Η ταξινόμηση στο Excel είναι μια ενσωματωμένη συνάρτηση με την οποία ο χρήστης μπορεί να τακτοποιήσει δεδομένα σε στήλες σε ένα φύλλο με μια βολική σειρά για μεταγενέστερη ανάλυση.

Μπορείτε να ταξινομήσετε τις πληροφορίες αλφαβητικά, με αύξουσα ή φθίνουσα τιμή, κατά ημερομηνία ή κατά εικονίδιο, ανά κείμενο ή χρώμα κελιού. Αυτό ακριβώς θα συζητήσει αυτό το άρθρο.

Αριθμοί

Όλα είναι πολύ απλά εδώ. Ας πάρουμε ως παράδειγμα τον παρακάτω πίνακα. Ας ταξινομήσουμε τα δεδομένα κατά στήλη Γ. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το και στην καρτέλα "Αρχική σελίδα" κάντε κλικ στο κουμπί "Ταξινόμηση και φιλτράρισμα". Στο επόμενο μενού, επιλέξτε ή "...από το ελάχιστο στο μέγιστο", ή "...από το μέγιστο στο ελάχιστο". Ας επιλέξουμε τη δεύτερη επιλογή.

Τώρα έχουμε τα δεδομένα σε C ταξινομημένα με φθίνουσα σειρά.

Έχω τη στήλη Γ που βρίσκεται ανάμεσα σε δύο άλλες, οι οποίες είναι γεμάτες με δεδομένα. Σε αυτήν την περίπτωση, το Excel θεωρεί ότι η επιλεγμένη στήλη είναι μέρος του πίνακα (και μετράει σωστά). Ως αποτέλεσμα, εμφανίστηκε το ακόλουθο μήνυμα. Δεδομένου ότι πρέπει να κάνω ταξινόμηση ειδικά για την Τάξη, επισημαίνω το στοιχείο με ένα δείκτη "...εντός της καθορισμένης κατανομής"και κάντε κλικ στο "Ταξινόμηση".

Αλφαβητικώς

Γίνεται σύμφωνα με την ίδια αρχή που περιγράφηκε παραπάνω. Επιλέξτε το επιθυμητό εύρος και πατήστε το κουμπί "Ταξινόμηση και φιλτράρισμα". Τα στοιχεία στο αναπτυσσόμενο μενού έχουν αλλάξει. Επιλέξτε είτε από το "Α στο Ω" ή από το "Ω στο Α".

Η λίστα ονομάτων στο παράδειγμα ταξινομείται αλφαβητικά.

Κατά ημερομηνία

Για να ταξινομήσετε τις ημερομηνίες στο Excel, πρώτα δώστε προσοχή στη μορφή που έχει οριστεί για τα κελιά στα οποία είναι γραμμένα. Επιλέξτε τα και στην καρτέλα "Αρχική σελίδα" δείτε την ομάδα "Αριθμός". Είτε η μορφή "Ημερομηνία", σύντομη ή μεγάλη, ή "(όλες οι μορφές)" είναι η καλύτερη - η ημερομηνία μπορεί να καταγραφεί με διάφορους τρόπους: ΗΗ.ΜΜ.ΕΕΕΕ, ΗΗ.ΜΜΜ, ΜΜΜ.ΕΕΕ.

Αυτό το σημείο είναι πολύ σημαντικό, γιατί διαφορετικά οι ημερομηνίες μπορεί να ταξινομηθούν απλώς με αύξοντα αριθμό των δύο πρώτων αριθμών ή ανά μήνα με αλφαβητική σειρά.

Μετά από αυτό, επιλέξτε την επιθυμητή περιοχή κελιών και κάντε κλικ στο κουμπί "Ταξινόμηση και φιλτράρισμα". Από το μενού μπορείτε να επιλέξετε ή «από το παλιό στο νέο», ή "από το νέο στο παλιό".

Ανά κελί ή χρώμα κειμένου

Αυτή η μέθοδος μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν υπάρχει κείμενο σε κελιά σε έναν πίνακα Excel ή όταν τα ίδια τα κελιά είναι βαμμένα με διαφορετικά χρώματα. Για παράδειγμα, ας πάρουμε μια στήλη με αριθμούς βαμμένους με διαφορετικά χρώματα. Ας το ταξινομήσουμε έτσι ώστε να έρχονται πρώτα οι αριθμοί που είναι χρωματισμένοι με κόκκινο και μετά πράσινοι και μαύροι.

Επιλέξτε ολόκληρη την περιοχή και κάντε κλικ στο κουμπί "Ταξινόμηση και φιλτράρισμα"και επιλέξτε από το μενού "Προσαρμόσιμο...".

Στο επόμενο παράθυρο, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου εάν τα επιλέξατε χωρίς την επάνω γραμμή, που είναι η κεφαλίδα του πίνακα. Στη συνέχεια επιλέγουμε τη στήλη με την οποία θα ταξινομήσουμε, στο παράδειγμα είναι “I”. Στην ενότητα "Ταξινόμηση", επιλέξτε "Χρώμα γραμματοσειράς" από την αναπτυσσόμενη λίστα. Στην ενότητα παραγγελίας, επιλέξτε "κόκκινο χρώμα" - "Επάνω". Ταξινομήσαμε τους αριθμούς με κόκκινο χρώμα.

Τώρα πρέπει η στήλη να περιέχει πράσινους αριθμούς. Κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη επιπέδου". Όλες οι ρυθμίσεις είναι ίδιες, απλώς επιλέξτε "πράσινο χρώμα". Κάντε κλικ στο OK.

Η στήλη μας ταξινομείται ως εξής.

Όπως μπορείτε να δείτε, οι αριθμοί δεν είναι στη σειρά. Ας ταξινομήσουμε τους αριθμούς σε αύξουσα σειρά. Επιλέξτε τη στήλη και κάντε κλικ "Ταξινόμηση και φιλτράρισμα" – "Προσαρμόσιμο...". Στο παράθυρο που ανοίγει, κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη επιπέδου". Η στήλη παραμένει «I», στο επόμενο πεδίο επιλέγουμε κατά «Τιμή», σειρά "Ανοδική". Κάντε κλικ στο OK.

Τώρα η στήλη μας ταξινομείται τόσο κατά χρώμα κειμένου όσο και κατά αύξουσα σειρά δεδομένων.

Τα δεδομένα ταξινομούνται με τον ίδιο τρόπο ανά χρώμα κελιού, μόνο στην ενότητα "Ταξινόμηση", επιλέξτε "Χρώμα κελιού" από τη λίστα.

Πίνακες

Εάν έχετε έναν πίνακα στον οποίο πρέπει να ταξινομήσετε ανά πολλές στήλες ταυτόχρονα, κάντε τα εξής. Επιλέξτε ολόκληρο το εύρος των κελιών του πίνακα μαζί με την κεφαλίδα. Κάντε κλικ στο κουμπί "Ταξινόμηση και φιλτράρισμα"και επιλέξτε "Προσαρμόσιμο...".

Ας ταξινομήσουμε την τάξη σε αύξουσα σειρά, και με τον ίδιο τρόπο τη μέση βαθμολογία.

Στο παράθυρο ταξινόμησης, επιλέξτε το πλαίσιο "Τα δεδομένα μου περιέχουν κεφαλίδες". Στην ενότητα "Στήλη", επιλέξτε "Τάξη" από τη λίστα, ταξινομήστε κατά "Τιμή" και σειρά "Ανοδική".

Για να κάνετε το ίδιο για τη μέση βαθμολογία, κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη επιπέδου". Στην ενότητα "Στήλη", επιλέξτε "Μέση βαθμολογία". Κάντε κλικ στο OK.

Τα δεδομένα στον πίνακα είναι ταξινομημένα.

Τώρα στη στήλη "Όνομα", χρωματίστε τα κελιά με τα αγόρια μπλε και τα κελιά με τα κορίτσια ροζ. Για να αποφύγετε να το κάνετε αυτό για κάθε κελί ξεχωριστά, διαβάστε το άρθρο σχετικά με τον τρόπο επιλογής κελιών στο Excel - σας λέει πώς να επιλέξετε μη γειτονικά κελιά.

Ας ταξινομήσουμε αυτήν τη στήλη ανά χρώμα κελιού: πρώτα θα υπάρχουν κορίτσια και μετά αγόρια. Επιλέξτε ξανά ολόκληρο τον πίνακα, κάντε κλικ στο "Ταξινόμηση" - "Προσαρμόσιμο...".

Στο παράθυρο που ανοίγει υπάρχουν ήδη δύο επίπεδα που φτιάξαμε νωρίτερα. Αυτά τα επίπεδα έχουν προτεραιότητα - το πρώτο είναι το μεγαλύτερο, το δεύτερο είναι μικρότερο και ούτω καθεξής. Δηλαδή, αν θέλουμε να ταξινομηθούν πρώτα τα δεδομένα στον πίνακα κοριτσιών/αγοριών, μετά ανά τάξη και μετά κατά μέσο όρο βαθμολογίας, πρέπει να τακτοποιήσουμε τα επίπεδα με αυτή τη σειρά.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη επιπέδου". Στην ενότητα "Στήλη", επιλέξτε "Όνομα", ταξινόμηση - "Χρώμα κελιού", σειρά - "ροζ", "Επάνω".

Τώρα, χρησιμοποιώντας τα βέλη, μετακινήστε αυτή τη γραμμή στην κορυφή της λίστας. Κάντε κλικ στο OK.

Ο πίνακας με τα ταξινομημένα δεδομένα μοιάζει με αυτό.

Μπορείτε να ταξινομήσετε τη λίστα αλφαβητικά, αριθμητικά ή χρονολογικά κατά έως τρία πεδία. Για κάθε στήλη, μπορείτε να καθορίσετε αύξουσα και φθίνουσα σειρά ταξινόμησης.

Αύξουσα σειρά ταξινόμησης:

Οι αριθμοί θα ταξινομηθούν κατά σειρά από τον μικρότερο αρνητικό στον μεγαλύτερο θετικό αριθμό.

Οι τιμές ημερομηνίας και ώρας θα ταξινομηθούν από την παλαιότερη στην πιο πρόσφατη τιμή.

Το κείμενο θα ταξινομηθεί αλφαβητικά. Σε αυτήν την περίπτωση, οι αριθμητικές τιμές που καθορίζονται ως κείμενο θα βρίσκονται πρώτα.

Κατά την ταξινόμηση των Boolean τιμών με αύξουσα σειρά, θα εμφανιστεί πρώτα η τιμή FALSE, ακολουθούμενη από την τιμή TRUE.

Οι τιμές σφαλμάτων θα ταξινομηθούν με τη σειρά με την οποία συναντήθηκαν (από άποψη ταξινόμησης, είναι όλες ίσες).

Κενά κελιά θα εμφανιστούν στο τέλος της ταξινομημένης λίστας.

Φθίνουσα σειρά ταξινόμησης:

Στην περίπτωση φθίνουσας σειράς ταξινόμησης, το Excel ταξινομεί τις εγγραφές με την αντίστροφη σειρά που περιγράφεται παραπάνω. Μόνο τα κενά κελιά θα εξακολουθούν να εμφανίζονται στο τέλος της λίστας.

Προσαρμοσμένη σειρά ταξινόμησης:

Αντί για αύξουσα και φθίνουσα σειρά ταξινόμησης, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια προσαρμοσμένη σειρά ταξινόμησης που καθορίζεται από μια καθορισμένη προσαρμοσμένη λίστα.

Ταξινόμηση λίστας

Για να ταξινομήσετε μια λίστα, τοποθετήστε τον δείκτη κελιού μέσα στη λίστα και εκτελέστε την εντολή Data – Sort.

Το Excel επιλέγει αυτόματα τη λίστα και εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση εύρους, όπου μπορείτε να καθορίσετε επιλογές ταξινόμησης.

Μπορείτε να ορίσετε ταξινόμηση κατά έως τρία πεδία λίστας και να καθορίσετε διαφορετική σειρά ταξινόμησης για κάθε πεδίο.

Το Excel αναγνωρίζει αυτόματα τα ονόματα πεδίων εάν η μορφή των κελιών που περιέχουν τα ονόματα είναι διαφορετική από τη μορφή των κελιών που περιέχουν τα δεδομένα.

Παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση εύρους.

Εάν η επιλογή εύρους που εκτελείται από το πρόγραμμα δεν είναι εντελώς σωστή, ρυθμίστε το διακόπτη στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου στην επιθυμητή θέση (Προσδιορίστε τα πεδία με "ετικέτες (πρώτη σειρά του εύρους)" ή "ονομασίες στηλών φύλλου").

Οι επιλογές εύρους και ταξινόμησης που καθορίζετε στο πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση θα αποθηκευτούν και θα εμφανιστούν στο πλαίσιο διαλόγου την επόμενη φορά που θα το ανοίξετε.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να ταξινομήσετε στήλες εύρους αντί για γραμμές. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί "Επιλογές" στο πλαίσιο διαλόγου "Εύρος ταξινόμησης" και στο πλαίσιο διαλόγου "Επιλογές ταξινόμησης", στην ομάδα "Ταξινόμηση", ρυθμίστε το διακόπτη στη θέση "Στήλες εύρους".

26. Φιλτράρισμα δεδομένων στο Excel.

Το φιλτράρισμα δεδομένων στη λίστα σάς επιτρέπει να εμφανίζετε μόνο εκείνες τις εγγραφές που πληρούν καθορισμένες συνθήκες.

Αυτόματο φίλτρο

Κατά την εφαρμογή ενός αυτόματου φίλτρου, τα ονόματα των πεδίων θα συμπληρώνονται με αναπτυσσόμενες λίστες από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε την επιθυμητή τιμή πεδίου ή να ορίσετε ένα προσαρμοσμένο κριτήριο.

Εισαγωγή αυτόματου φίλτρου

1. Τοποθετήστε τον δείκτη κελιού μέσα στη λίστα.

2. Στο υπομενού Data – Filter, επιλέξτε την εντολή “Autofilter”. Τα κουμπιά βέλους θα εμφανιστούν δίπλα στα ονόματα των πεδίων, στα οποία μπορείτε να κάνετε κλικ για να ανοίξετε τη λίστα.

3. Ανοίξτε τη λίστα για το πεδίο του οποίου η τιμή θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως φίλτρο (κριτήριο επιλογής). Η λίστα θα εμφανίσει τις τιμές των κελιών του επιλεγμένου πεδίου.

4. Επιλέξτε το επιθυμητό στοιχείο από τη λίστα. Μόνο εκείνες οι εγγραφές που ταιριάζουν με το καθορισμένο φίλτρο θα εμφανίζονται στην οθόνη.

5. Εάν είναι απαραίτητο, επιλέξτε το απαιτούμενο στοιχείο από τη λίστα ενός άλλου πεδίου. Μόνο εκείνες οι εγγραφές που ταιριάζουν με όλες τις καθορισμένες συνθήκες φιλτραρίσματος θα εμφανίζονται στην οθόνη (οι συνθήκες των μεμονωμένων πεδίων συνδυάζονται χρησιμοποιώντας τη λογική πράξη "AND").

Τα κουμπιά για το άνοιγμα των αυτόματων φίλτρων για τα πεδία για τα οποία καθορίζονται οι συνθήκες φιλτραρίσματος έχουν μπλε χρώμα.

Εάν επιλέξατε μία ή περισσότερες στήλες πριν εκτελέσετε την εντολή AutoFilter, οι αναπτυσσόμενες λίστες θα προστεθούν μόνο στα αντίστοιχα πεδία.

Για να εμφανίσετε ξανά όλες τις καταχωρήσεις λίστας στην οθόνη, εκτελέστε την εντολή «Εμφάνιση όλων» από το υπομενού Δεδομένα – Φίλτρο.

Μπορείτε να καταργήσετε το κριτήριο φιλτραρίσματος για ένα μεμονωμένο πεδίο επιλέγοντας το στοιχείο "Όλα" στη λίστα αυτόματου φίλτρου για αυτό το πεδίο.

Για να απενεργοποιήσετε τη λειτουργία αυτόματου φίλτρου (αφαίρεση αναπτυσσόμενων λιστών), επιλέξτε ξανά την εντολή Δεδομένα – Φίλτρο – Αυτόματο φίλτρο.

Εφαρμογή προσαρμοσμένου αυτόματου φίλτρου

Χρησιμοποιώντας ένα προσαρμοσμένο αυτόματο φίλτρο, μπορείτε να συνδέσετε μεμονωμένες συνθήκες επιλογής εγγραφής χρησιμοποιώντας λογικούς τελεστές.

Εισαγάγετε ένα αυτόματο φίλτρο στη λίστα επιλέγοντας την εντολή Δεδομένα – Φίλτρο – Αυτόματο φίλτρο.

Ανοίξτε τη λίστα αυτόματου φίλτρου για το πεδίο που θέλετε και επιλέξτε το στοιχείο (Συνθήκη) σε αυτό.

Στο παράθυρο διαλόγου «Προσαρμοσμένο αυτόματο φίλτρο» που ανοίγει (Εικ. 6.3.27.), καθορίστε το πρώτο κριτήριο.

Επιλέξτε έναν λογικό τελεστή που συνδυάζει το πρώτο και το δεύτερο κριτήριο.

Παράθυρο διαλόγου "Προσαρμοσμένο αυτόματο φίλτρο".

Μπορείτε να ορίσετε ένα ή δύο κριτήρια για ένα μεμονωμένο πεδίο σε ένα προσαρμοσμένο αυτόματο φίλτρο. Στην τελευταία περίπτωση, μπορούν να συνδυαστούν με τον λογικό τελεστή "AND" ή "OR".

Ορίστε το δεύτερο κριτήριο.

Κάντε κλικ στο κουμπί "OK". Το Excel θα φιλτράρει τις εγγραφές με βάση τα κριτήρια που καθορίζετε.

Προηγμένο φίλτρο

Για να ορίσετε πολύπλοκες συνθήκες για το φιλτράρισμα δεδομένων λίστας, το Excel παρέχει ένα λεγόμενο προηγμένο φίλτρο για να βοηθήσει τον χρήστη.

Εύρος κριτηρίων

Τα κριτήρια μπορούν να οριστούν σε οποιοδήποτε ελεύθερο χώρο στο φύλλο εργασίας. Στο εύρος κριτηρίων μπορείτε να εισαγάγετε και να συνδυάσετε δύο τύπους κριτηρίων:

Απλά κριτήρια: το πρόγραμμα θα συγκρίνει τα περιεχόμενα των πεδίων με το καθορισμένο κριτήριο (παρόμοιο με τη χρήση αυτόματου φίλτρου).

Κριτήρια υπολογισμού: Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε επίσης να καθορίσετε τις τιμές που επιστρέφονται από τον τύπο που δεν αναφέρονται.

Όταν καθορίζετε απλά κριτήρια, πρέπει πρώτα να καθορίσετε ονόματα πεδίων στην περιοχή κριτηρίων και μπορείτε να εισαγάγετε μόνο τα ονόματα πεδίων για τα οποία καθορίζετε κριτήρια.

Οι γραμμές ακριβώς κάτω από τη γραμμή ονομάτων πεδίων είναι το σημείο όπου καθορίζετε τα κριτήρια. Το Excel δεν κάνει διάκριση πεζών-κεφαλαίων κατά τον καθορισμό κριτηρίων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε χαρακτήρες μπαλαντέρ κατά τον καθορισμό κριτηρίων; Και *.

Όλα τα κριτήρια που καθορίζονται σε μία γραμμή πρέπει να εκτελούνται ταυτόχρονα (αντιστοιχεί στον λογικό τελεστή "AND"). Για να καθορίσετε τη σύνδεση κριτηρίων χρησιμοποιώντας τον τελεστή "OR", καθορίστε τα κριτήρια σε διαφορετικές γραμμές.

Εφαρμογή προηγμένου φίλτρου

Αφού δημιουργήσετε ένα εύρος κριτηρίων, μπορείτε να εκτελέσετε το σύνθετο φίλτρο και να φιλτράρετε τα δεδομένα της λίστας.

1. Τοποθετήστε τον δείκτη κελιού μέσα στη λίστα. Σε αυτήν την περίπτωση, το Excel θα αναγνωρίσει αυτόματα το εύρος της λίστας και θα παρουσιάσει έναν σύνδεσμο προς το εύρος στο παράθυρο διαλόγου.

2. Εκτελέστε την εντολή Data – Filter – Advanced filter. Τοποθετήστε τον κέρσορα εισόδου στο πεδίο "Εύρος συνθηκών" και επισημάνετε το αντίστοιχο εύρος στο φύλλο εργασίας.

3. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου κάνοντας κλικ στο κουμπί "OK". Η οθόνη θα εμφανίζει τώρα εγγραφές που πληρούν τα καθορισμένα κριτήρια.

Μπορείτε να εφαρμόσετε μόνο ένα προηγμένο φίλτρο ανά φύλλο εργασίας.

Εάν δεν θέλετε να εμφανίζονται διπλότυπες εγγραφές ως αποτέλεσμα της εφαρμογής του σύνθετου φίλτρου, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Μοναδικές εγγραφές μόνο στο πλαίσιο διαλόγου Προηγμένο φίλτρο.

Για να ορίσετε την εμφάνιση όλων των καταχωρήσεων λίστας στο φύλλο εργασίας μετά το φιλτράρισμα, εκτελέστε την εντολή Δεδομένα – Φίλτρο – Εμφάνιση όλων.

Η ταξινόμηση δεδομένων στο Excel είναι ένα εργαλείο για την παρουσίαση πληροφοριών σε μια φιλική προς το χρήστη μορφή.

Οι αριθμητικές τιμές μπορούν να ταξινομηθούν σε αύξουσα και φθίνουσα σειρά, οι τιμές κειμένου μπορούν να ταξινομηθούν αλφαβητικά και με αντίστροφη σειρά. Οι επιλογές είναι διαθέσιμες - ανά χρώμα και γραμματοσειρά, με οποιαδήποτε σειρά, σύμφωνα με διάφορους όρους. Οι στήλες και οι σειρές ταξινομούνται.

Σειρά ταξινόμησης στο Excel

Υπάρχουν δύο τρόποι για να ανοίξετε το μενού ταξινόμησης:

1. Κάντε δεξί κλικ στον πίνακα. Επιλέξτε «Ταξινόμηση» και μέθοδο.
2. Ανοίξτε την καρτέλα "Δεδομένα" - το πλαίσιο διαλόγου "Ταξινόμηση".

Οι μέθοδοι ταξινόμησης που χρησιμοποιούνται συχνά παρουσιάζονται με ένα κουμπί στη γραμμή εργασιών:

Ταξινόμηση πίνακα κατά μία στήλη:

1. Για να ολοκληρώσει σωστά το πρόγραμμα την εργασία, επιλέξτε την απαιτούμενη στήλη στην περιοχή δεδομένων.
2. Στη συνέχεια ενεργούμε ανάλογα με την εργασία που έχουμε. Εάν χρειάζεται να εκτελέσετε μια απλή ταξινόμηση με αύξουσα/φθίνουσα σειρά (αλφαβητικά ή αντίστροφα), τότε απλώς κάντε κλικ στο αντίστοιχο κουμπί στη γραμμή εργασιών. Όταν ένα εύρος περιέχει περισσότερες από μία στήλες, το Excel ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου που μοιάζει με: Για να διατηρήσετε τις τιμές στις σειρές συνεπείς, επιλέξτε την ενέργεια "αυτόματη επέκταση του επιλεγμένου εύρους". Διαφορετικά, μόνο η επιλεγμένη στήλη θα ταξινομηθεί και η δομή του πίνακα θα σπάσει.

Εάν επιλέξετε ολόκληρο τον πίνακα και ταξινομήσετε, η πρώτη στήλη θα ταξινομηθεί. Τα δεδομένα στις σειρές θα γίνουν συνεπή με τη θέση των τιμών στην πρώτη στήλη.

Ταξινόμηση ανά χρώμα κελιού και γραμματοσειρά

Το Excel παρέχει στον χρήστη πλούσιες επιλογές μορφοποίησης. Επομένως, μπορείτε να λειτουργήσετε με διαφορετικές μορφές.

Ας δημιουργήσουμε μια στήλη "Σύνολο" στον πίνακα προπόνησης και ας γεμίσουμε τα κελιά με τιμές με διαφορετικές αποχρώσεις. Ας ταξινομήσουμε κατά χρώμα:

1. Επιλέξτε τη στήλη - δεξί κουμπί του ποντικιού - "Ταξινόμηση".
2. Από τη λίστα που παρέχεται, επιλέξτε «Πρώτα τα κελιά με επισημασμένο χρώμα».
3. Συμφωνούμε να "επεκτείνουμε αυτόματα το εύρος".

Το πρόγραμμα ταξινόμησε τα κελιά κατά τονισμό. Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει ανεξάρτητα τη σειρά ταξινόμησης χρωμάτων. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε "Προσαρμοσμένη ταξινόμηση" στη λίστα επιλογών εργαλείου.

Στο παράθυρο που ανοίγει, εισαγάγετε τις απαραίτητες παραμέτρους:

Εδώ μπορείτε να επιλέξετε τη σειρά με την οποία παρουσιάζονται τα κελιά διαφορετικών χρωμάτων.

Τα δεδομένα ταξινομούνται κατά γραμματοσειρά χρησιμοποιώντας την ίδια αρχή.

Ταξινόμηση στο Excel κατά πολλές στήλες

Πώς να ορίσετε τη δευτερεύουσα σειρά ταξινόμησης στο Excel; Για να λύσετε αυτό το πρόβλημα, πρέπει να ορίσετε διάφορες συνθήκες ταξινόμησης.

1. Ανοίξτε το μενού "Προσαρμοσμένη ταξινόμηση". Αναθέτουμε το πρώτο κριτήριο.
2. Κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη επιπέδου".
3. Τα Windows εμφανίζονται για την εισαγωγή δεδομένων για την επόμενη συνθήκη ταξινόμησης. Ας τα συμπληρώσουμε.

Το πρόγραμμα σάς επιτρέπει να προσθέσετε πολλά κριτήρια ταυτόχρονα για να κάνετε ταξινόμηση με ειδική σειρά.

Ταξινόμηση σειρών στο Excel

Από προεπιλογή, τα δεδομένα ταξινομούνται κατά στήλες. Πώς να ταξινομήσετε κατά σειρές στο Excel:

1. Στο παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένη ταξινόμηση, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές.
2. Στο μενού που ανοίγει, επιλέξτε "Στήλες εύρους".
3. Κάντε κλικ στο OK. Στο παράθυρο "Ταξινόμηση", θα εμφανιστούν πεδία για τη συμπλήρωση των συνθηκών ανά σειρά.

Με αυτόν τον τρόπο ταξινομείτε έναν πίνακα στο Excel σύμφωνα με διάφορες παραμέτρους.

Τυχαία ταξινόμηση στο Excel

Οι ενσωματωμένες επιλογές ταξινόμησης δεν σας επιτρέπουν να τακτοποιήσετε τυχαία τα δεδομένα σε μια στήλη. Η συνάρτηση RAND θα χειριστεί αυτήν την εργασία.

Για παράδειγμα, πρέπει να τακτοποιήσετε ένα σύνολο ορισμένων αριθμών με τυχαία σειρά.

Τοποθετήστε τον κέρσορα στο διπλανό κελί (αριστερά ή δεξιά, δεν έχει σημασία). Εισαγάγετε το RAND() στη γραμμή τύπων. Πατήστε Enter. Αντιγράφουμε τον τύπο σε ολόκληρη τη στήλη - παίρνουμε ένα σύνολο τυχαίων αριθμών.

Τώρα ας ταξινομήσουμε τη στήλη που προκύπτει σε αύξουσα/φθίνουσα σειρά - οι τιμές στο αρχικό εύρος θα ταξινομηθούν αυτόματα σε τυχαία σειρά.

Δυναμική ταξινόμηση πινάκων στο MS Excel

Εάν εφαρμόσετε τυπική ταξινόμηση σε έναν πίνακα, δεν θα είναι σχετική όταν αλλάξουν τα δεδομένα. Πρέπει να βεβαιωθούμε ότι οι τιμές ταξινομούνται αυτόματα. Χρησιμοποιούμε τύπους.

1. Υπάρχει ένα σύνολο πρώτων αριθμών που πρέπει να ταξινομηθούν με αύξουσα σειρά.
2. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο διπλανό κελί και εισαγάγετε τον τύπο: =SMALL(A:A;ROW(A1)). Αυτό είναι σωστό. Καθορίζουμε ολόκληρη τη στήλη ως εύρος. Και ως συντελεστής - η συνάρτηση ROW με σύνδεση στο πρώτο κελί.
3. Ας αλλάξουμε τον αριθμό 7 σε 25 στο αρχικό εύρος - η "ταξινόμηση" σε αύξουσα σειρά θα αλλάξει επίσης.

Εάν χρειάζεται να κάνετε δυναμική ταξινόμηση με φθίνουσα σειρά, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση LARGE.

Για να ταξινομήσετε δυναμικά τις τιμές κειμένου, θα χρειαστείτε τύπους πίνακα.

1. Τα αρχικά δεδομένα είναι μια λίστα ορισμένων ονομάτων με τυχαία σειρά. Στο παράδειγμά μας, μια λίστα με φρούτα.
2. Επιλέξτε τη στήλη και δώστε της το όνομα "Fruit". Για να το κάνετε αυτό, στο πεδίο ονομάτων που βρίσκεται δίπλα στη γραμμή τύπων, πληκτρολογήστε το όνομα που χρειαζόμαστε για να το αντιστοιχίσουμε στην επιλεγμένη περιοχή κελιών.
3. Στο επόμενο κελί (στο παράδειγμα - στο B5) γράφουμε τον τύπο: Επειδή πρόκειται για τύπο πίνακα, πατήστε τον συνδυασμό Ctrl + Shift + Enter. Πολλαπλασιάζουμε τον τύπο σε ολόκληρη τη στήλη.
4. Εάν θα προστεθούν σειρές στην αρχική στήλη, τότε εισαγάγετε έναν ελαφρώς τροποποιημένο τύπο: Ας προσθέσουμε μια άλλη τιμή "pomelo" στο εύρος "φρούτο" και ελέγξτε:

Λήψη τύπων ταξινόμησης δεδομένων στο Excel

Στη συνέχεια, όταν προσθέτετε δεδομένα στον πίνακα, η διαδικασία ταξινόμησης θα εκτελεστεί αυτόματα.

Η εργασία με πίνακες σε πολλές περιπτώσεις απαιτεί ανάλυση των δεδομένων που περιέχουν. Το Excel παρέχει ισχυρά εργαλεία για την επεξεργασία πληροφοριών, τη δυνατότητα δημιουργίας στατιστικών αναφορών και επιλογής δεδομένων κατά συνθήκη. Αλλά μερικές φορές αρκεί απλώς να ταξινομήσετε τα στοιχεία για να λύσετε το πρόβλημα.

Αριθμοί παραγγελίας

Η ταξινόμηση των αριθμών σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά είναι μια κοινή εργασία. Βοηθά στη δημιουργία αριθμητικών παραμέτρων - τον αριθμό των αγαθών και των πελατών, το ποσό των πωλήσεων και το εισόδημα και την παρουσίαση πληροφοριών με πιο λεπτομερή τρόπο. σε οπτική μορφή. Ας ταξινομήσουμε αυτά τα δεδομένα στο Excel.

Για παράδειγμα, ένας πίνακας αρχείων ταξιδιωτικών εταιρειών αποθηκεύει πληροφορίες σχετικά με το κόστος διαμονής σε ένα ξενοδοχείο. Η τιμή εξαρτάται από τον τύπο του δωματίου και τα γεύματα που προσφέρονται. Ο τουρίστας ενδιαφέρεται να βρει το πιο οικονομικό κατάλυμα, επομένως πρέπει να ταξινομήσει τα δεδομένα κατά αύξουσα τιμή.

Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τη στήλη του πίνακα "Κόστος, τρίψτε". και μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχική σελίδα". Στο μπλοκ "Επεξεργασία" υπάρχει μια ομάδα εργαλείων "Ταξινόμηση και φίλτρο". Επιλέξτε το στοιχείο «Ταξινόμηση κατά αύξουσα σειρά» από το μενού.

Το πρόγραμμα, έχοντας εντοπίσει την παρουσία σχετικών στηλών, διευκρινίζει εάν είναι απαραίτητη η ταξινόμηση στο Excel μόνο με βάση το επιλεγμένο πεδίο ή η επέκταση του εύρους.

Επιλέγουμε «Ανάπτυξη», αφού μας ενδιαφέρει να παραγγείλουμε τις πλήρεις εγγραφές του πίνακα και κάνουμε κλικ στο «Ταξινόμηση». Οι συμμετοχές ταξινομούνται με αύξουσα σειρά κόστους ζωής.

Αυτή η λειτουργία είναι ακόμη πιο εύκολη εάν ο πίνακας έχει μορφοποιηθεί κατά στυλ. Σε αυτή την περίπτωση πρέπει να καλέσετε μενού περιβάλλοντοςστήλη κάνοντας κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα στην κεφαλίδα της στήλης. Το μενού περιέχει παρόμοιες εντολές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για ταξινόμηση στο Excel.

Για να βεβαιωθείτε ότι οι αριθμοί έχουν ταξινομηθεί σωστά, δώστε προσοχή στη σωστή μορφή των δεδομένων στη στήλη. Εάν οι τιμές εισαχθούν στον πίνακα ως κείμενο και όχι ως αριθμοί, η στοίχιση δεν θα γίνει με την αναμενόμενη σειρά. Ο πίνακας δείχνει ένα παράδειγμα ταξινόμησης των αριθμών 10, 11, 100, 15, 110, 132 ανάλογα με τη μορφή δεδομένων.

Τακτοποίηση κειμένου

ΣΕ Ταξινόμηση Excelστήλες που περιέχουν κείμενο εκτελούνται με τον ίδιο τρόπο όπως η λειτουργία με αριθμούς. Ας εκτελέσουμε αυτήν την εντολή στη στήλη του πίνακα τιμών για δωμάτια στο ξενοδοχείο “Food” που ήδη γνωρίζουμε. Επιλέξτε μια στήλη κάνοντας κλικ στην κεφαλίδα της και ανοίξτε τη γραμμή εργαλείων «Επεξεργασία» της καρτέλας «Αρχική». Τώρα στο αναπτυσσόμενο μενού, αντί να ταξινομούνται οι εντολές σε αύξουσα και φθίνουσα σειρά, υπάρχουν εντολές ταξινόμησης από το Α στο Ω και αντίστροφα.

Κατασκευάζουμε κελιά από το Α έως το Ω, υποδεικνύοντας και πάλι την επέκταση του εύρους λειτουργίας.

Κατά την παραγγελία δεδομένων συμβολοσειράς, βεβαιωθείτε ότι οι τιμές δεν περιέχουν κενά, καθώς αυτό θα διαταράξει την επιθυμητή σειρά των κελιών. Αυτό το ζήτημα παρουσιάζεται όταν αποστέλλονται πληροφορίες σε ένα αρχείο από άλλη πηγή: μια βάση δεδομένων, μια εφαρμογή τρίτου κατασκευαστή ή άλλο αρχείο.

Για μορφοποιημένους πίνακες, η ταξινόμηση στο Excel είναι ακόμα πιο εύκολη. Όταν μεταβείτε στο μενού περιβάλλοντος της κεφαλίδας της στήλης, θα δείτε επίσης εντολές για τη δημιουργία κελιών με σειρά από το Α έως το Ω και αντίστροφα.

Ημερομηνίες παραγγελίας

Όλες οι παραπάνω λειτουργίες που ισχύουν για αριθμούς και πληροφορίες συμβολοσειρών χρησιμοποιούνται επίσης για την κατασκευή ημερομηνιών και ωρών. Η μόνη διαφορά είναι στο όνομα της εντολής για αυτόν τον τύπο δεδομένων που ονομάζεται "Ταξινόμηση από παλιά σε νέα" και αντίστροφα. Ένα παράδειγμα φαίνεται παρακάτω.

Ο ίδιος κανόνας ισχύει για τις ημερομηνίες όπως και για τους αριθμούς: για να βεβαιωθείτε ότι η παραγγελία είναι σωστή, βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες που ταξινομείτε παρουσιάζονται σε μορφή ημερομηνίας και όχι σε μορφή κειμένου.

Προσαρμοσμένες λίστες

Αλλά δεν είναι πάντα δυνατό να δημιουργηθεί η απαραίτητη λίστα τακτικά μέσα, μπορεί να υπάρχει ανάγκη ταξινόμησης στο Excel κατά πεδία που δεν είναι κατάλληλα για καμία από τις μεθόδους που περιγράφονται παραπάνω. Για παράδειγμα, σε μια εβδομαδιαία λίστα υποχρεώσεων, θέλουμε να οργανώσουμε τις εργασίες ανά ημέρα της εβδομάδας.

Για την εκτέλεση αυτής της ταξινόμησης, το πρόγραμμα παρέχει τη δυνατότητα χρήσης προσαρμοσμένων λιστών. Το MS Excel έχει μια σειρά από προκαθορισμένες λίστες, μία από τις οποίες είναι μια λίστα ημερών της εβδομάδας. Για να τα προβάλετε, μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα" και βρείτε τη γραμμή εργαλείων ταξινόμησης και Φιλτράρισμα Excel. Το κουμπί "Ταξινόμηση" ανοίγει ένα παράθυρο για την εκτέλεση λειτουργιών σε πολλές στήλες.

Στο πεδίο "Παραγγελία", επιλέξτε το στοιχείο "Προσαρμοσμένη λίστα". Επιλέξτε τις ημέρες της εβδομάδας από τη λίστα και κάντε κλικ στο OK.

Οργάνωση ανά χρώμα και εικονίδια

Μια άλλη βολική επιλογή για τη διάταξη των στοιχείων κελιών είναι η δυνατότητα ταξινόμησης κατά χρώμα. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορούν να χρησιμοποιηθούν τόσο το χρώμα πλήρωσης όσο και το χρώμα της γραμματοσειράς του κειμένου. Στον πίνακα υποχρεώσεων, δηλώνουμε τις εργασίες με πορτοκαλί χρώμα, τα οικογενειακά θέματα με μπλε και τις διακοπές με μπεζ-κίτρινο. Και ας τα τακτοποιήσουμε ανά τύπο.

Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην προσαρμοσμένη ταξινόμηση. Εκτός από τη μέθοδο που περιγράφεται παραπάνω, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μενού του πίνακα "Επεξεργασία" της καρτέλας "Αρχική σελίδα". Επιλέξτε το στοιχείο «Προσαρμοσμένη ταξινόμηση» από τη λίστα εντολών «Ταξινόμηση και φίλτρο».

Επιλέξτε το πεδίο «Εργασία», τον τύπο «Χρώμα κελιού» και ορίστε το επάνω χρώμα σε πορτοκαλί. Για να διασφαλίσουμε ότι οι δουλειές του σπιτιού βρίσκονται στο κάτω μέρος της λίστας, προσθέτουμε ένα άλλο επίπεδο και για τις ίδιες παραμέτρους ορίζουμε το μπλε χρώμα στο κάτω μέρος.

Αυτή η μέθοδος σάς επιτρέπει να οργανώνετε στοιχεία πίνακα κατά εικονίδια. Για παράδειγμα, μπορούμε να επισημάνουμε μεμονωμένες εργασίες θαυμαστικόως σημαντικά και εμφανίστε τα στην αρχή της λίστας.

Παραπάνω περιγράψαμε τον τρόπο ταξινόμησης δεδομένων στο Excel. διαφορετικών τύπων, χρησιμοποιώντας το χρώμα των κελιών και τη γραμματοσειρά του κειμένου και τις σημάνσεις στις σειρές. Ελπίζουμε ότι αυτές οι πληροφορίες θα σας βοηθήσουν στη συνεργασία με το πρόγραμμα.

Το συμβάν Worksheet_Change δεν ανταποκρίνεται στον επανυπολογισμό του τύπου.

Εάν τα εύρη που αναφέρονται από τους τύπους απέχουν πολύ από τον πίνακα (ή σε άλλα φύλλα) και δεν μπορούν να συμπεριληφθούν στο εύρος στόχου που ελέγχεται, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το συμβάν επανυπολογισμού φύλλου:

Private Sub Worksheet_Calculate() Application.EnableEvents = False .CurrentRegion.Sort , xlDescending, Header:=xlYes Application.EnableEvents = True End Sub

Application.EnableEvents - για την αποφυγή επαναφοράς, απενεργοποιούμε τα συμβάντα φύλλων κατά την ταξινόμηση.

Η ταξινόμηση θα γίνει όταν οι τύποι υπολογίζονται εκ νέου. Έτσι ώστε ο επανυπολογισμός να γίνεται ακόμα και όταν χειροκίνητη αλλαγήδεδομένα, πρέπει να προσθέσετε έναν τύπο με μια πτητική συνάρτηση σε ένα αυθαίρετο κελί (πτητικό - υπολογίζεται εκ νέου με οποιαδήποτε αλλαγή στο φύλλο), για παράδειγμα:

ΣΗΜΕΡΑ()

Ελάττωμα αυτή την απόφαση- Η ταξινόμηση ενεργοποιείται κάθε φορά που υπάρχει οποιαδήποτε αλλαγή στο φύλλο.

Εάν οι τύποι δεν επανυπολογίζονται συχνά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το συμβάν ενεργοποίησης φύλλου - Worksheet_Activate - παράλληλα με το Worksheet_Change

Εάν πρέπει να βρείτε μια συγκεκριμένη τιμή σε έναν πίνακα, τότε είναι πιο βολικό να το κάνετε αυτό σε ταξινομημένα δεδομένα. Στη συνέχεια, θα δούμε πώς να ταξινομήσετε έναν πίνακα στο Excel με φθίνουσα ή αύξουσα σειρά, κείμενο ή χρώμα κελιού και άλλα.

Για να ταξινομήσετε πίνακες στο Excel, χρησιμοποιήστε το στοιχείο μενού "Ταξινόμηση και φιλτράρισμα"στην αρχική καρτέλα. Η απλούστερη ταξινόμηση που δίνεται σε έναν πίνακα του Excel είναι η αύξουσα ή φθίνουσα, η οποία μπορεί να εφαρμοστεί τόσο σε τιμές κειμένου όσο και σε αριθμητικές τιμές.

Για σωστή ταξινόμηση, όλα τα κελιά που ταξινομούνται πρέπει να έχουν την ίδια μορφή, για παράδειγμα, όλα τα κελιά με αριθμούς πρέπει να είναι σε αριθμητική μορφή. Επίσης, οι τιμές δεν πρέπει να προηγούνται επιπλέον χώρουςκαι δεν πρέπει να υπάρχουν κρυφές γραμμές ή στήλες στο εύρος που ταξινομείται.

Η ταξινόμηση των τιμών σε έναν πίνακα Excel ξεκινά με την επιλογή της στήλης που πρόκειται να ταξινομηθεί. Αρκεί να τοποθετήσετε ακόμη και τον κέρσορα στο πρώτο κελί της στήλης. Στο παράδειγμά μας, επιλέξτε το πρώτο κελί της δεύτερης στήλης και επιλέξτε από το μενού "Ταξινόμηση και φιλτράρισμα"και υποδεικνύουν "Αύξουσα ταξινόμηση".

Ως αποτέλεσμα της ταξινόμησης των δεδομένων στον πίνακα, οι τιμές στον δεύτερο πίνακα ταξινομούνται με αύξουσα σειρά, αλλά το πρώτο κελί παραμένει στη θέση του. Αυτό συμβαίνει επειδή από προεπιλογή η πρώτη σειρά στον πίνακα θεωρείται κεφαλίδες, δηλ. ονόματα στηλών και δεν είναι ταξινομημένη.

Το εύρος των ταξινομημένων δεδομένων επεκτείνεται αυτόματα, π.χ. Το Excel επιλέγει αυτόματα ολόκληρο τον πίνακα και ταξινομεί τα δεδομένα σε σειρές σύμφωνα με την επιλεγμένη στήλη. Εάν επιλέξετε όλα τα κελιά σε μια στήλη που θέλετε να ταξινομήσετε και επιλέξετε αύξουσα ή φθίνουσα ταξινόμηση, το Excel θα εμφανίσει ένα μήνυμα που σας ζητά να επιλέξετε μια επιλογή ταξινόμησης. Η επιλογή θα είναι διαθέσιμη "Αυτόματη επέκταση του επιλεγμένου εύρους", το οποίο θα επιλέξει ολόκληρο τον πίνακα και "Ταξινόμηση εντός καθορισμένης επιλογής", το οποίο θα σας επιτρέψει να ταξινομήσετε μόνο την επιλεγμένη στήλη χωρίς να επηρεάζετε τα δεδομένα σε γειτονικές στήλες. Σε αυτήν την περίπτωση, το πρώτο κελί δεν θα ληφθεί και πάλι υπόψη κατά την ταξινόμηση.

Για να ταξινομήσετε πλήρως τους πίνακες στο Excel κατά όλα τα επιλεγμένα κελιά, θα πρέπει να μεταβείτε στο μενού "Ταξινόμηση και φιλτράρισμα"επιλέξτε στοιχείο "Προσαρμοσμένη ταξινόμηση...".

Σε αυτήν την περίπτωση, θα δούμε αμέσως ποιο μέρος του πίνακα επιλέγει το Excel για περαιτέρω ταξινόμηση.

Για να επιλέξετε ολόκληρη την περιοχή δεδομένων, στο παράθυρο που εμφανίζεται, "Ταξινόμηση"αφαιρέστε το σημάδι επιλογής από το στοιχείο "Τα δεδομένα μου περιέχουν κεφαλίδες".

Τώρα σε αυτό το παράθυρο μπορείτε να διαμορφώσετε την ταξινόμηση των δεδομένων μας. Στην πρώτη στήλη "Στήλη"στη σειρά "Ταξινόμηση κατά"επιλέξτε τη στήλη στην οποία θέλετε να ταξινομήσετε τα δεδομένα. Στη δεύτερη στήλη "Ταξινόμηση"Πρέπει να επιλέξετε την συνθήκη με την οποία θα γίνει η ταξινόμηση. Διαθέσιμες επιλογές "Αξίες", "Χρώμα κυττάρων", "Χρώμα γραμματοσειράς"Και "Εικονίδιο κελιού". Στην περίπτωσή μας, θα ταξινομήσουμε τις τιμές. Λοιπόν, στην τελευταία στήλη "Παραγγελία"μπορείτε να επιλέξετε τη σειρά ταξινόμησης των τιμών "Ανοδική", "Φθίνων"Και "Προσαρμοσμένη λίστα". Ας επιλέξουμε με αύξουσα σειρά. Ως αποτέλεσμα, οι τιμές της μεσαίας στήλης ταξινομούνται.

Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε την ταξινόμηση μιας μεμονωμένης στήλης. Επιπλέον, μπορείτε να διαμορφώσετε πολλά επίπεδα ταξινόμησης στο Excel. Για παράδειγμα, ας ταξινομήσουμε την πρώτη στήλη σε αύξουσα σειρά και, στη συνέχεια, ας ταξινομήσουμε το αποτέλεσμα της ταξινόμησης της δεύτερης στήλης σε αύξουσα σειρά. Και θα ταξινομήσουμε την τελευταία τρίτη στήλη πρώτα κατά χρώμα κελιού και μετά κατά χρώμα γραμματοσειράς. Για να προσθέσετε ένα νέο επίπεδο πρέπει να το κάνετε στο παράθυρο "Ταξινόμηση"πατήστε το κουμπί "Προσθήκη επιπέδου", και η σειρά των επιπέδων έχει σημασία.

Για τη δημιουργία βολικών και άνετων συνθηκών για τον χρήστη κατά την προβολή και την ανάλυση πληροφοριών που τοποθετούνται σε πίνακες, το πρόγραμμα MS Excel παρέχει αρκετά ευρείες δυνατότητες ταξινόμησης δεδομένων. Ταξινόμηση εγγραφών σε μεγάλη βάση δεδομένων στο Excel...

Διευκολύνει κάπως τον χρήστη να βρει τις πληροφορίες που ενδιαφέρει.

Κατά την ταξινόμηση, όλες οι σειρές της βάσης δεδομένων αλλάζουν τη θέση τους σύμφωνα με τον αλγόριθμο που επιλέξαμε, ενώ παραμένουν φυσικά αμετάβλητες.

Τρεις κύριοι αλγόριθμοι ταξινόμησης στο Excel.

1. αριθμητικόςΟι τιμές ταξινομούνται σύμφωνα με την αρχή "από το μικρότερο στο μεγαλύτερο" ή αντίστροφα.

2. Στήλες με κελιά που περιέχουν κείμενοΟι τιμές ταξινομούνται αλφαβητικά σε κατευθύνσεις προς τα εμπρός ή προς τα πίσω.

3. Στήλες με κελιά που περιέχουν ημερομηνίες, ταξινομούνται σύμφωνα με την αρχή «από το παλαιότερο στο νεότερο» ή αντίστροφα.

Η ταξινόμηση στο Excel 2007 και στις νεότερες εκδόσεις μπορεί επιπλέον να γίνει με κριτήρια μορφοποίησης - ανά χρώμα γεμίσματος κελιού, ανά χρώμα γραμματοσειράς κελιού, με ένα σύνολο εικονιδίων μορφοποίησης υπό όρους.

Ας συνεχίσουμε να εργαζόμαστε με τη βάση δεδομένων DB2 «Παραγωγή μεταλλικών κατασκευών από την τοποθεσία Νο. 2», που δημιουργήθηκε στο άρθρο « ».

Η υπό εξέταση βάση δεδομένων εκπαίδευσης αποτελείται από μόνο 6 πεδία (στήλες) και 10 εγγραφές (γραμμές). Οι πραγματικές βάσεις δεδομένων περιέχουν συνήθως περισσότερα από δώδεκα πεδία και χιλιάδες εγγραφές! Η εύρεση των απαραίτητων πληροφοριών σε έναν τέτοιο πίνακα δεν είναι εύκολη! Είναι μέσα από το πρίσμα μιας τέτοιας κατανόησης που πρέπει να δούμε τις επόμενες ενέργειές μας.

Οι περαιτέρω εργασίες θα δομηθούν ως εξής: σε αυτό και στα ακόλουθα άρθρα αυτής της σειράς θα χρησιμοποιήσουμε τις διάφορες δυνατότητες του προγράμματος MS Προέχω , διατυπώστε άμεσες απαντήσεις σε διάφορες ερωτήσεις και εργασίες που προκύπτουν στις πρακτικές δραστηριότητες του υπεύθυνου του χώρου παραγωγής. Δηλαδή θα λύσουμε πραγματικά προβλήματα παραγωγής!

Η διατήρηση μιας βάσης δεδομένων - συλλογή πληροφοριών - από μόνη της δεν δίνει τίποτα, αντίθετα, μας παίρνει λίγο χρόνο! Αλλά τα αποτελέσματα της ανάλυσης αυτών των πληροφοριών, που σας επιτρέπουν να δίνετε ακριβείς απαντήσεις σε μια ποικιλία ερωτήσεων, μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά τη διαχειρισιμότητα των αντικειμένων της βάσης δεδομένων στην πραγματική ζωή!

Στην παραγωγή, με σωστή κατασκευή και προσεκτική συντήρηση βάσεων δεδομένων, η χρήση των αποτελεσμάτων ανάλυσης σας επιτρέπει να διπλασιάσετε και μερικές φορές να τριπλασιάσετε τον όγκο της παραγωγής χρησιμοποιώντας τις ίδιες περιοχές, εξοπλισμό και με την ίδια σύνθεση τεχνικού και τεχνικού εξοπλισμού.

Η απλούστερη ταξινόμηση.

Η απλούστερη ταξινόμηση στο Excel γίνεται χρησιμοποιώντας τα κουμπιά "Αύξουσα ταξινόμηση" και "Ταξινόμηση φθίνουσας" που βρίσκονται στη γραμμή εργαλείων "Τυπική". (Στο παρακάτω σχήμα, αυτά τα κουμπιά είναι κυκλωμένα με μια κόκκινη έλλειψη.)

Εργασία #1:

Προσδιορίστε: ποιο από τα παραγόμενα προϊόντα είναι το βαρύτερο και ποια είναι η μάζα του; Πότε κατασκευάστηκε αυτό το προϊόν;

1. Ανοιχτό σε MS αρχείο Excel.

2. Ενεργοποιούμε κάνοντας κλικ στο κελί Ε7 με την επικεφαλίδα στήλης «Βάρος 1 τεμάχιο, t» (μπορείτε να ενεργοποιήσετε οποιοδήποτε κελί στη στήλη που μας ενδιαφέρει).

3. Κάντε κλικ στο κουμπί "Ταξινόμηση φθίνουσας" στη γραμμή εργαλείων "Τυπική".

4. Διαβάσαμε την απάντηση στην ερώτηση που τέθηκε στην πρώτη γραμμή της βάσης δεδομένων (γραμμή Νο. 8). Το πιο βαρύ προϊόν στη βάση δεδομένων είναι το Beam 045 από την παραγγελία Νο. 2. Το Beam 045 κατασκευάστηκε από τις 23 Απριλίου έως τις 25 Απριλίου 2014 (βλ. καταχωρήσεις στο Γραμμές Excel №8-10).

5. Μπορείτε να επιστρέψετε τη βάση δεδομένων στη φόρμα πριν την ταξινόμηση στο Excel (εάν είναι απαραίτητο) κάνοντας κλικ στο κουμπί "Ακύρωση" στην ίδια γραμμή εργαλείων "Τυπική". Ή μπορείτε να εφαρμόσετε Αύξουσα ταξινόμηση στη στήλη Ημερομηνία της βάσης δεδομένων.

Ταξινόμηση στο Excel κατά πολλαπλές στήλες.

Η ταξινόμηση με αυτόν τον τρόπο μπορεί να γίνει διαδοχικά σε δύο ή τρεις στήλες.

Εργασία #2:

Παρουσιάστε αρχεία βάσης δεδομένων ομαδοποιημένα κατά παραγγελίες και με ονόματα προϊόντων εντός παραγγελιών ταξινομημένων αλφαβητικά.

1. Ενεργοποιούμε οποιοδήποτε κελί βάσης δεδομένων κάνοντας κλικ με το ποντίκι (για παράδειγμα, κελί C11).

2. Κάντε κλικ στο κουμπί του κύριου μενού "Δεδομένα" και επιλέξτε "Ταξινόμηση...".

3. Στο παράθυρο "Sorting Range" που εμφανίζεται, επιλέξτε τις τιμές από τις αναπτυσσόμενες λίστες όπως φαίνεται στο στιγμιότυπο οθόνης στα αριστερά και κάντε κλικ στο "OK".

4. Η εργασία Νο. 2 ολοκληρώθηκε. Οι εγγραφές ταξινομούνται, πρώτον, κατά αριθμούς παραγγελίας και, δεύτερον, εντός κάθε παραγγελίας ταξινομούνται αλφαβητικά κατά ονόματα προϊόντων.

Αποτελέσματα.

Σε αυτό το δεύτερο άρθρο της σειράς σχετικά με την αποθήκευση πληροφοριών και τη διαχείριση δεδομένωνΕξετάσαμε τις βασικές δυνατότητες ταξινόμησης εγγραφών βάσης δεδομένων στο Excel. Αυτός είναι ένας πολύ απλός μηχανισμός Προγράμματα Excelείναι σίγουρα γνωστό στους περισσότερους από εσάς, αγαπητοί αναγνώστες. Ελπίζω να μην αφιέρωσα πολύ από τον χρόνο σας με μια συνηθισμένη ιστορία για μια γνωστή υπηρεσία. Όμως... ο δρόμος προς το σύνθετο ξεκινά από το απλό!

Για να είμαι ειλικρινής, στην πράξη σπάνια χρειάζεται να καταφύγεις στη διαλογή. Γιατί; Η απάντηση σε αυτή την ερώτηση θα δοθεί στα ακόλουθα άρθρα της σειράς, τα οποία θα μιλήσουν για άλλους, συμπεριλαμβανομένων πιο προηγμένων και ισχυρών μηχανισμών του Excel για γρήγορη και αποτελεσματική επεξεργασίαδεδομένα.

Παρακαλώ γεμάτος σεβασμό έργο του συγγραφέα συνεισφέρω για ανακοινώσεις άρθρων στο παράθυρο που βρίσκεται στο τέλος κάθε άρθρου ή στο παράθυρο στο πάνω μέρος της σελίδας!

Αγαπητοί αναγνώστες, γράψτε τις κριτικές και τα σχόλιά σας στα σχόλια.