para cada projecto ou parceiro existe um pasta separada. Na pasta do sócio coloquei cartas não só dos funcionários dele, mas também cartas dos funcionários do Neb relacionadas a esse sócio. Muito cómodo: se necessário, toda a correspondência sobre o projeto está disponível com apenas alguns cliques.
• 3_Museu.É aqui que coloco aquelas cartas que seria uma pena apagar, e o benefício delas não é óbvio. Além disso, as pastas com projetos fechados de “2_Projects” migram para cá. Em suma, o “Museu” guarda os primeiros candidatos à remoção.
• 4_Documentos. Aqui estão cartas com amostras eletrônicas de documentos que podem ser úteis no futuro para a contabilidade, por exemplo, relatórios de conciliação de clientes, passagens de viagens realizadas. A pasta tem muitas semelhanças com as pastas “2_Projects” e “1_Reference”, apenas as informações contábeis são armazenadas nela e as informações de gerenciamento são armazenadas na pasta “2_Projects”. Em “4_Documents” há informação morta, e em “2_Projects” há informação viva.
• 5_Conhecimento. Aqui coloco apenas newsletters realmente úteis às quais quero voltar depois de um tempo para me inspirar ou para encontrar soluções.

Existem outras configurações cliente de e-mail, importante para o funcionamento deste sistema. Primeiro, por padrão no Thunderbird há uma caixa de seleção “Marcar mensagens como lidas”. Prefiro fazer isso conscientemente, então abaixo a bandeira! Para isso, acesse o menu “Ferramentas” → “Configurações” → “Avançado” → “Leitura e Exibição”.

Em segundo lugar, usamos filtros . Anteriormente, eu usava ativamente filtros que encaminhavam cartas automaticamente para as pastas apropriadas com base no endereço do remetente. Por exemplo, cartas de um advogado foram movidas para a pasta “Advogado”. Abandonei essa abordagem por vários motivos. Primeiro: as cartas de um advogado em 99% dos casos referem-se a algum projeto ou parceiro, o que significa que devem ser movidas para a pasta desse parceiro ou projeto. Segundo: decidi adicionar consciência. Você mesmo deve decidir onde uma carta específica deve ser armazenada, e é mais conveniente procurar mensagens não processadas em apenas um lugar - na caixa de entrada. Agora eu uso filtros apenas para distribuir cartas regulares automáticas de vários sistemas, ou seja, cartas que não exigem que eu tome decisões. Os filtros no Mozilla Thunderbird são configurados no menu “Ferramentas” → “Filtros de Mensagens”.

Então, quando a abordagem certa O e-mail deve levar de 10 a 60 minutos por dia, dependendo do volume da correspondência.

Sim, e mais uma coisa. Você já desativou as notificações sobre a chegada de novas cartas? ;)

No Microsoft Outlook, você pode especificar que, para todas as mensagens enviadas, um Cco automático (Cco) será enviado para outras listas de distribuição ou usuários.

Um cenário em que esta regra é útil é quando todos os membros do grupo respondem a mensagens de e-mail recebidas, como Centralizar suporte técnico. Quando um membro do grupo responde a uma mensagem, os outros membros do grupo recebem automaticamente uma cópia da resposta, mantendo todas as mensagens enviadas atualizadas.

regras do cliente

Crie uma regra

Agora, toda vez que você enviar uma mensagem, seja uma nova mensagem, encaminhar uma mensagem ou uma resposta, as pessoas ou grupos especificados na regra serão adicionados automaticamente como destinatários da cópia. Os nomes de pessoas ou grupos não aparecem na linha Cc da mensagem escrita, mas esses nomes aparecerão para todos os destinatários da mensagem.

Desabilitar uma regra

Na visualização Mail, na guia Lar clique no botão regras > Gerenciar regras e alertas.

Na guia da seção Regra

Clique no botão OK.

Regras e Alertas.

Conselho: Mais informações Para obter informações sobre como desabilitar rapidamente esta regra para mensagens individuais, consulte a próxima seção ("").

Use uma categoria para desativar o CC automático para mensagens individuais

Se você deseja flexibilidade para desativar novas regras de cópia automáticas com base em uma única mensagem sem precisar navegar pela caixa de diálogo regras e alertas, você pode usar o recurso de categorias no Outlook, junto com uma regra.

Conselho:

Primeiro, você precisa criar uma regra para enviar automaticamente cópia oculta (CC) para todas as mensagens de e-mail enviadas.

Esta regra específica é chamada regras do cliente. As regras do cliente são executadas somente no computador em que foram criadas e somente se o Outlook estiver em execução. Se você enviasse um e-mail usando conta e-mail em outro computador, a regra não será executada nesse computador para que seja criada neste computador. Essa mesma regra deve ser criada em cada computador que planeja utilizá-la.

Crie uma regra

Agora, toda vez que você enviar uma mensagem, seja uma nova mensagem, encaminhar uma mensagem ou uma resposta, as pessoas ou listas de distribuição especificadas na regra serão adicionadas automaticamente como destinatários da cópia. Os nomes das pessoas ou listas de distribuição não aparecem na linha Cc da mensagem escrita, mas esses nomes aparecerão para todos que receberem a mensagem.

Desabilitar uma regra

Para evitar que uma cópia seja enviada automaticamente, você deve primeiro desabilitar a regra.

No Mail no menu Serviço clique no botão Regras e Alertas.

Na aba Regras de e-mail na seção Regra desmarque a caixa correspondente à regra que você criou.

Clique no botão OK.

Agora você pode enviar uma mensagem sem enviar automaticamente uma cópia para outras pessoas ou listas de e-mail. A regra ficará inativa até que seja reativada na caixa de diálogo Regras e Alertas.

Conselho:

Use uma categoria para desativar o CC automático para mensagens individuais

Se você deseja desativar a nova regra automática de envio de CC para mensagens individuais sem chamar a caixa de diálogo Regras e Alertas, você poderá definir a regra para uma categoria que esteja disponível no Office Outlook 2007.

Modifique a regra criada anteriormente para que, ao adicionar a categoria especificada a uma mensagem, a regra não envie automaticamente uma cópia.

Sempre que você quiser desabilitar a regra de CC automático para uma mensagem, aplique uma categoria a ela.

Conselho: Você pode usar um atalho de teclado se o tiver especificado ao criar a categoria.

Quando você envia uma mensagem, a regra de cópia automática não se aplica.

Ele apontou com razão a funcionalidade padrão do BP30, que executa as mesmas ações. Vou citar o comentário:

Configurações pessoais - Configurações de e-mail - Envie cópias de e-mails enviados para o endereço.

ilustração do acima:

Resumindo, eu inventei a roda. Você não precisa baixar a extensão, mas usar a funcionalidade padrão.

Breve introdução

Diferente servidores de correio comportar-se de forma diferente em relação aos e-mails enviados via SMTP. Se você tiver e-mail no Gmail, o problema descrito acima provavelmente não o preocupa. Tenho correio no Yandex e, se nada for feito, depois de enviar uma carta do BP 3.0, o próprio envio se perde sem deixar rastros. Na internet encontrei uma dica para encaminhar cartas para você mesmo, indicando o endereço no campo “Cco” da carta. Do seu lado caixa de correio Você pode configurar regras para analisar cartas e mover uma carta sua para a pasta “Enviadas”.

Descobriu-se que o YandexMail, por padrão, move as cartas para a pasta “Enviados” se o campo de letras “ Cco"custos endereço de email conta (ou seja, seu próprio e-mail)

Como é que isso funciona

Caso a extensão já esteja instalada, envie uma carta à sua contraparte da forma mais usual, por exemplo, a partir do documento ou cadastro de documentos “Fatura ao comprador”

No formulário de envio de carta, marque a caixa de seleção “Enviar para itens enviados” para encaminhar a carta para você mesmo (a caixa marcada será lembrada para o usuário atual)

Sinta-se à vontade para enviar uma carta.

Chegará à contraparte.