Sljedeći izrazi se najčešće koriste za pisanje službenih mejlova:

1. Ako želimo da priložimo datoteku, onda označavamo:

Molim tenađiu prilogu– Molimo prihvatite kao prilog

Molim te nađi u prilogu moj životopis. – Molimo prihvatite kao prilog moj životopis.

Molim te nađi u prilogu fotografije od the konferencija. – Molimo prihvatite kao prilog fotografije sa konferencije.

2. Ako želimo proslijediti (preusmjeriti) pismo, koristimo izraz:

Prosledio sam ________ tebi. – Proslijedio sam vam ________.

prosljeđujem ________ tebi. – Šaljem vam _______.

Prosledio samBillov životopis za vas. –I preusmjeren Za tebe životopis Bill.

prosljeđujemJohnov email za vas. –prosljeđujem Za tebeJohnov email.

3. Ako želimo nekoga označiti u kopiji pisma, koristimo izraz:

(ime) na ovaj email

– Zabilježio sam (ime) u kopiji ovoga email.

I` ve cc` d Umar on ovo email. – Obilježio sam Omera u kopiji ove e-pošte.

* Kopirali smo Omera tozadržatinjegainthepetlja. – Zabilježili smo Omera u kopiji pisma kako bismo ga obavijestili.

Molim te, drži me u toku. –Molim te, čekaj ja V naravno.

4. Sljedeći izraz će pomoći da se pismo završi:

Ako imate bilo kakvih pitanja, ne ustručavajte se da me kontaktirate. – Ako imate bilo kakvih pitanja, kontaktirajte me.

Ako imate bilo kakvih pitanja, ne ustručavajte se da me kontaktirate.

S poštovanjem,

John –

Ako imate bilo kakvih pitanja, kontaktirajte me.

S poštovanjem,

John

5. Za završetak pisma koristimo sljedeće izraze:

Radujem se

čujingodti– Čekam vaš odgovor. upoznajingti- Radujem se upoznavanju. tvojreply– Čekam vaš odgovor.

Radujte se + glagol + ing- čekati (nestrpljivo)

Za završetak e-pošte koristimo sljedeće izraze:

LjubaznoPozdrav (Pozdrav) – Sve najbolje, srdačan pozdrav

ToploWishes — Sve najbolje

TvojaZaista– S poštovanjem, s poštovanjem.

English Joke

Doručak u jeftinom restoranu pokušao je da obavi razgovor covek pored njega na šalteru.

"Užasna kišna čarolija poput poplave."

"Poplava?" Ton je bio pristojan, ali upitan.

"Potop - Noje, Arka, planina Ararat."

Drugi je odgrizao pola kriške hleba, odmahnuo glavom i promrmljao:

"Nisam pročitao današnje novine yit."

Vjerovatno ste to već primijetilipo prijemu pisama nekih autorau odeljku „za“ nalazi se lista od nekoliko desetina mejlova različitih ljudi. Štaviše, ni vi ni ovi ljudi niste dali saglasnost da se ovi mejlovi „razotkriju“. Naravno, neki od primalaca će se odjaviti sa ove mailing liste (svi smo umorni od priliva neželjene pošte na naše e-poruke). Ali jedno je sigurno - svi primaoci će se prema autoru biltena odnositi kao prema neprofesionalnoj osobi. I malo je vjerovatno da će pristati da prihvate njegovu ponudu.

Kako to učiniti da ne pošaljete pismo svakom primaocu posebno, a da pritom „ne blistate pred svima ostalima“?
Gotovo svaka usluga e-pošte vam to dozvoljava.

Razmotrimo ovu priliku na primjeru najpopularnije adrese e-pošte za poslovnu poštu: gmail.com

Obično koristite prozor Nova poruka za slanje e-pošte. Klikom na njega vidite novi prozor “Nova poruka” u koji ubacujete sve što je potrebno za kreiranje i slanje samog pisma.

Obično ubacujemo e-poštu naših primalaca u prozor „Primaoci“.

Kopija znači "tačna kopija". Ovo polje se koristi kada jednostavno želite da pošaljete e-poštu nekome ko nije primarni primalac. Na ovaj način možete držati osobu u toku, a istovremeno joj dati do znanja da ne mora odgovarati na e-poštu. Ali svi primaoci ovog pisma vide jedni druge adrese (pa čak i imena).

BCC znači "tačna skrivena kopija." Radi isto kao i Cc, ali ovo polje skriva sve adrese primatelja.

Stoga je korištenje ovog polja jedno od najbolji načini poslati pismo veliki broj ljudi i čuvaju povjerljivost. To znači da nećete uništiti svoj odnos s njima. Koristeći ovu funkciju, možete umetnuti do 30 e-poruka. To znači da jednim klikom na dugme možete poslati ovo pismo do 30 primalaca odjednom, bez prikazivanja njihove e-pošte.

I, ako je potrebno, možete umetnuti sliku u tijelo slova ( 4 ) ili priložite fajl ( 5 ).

Upravo ova pošta pruža maksimalan broj mogućnosti za uređivanje.

Slično tome, možete poslati pismo nekoliko primalaca u isto vrijeme putem maila yandex.ru.

Samo je manje opcija za uređivanje teksta pisma na ovom mailu. Stoga ću pokazati samo proceduru koja je potrebna za slanje pisama.

Kliknite na “Write”, a zatim u prozor “To” ( 1 ) ubacite email prvog primaoca, a zatim odaberite funkciju “Kopiraj” ( 2 ) ili "Bcc" ( 3 ). U zavisnosti od toga da li želite da svi primaoci vašeg pisma vide sve e-poruke ili da zadrže svoje pravo na povjerljivost adresa, odaberite jednu od funkcija. Da biste svaki naredni email dodali na listu, potrebno je da kliknete na dugme sa slikom muškarca sa znakom plus ispred ( 4 ). Zatim možete odabrati svoje redovne primaoce sa padajuće liste ili ručno uneti njihovu e-poštu.

Slike se mogu preuzeti sa Yandex diska, a datoteke se mogu priložiti kao i obično.

Kliknite na dugme "Napiši", pojavljuje se prozor u kojem kada kliknete mišem u prozoru "Za" ( 1 ), pojavljuje se padajuća lista sa listom vaših redovnih primalaca ( 2 ). Sa ove liste možete izabrati šta vam je potrebno. Ili samo ubacite željeni email odredište ručno.

naći na istom Internetu (pogledajte, na primjer, http://www.si>ber,com/sib/russify) ili na BBS-u. Međutim, ponekad možete naići na situaciju da osoba koja je koristila emailom, ne postoji MIME podrška ili alati za rad sa uuencodeom. Nemoguće mu je poslati uslužne programe za dekodiranje poštom, jer za to ih prvo treba kodirati. Nastaje začarani krug.

Da bi se riješio ovaj problem, kreirana je verzija uudecode uslužnog programa za MS DOS i Windows, koji je izvanredan po tome što ne sadrži nijedan znak koji se ne može ispisati. Izvršni fajl Ovaj uslužni program se može umetnuti u pismo bez ikakvog kodiranja i poslati poštom. Primalac će morati samo da izreže ovaj fragment pisma zaseban fajl sa ekstenzijom .corn i imat će uudecode kompatibilan uslužni program za dekodiranje.

Da biste dobili ovaj sjajni uslužni program, pošaljite prazan e-mail na [email protected], unoseći red “send uudecode.coin” (bez navodnika) u polje Subject.

Potvrde o povratu i isporuci

Prije ili kasnije sigurno ćete naići na zastarjele ili netačne email adrese. Ako pošaljete pismo na takvu adresu, jedan od posrednih mrežnih čvorova će vam poslati poruku o grešci. Nažalost, ove poruke uvijek dolaze sa računara, a ne od osobe, pa često zbune neiskusnog korisnika. Pogledajmo primjere takvih povrata kako bismo naučili kako iz njih izvući što više informacija.

Počnimo s nečim jednostavnim. Recimo da je došlo do greške u korisničkom imenu. Tada ćete vjerovatno dobiti e-mail otprilike ovako:

Od "UUPC/O Daemon"

[email protected]>Za: [email protected]

Predmet: Dostava jaja

Nepoznato lokalno korisničko ime(a):

Vaša poruka je proslijeđena na

[email protected] su Zaglavlje poruke

slijedi

Nakon reda “Zaglavlje poruke slijedi” slijedi zaglavlje vašeg pisma s pogrešnom adresom. Samo pismo ne nestaje, već se prosleđuje administratoru (postmasteru) ovog računara - u našem primeru nema korisnika John na čvoru polylog.spb.su, pa se pismo prosleđuje na poštansku adresu

[email protected]. Poruka o grešci u ovom slučaju je automatski poslana od strane sistema pošte mašine polylog.spb.su.

Međutim, daleko od toga da se sve završava ovako: lično. Prihvatiti pismo i tek onda početi da shvatate kom korisniku da ga prosledite - ovo ponašanje je tipično uglavnom za računare koji imaju samo e-mail vezu sa mrežom (str. 203). Većina mrežnih čvorova se ponaša drugačije - nakon što direktno na mreži saznaju da je pismo upućeno nepostojećem korisniku, odmah ga vraćaju nazad. U tom slučaju ćete dobiti potpuno neisporučeno pismo sa sljedećom dijagnostikom:

Predmet: Vraćena pošta: Korisnik nepoznat

Za: [email protected] MIME verzija: 1.0

Vrsta sadržaja: višedijelni/mješoviti: boundary="l)AA07768.787B57257/lgu gw,lgu.spb.su"

UAA07768.787857257/lgu gw.lgu.spb.su

Sljedeće adrese su imale probleme s isporukom [email protected](nepopravljiva greška)

Slijedi transkript sjednice. dok

u razgovoru za north.pole.org.:

^ RCPT Za:

«< 550 ,..Korisnik nepoznat 550 [email protected].,. Korisnik nepoznat

Slijedi originalna poruka

Fragment kojem prethodi red "U razgovoru sa..." dio je "protokolskog snimanja" komunikacijske sesije između dva računara, tokom koje se ispostavilo da se na drugom od njih (north.pole.org) nalazi nema korisnika sa ovim identifikatorom (elvis).

Ako je greška sadržana u nazivu domene, onda sve postaje još složenije. Takvo pismo može krenuti potpuno nepredvidivom rutom i vratiti se nakon prilično dugog putovanja. Na primjer, slanjem pisma iz Sankt Peterburga na pogrešnu (ali još uvijek Sankt Peterburg) adresu, možete dobiti ogorčeni odgovor cijelim putem iz Kijeva:

Za: reltec"dk% [email protected]

Sljedeće adrese su imale probleme s isporukom [email protected](nepopravljiva greška)

Slijedi transkript sjednice

501 [email protected]... 550 Host nepoznat (Poslužitelj imena: host nije pronađen)

Slijedi originalna poruka

IN U ovoj vrsti poruka o grešci originalno pismo je citirano u cijelosti (pošto ga nikada nije bilo moguće nigdje priložiti).

Konačno, ponekad čak ni pismo s tačnom adresom ne može biti dostavljeno na odredište zbog tehničkih problema na mreži. U tom slučaju, nakon nekog vremena dobit ćete otprilike sljedeću dijagnozu:

Od: Podsistem dostave pošte Predmet: Vraćena pošta: upozorenje: ne mogu poslati poruku 2 dana

Za: cfl.lgu. spb.su"dk<»cfl. lgu.spb.su MIME Version: 1.0

Vrsta sadržaja: multipart/mixed:boundary="VAA07914.785098490lgu gw.lgu.spb.su"

Ovo je MIME inkapsulirana poruka

VAA07914.785098490/lgu gw.lgu.spb.su

OVO JE PORUKA UPOZORENJA SAMO VI NE

TREBA PONOVNO POŠALJI VAŠU PORUKU

Sljedeće adrese su imale probleme s isporukom

mailserveriaph.Irkutsk.su (prolazni kvar)

Slijedi transkript sjednice

[email protected]... Odgođeno:

Server imena: riaph.Irkutsk.su: greška pri traženju imena hosta Upozorenje: poruka još nije isporučena nakon 2 dana. Nastavit ćemo pokušavati dok poruka ne bude stara 5 dana

Slijedi originalna poruka

Kao što vidite, veliko i uokvireno, od vas se traži da više (još) ne šaljete pismo jer sistem još nije odustao od isporuke na odredište. Ukoliko ona to ipak ne učini u naredna tri dana, pokušaji će se prekinuti i o tome ćete biti obaviješteni:

\ dodatne informacije. Konkretno vrijeme može varirati; Tako neki čvorovi počinju da zvone alarm, čak i ako pismo ne može biti isporučeno u roku od 4 sata, a sve što imaju je strpljenje 3 dana (a ne 5, kao u gornjem primjeru).

Naravno, ova ograničenja vrijede samo za “prave” mrežne čvorove koji moraju biti u kontaktu 24 sata dnevno. Došavši do čvora provajdera, s kojeg korisnik preuzima poštu samo tokom komunikacijskih sesija (bilo putem e-pošte ili direktne veze), pismo će čekati primatelja koliko god želi.

Glavna stvar koja se traži od korisnika u takvim slučajevima je da bude u stanju razumjeti koje je njegovo pismo dobilo povrat. Još je bolje ako možete otkriti koji dio adrese - prije ili poslije simbola "@" - sadrži grešku. Ako je samo korisničko ime netačno, onda treba pisati administratoru odredišnog čvora i pitati ima li takvog korisnika i kako doći do njega.

Druga vrsta automatske pošte, ali koja se šalje na zahtjev pošiljaoca, je obavijest o dostavi. Ako zaglavlje vašeg pisma sadrži polje „Povratak na:“ (str. 229), tada poštanski sistem primaoca, nakon što je pismo napisao u njegovo poštansko sanduče, automatski generiše i šalje na adresu navedenu u ovom polju obaveštenje o isporuci, koji izgleda ovako:

Predmet: Povratnica

Vaš innessage je uspješno dostavljen: dmitry Zaglavlje poruke slijedi

Obavještenje također sadrži puno zaglavlje dostavljene e-pošte sa svim "postmarks" ("Received:" polja).

Mailing lista

Prvo i naizgled očigledno pravilo je - ne šaljite pisma bilo kome. Slanje liste sa listom, uopšteno govoreći, opravdano je samo u slučaju kada je svaki od primalaca prethodno izrazio interesovanje za ono što ćete mu poslati.

Šta je e-mail? U savremenom poslovnom svijetu to je:

• Tvoje lice. Uz pomoć e-pošte možete stvoriti pozitivnu sliku u očima druge strane ili pokvariti prvi utisak.
• Vaš radni alat. Mnogo komunikacije sa vanjskim svijetom odvija se putem e-pošte. Stoga, ako ste vješti u ovom instrumentu, možete sebi učiniti život mnogo lakšim.
• Moćna distrakcija. Vanjski svijet pokušava doći do vas, odvratiti vas i odvesti vas na krivi put putem e-pošte.

Iz ove perspektive, pogledajmo rad s e-poštom. Počnimo s nečim jednostavnim.

Formatiranje pisma

Koristim Mozilla Thunderbird e-mail klijent, pa ću ga koristiti kao primjer. Kreirajmo novo slovo i idemo odozgo prema dolje kroz listu polja.

Kome. Kopiraj. Bcc

Neki možda ne znaju, ali "To" u Mozili se može promijeniti u "Cc" ili "Bcc".

• Kome: pišemo glavnog primaoca ili nekoliko primalaca odvojenih tačkom i zarezom.
• Kopiraj: pišemo nekome ko treba da pročita pismo, ali od koga ne očekujemo reakciju.
• Bcc: pišemo nekome ko treba da pročita pismo, ali da ostane nepoznat ostalim primaocima pisma. Posebno je prikladno koristiti za masovno slanje poslovnih pisama, kao što su obavještenja.

Pogrešno u masovnim slanjima navedite primaoce koristeći polja „Kopiraj“ ili „Za“. Nekoliko puta godišnje dobijam pisma koja u polju „Cc“ navode 50–90 primalaca. Postoji povreda privatnosti. Ne moraju svi vaši primaoci znati s kim još radite na sličnoj temi. Dobro je ako su to ljudi koji se poznaju. Šta ako na listi postoje konkurentske kompanije koje ne znaju jedna za drugu? U najmanju ruku, morate biti spremni na nepotrebna objašnjenja, a maksimalno da prekinete saradnju sa jednim od njih. Ne radi to.

Predmet pisma

Profesionalni servisi za slanje pošte često pišu (ponekad razumno) o važnosti teme e-pošte na svojim korporativnim blogovima. Ali najčešće govorimo o prodajnim pismima, gdje naslov pisma rješava problem „e-mail treba otvoriti“.

Razgovaramo o svakodnevnoj poslovnoj korespondenciji. Ovdje tema rješava problem „pismo i njegovog autora treba lako identificirati, a zatim pronaći.“ Štaviše, vaša marljivost će vam se vratiti u obliku karme brojnih odgovornih pisama, samo s prefiksima Re: ili FWD, među kojima ćete morati potražiti željeno slovo na temu.

Dvadeset pisama je obim jednodnevne korespondencije za srednjeg menadžera. Uopšte ne govorim o poduzetnicima i vlasnicima preduzeća, njihov broj pisama ponekad prelazi 200 ili više dnevno. Zato još jednom: ne šaljite e-poruke sa praznom temom.

Dakle, kako pravilno formulirati naslov e-pošte?

Greška #1 : Samo naziv kompanije u predmetu. Na primjer, "Nebo" i to je to. Prvo, vjerovatno niste jedini iz vaše kompanije koji komunicira sa ovom drugom stranom. Drugo, takva tema nema nikakvog smisla, jer je naziv vaše kompanije već vidljiv sa adrese. Treće, pogodite kako će izgledati vaše vlastito poštansko sanduče s ovim pristupom prepisci? Nešto poput ovoga.

Da li je zgodno pretraživati ​​takve teme?

Greška #2 : blistav, prodajni naslov. Odlično je ako znaš pisati takve naslove. Ali da li je prikladno koristiti ove vještine u poslovnoj korespondenciji? Zapamtite svrhu naslova poslovne e-pošte: ne da prodaje, već da pruži identifikaciju i pretragu.

Tekst pisma

Postoji mnogo vodiča za pisanje za različite prilike. Na primjer, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin i drugi majstori riječi imaju puno korisnih informacija. Savjetujem vam da pročitate njihove članke, barem da poboljšate opću pismenost i poboljšate cjelokupni stil pisanog govora.

U procesu pisanja pisma moramo donijeti nekoliko odluka uzastopno.

Pitanje pristojnosti . Na početku pisma možete se zamagliti u prijatnosti ili čak nežnosti u duhu „Dragi moj Rodja, prošlo je više od dva meseca otkako sam pismeno razgovarao sa tobom, od čega sam i sam patio, pa čak i nisam spavao. noći, razmišljanje.” Vrlo ljubazno i ​​veoma skupo, kako u smislu vremena za pisanje takvog uvoda, tako i u smislu vremena sagovornika da ga pročita. Prepiska je posao, sjećaš se? Ne esej u epistolarnom žanru za takmičenje ili pismo Raskoljnikovovoj majci, već poslovna prepiska.

Poštujemo svoje vrijeme i primatelja!

Ima smisla samo da se predstavite i prisjetite okolnosti svog poznanstva u prvom pismu poslanom nakon kratkog susreta na izložbi. Ako je ovo nastavak saradnje ili stalne prepiske, u prvom slovu dana pišemo: “Zdravo, Ivane”, u drugom i sljedećim: “Ivane, ...”.

Žalba . Uvijek me je brinulo pitanje kome se obratiti u pismu ako ima više primalaca. Nedavno sam napisao pismo naslovljeno na tri djevojke po imenu Anna. Bez ikakve sumnje, napisao sam „Zdravo, Ana“ i nisam se brinuo. Ali takva sreća nije uvijek slučaj.

Šta ako ima tri ili čak sedam primalaca, a nemaju isto ime? Možete ih navesti po imenima: „Dobar dan, Rodion, Pulherija, Avdotja i Pjotr ​​Petrović.“ Ali to je dugo i treba vremena. Možete napisati: "Zdravo, kolege!"

Za sebe koristim pravilo oslovljavanja po imenu osobe u polju „Za“. I nemojte uopće kontaktirati one u kopiji. Ovo pravilo vam također omogućava da preciznije odredite (jednog!) adresata pisma i svrhu ovog pisma.

Citiranje . Često je prepiska lanac pisama s pitanjima i odgovorima - jednom riječju, dijalog. Smatra se dobrom formom da ne brišete istoriju korespondencije i da svoj odgovor napišete na vrhu citiranog teksta, tako da kada se vratite na ovu prepisku nedelju dana kasnije, možete lako da pročitate dijalog od vrha do dna, spuštajući se po datumu .

Iz nekog razloga, zadana postavka u Mozilla-i je “Postavite kursor nakon citiranog teksta”. Preporučujem da ga promijenite u “Alati” → “Opcije računa” → “Sastavljanje i adresiranje” meni. Mora da je tako.

Svrha pisma . Postoje dvije vrste poslovnih pisama:

• kada jednostavno obavestimo sagovornika (npr. izveštaj o obavljenom radu za mesec);
• i kada želimo nešto od sagovornika. Na primjer, tako da on odobri priloženu fakturu za plaćanje.

Po pravilu, ima višestruko više ohrabrujućih pisama nego pisama za prijavu. Ako želimo nešto da postignemo od sagovornika, veoma je važno da to kažemo pismom u otvorenom tekstu. Poziv na akciju treba da bude popraćen imenom i da bude posljednja rečenica u pismu.

Pogrešno : „Porfirije Petroviču, znam ko je usmrtio staricu.”

U redu : „Porfirije Petroviču, ja sam usmrtio staricu, preduzmite mjere da me uhapsite, umoran sam od patnje!“

Zašto bi dopisnik mislio umjesto vas šta da radi sa ovim pismom? Na kraju krajeva, može donijeti pogrešnu odluku.

Potpis u tekstu . Mora biti. Štaviše, svi klijenti e-pošte omogućavaju vam da konfigurišete automatsku zamjenu potpisa, na primjer klasičnog „S poštovanjem,…“. U Mozili se to radi u meniju „Alati” → „Opcije naloga”.

Da li pisati kontakte u potpisu ili ne je lična stvar svakoga. Ali ako ste na bilo koji način povezani sa prodajom, obavezno napišite. Čak i ako se dogovor ne dogodi kao rezultat komunikacije, ubuduće ćete lako biti pronađeni koristeći kontakte iz potpisa.

Konačno, još jedna karakteristika tijela slova za one sagovornike koji ne vole (ne mogu, ne žele, nemaju vremena) da odgovaraju na vaša pisma. Molimo navedite zadanu vrijednost u tijelu pisma. Na primjer, „Porfirije Petroviču, ako ne dođete da me uhapsite prije 12:00 u petak, smatram da sam amnestiran.“ Naravno, rok mora biti realan (ne treba slati tekst iz primjera u petak u 11:50). Primalac mora biti fizički sposoban da pročita i postupi po vašem pismu. Takva "tišina" oslobađa vas odgovornosti za neodgovaranje sagovornika. Kao i uvijek, morate mudro pristupiti korištenju ove funkcije. Ako osoba odgovara na vaša pisma na vrijeme i redovno, takav ultimatum može, ako ga ne uvrijediti, onda malo stresti ili dovesti do odluke da ne odgovorite na pismo odmah, već vas natjera da čekate do petka.

Prilozi

Pisma često dolaze s prilozima: životopisima, komercijalnim prijedlozima, procjenama, rasporedima, skeniranjem dokumenata - vrlo zgodan alat i ujedno izvor popularnih grešaka.

Greška : velika investicija. Često primam e-poštu sa prilozima veličine do 20 MB. U pravilu se radi o skeniranju nekih dokumenata u TIFF formatu, rezolucije 600dpi. Program e-pošte dopisnika će se gotovo sigurno zamrznuti na nekoliko minuta u uzaludnom pokušaju učitavanja pregleda priloga. I ne daj Bože da primalac pokuša da pročita ovo pismo na pametnom telefonu...

Lično, takva pisma odmah brišem. Ne želite da vaša e-pošta završi u smeću prije nego što je pročitana? Provjerite veličinu investicije. Preporučuje se da ne bude veći od 3 MB.

Šta učiniti ako premašuje?

• Pokušajte ponovo konfigurirati svoj skener na drugi format i rezoluciju. Na primjer, PDF i 300 dpi daju prilično čitljive skenirane slike.
• Razmislite o programima kao što su WinRar ili 7zip arhiver. Neki fajlovi se savršeno kompresuju.
• Šta učiniti ako je prilog ogroman i ne možete ga komprimirati? Na primjer, skoro prazna računovodstvena baza podataka teška je 900 MB. U pomoć će priskočiti skladišta informacija u oblaku: Dropbox, Google Drive i slično. Neke usluge, kao što je Mail.ru, automatski pretvaraju ogromne priloge u linkove za skladištenje u oblaku. Ali više volim da sam upravljam svojim informacijama pohranjenim u oblaku, tako da ne pozdravljam automatizaciju Mail.ru-a.

I još jedna ne sasvim očigledna preporuka o investicijama - njihova Ime . Mora biti razumljivo i prihvatljivo primaocu. Jednom smo mi u kompaniji pripremali komercijalni predlog u ime... neka to bude Fjodor Mihajlovič Dostojevski. Dobio sam pismo od menadžera sa nacrtom CP na odobrenje, a u prilogu je bio fajl pod nazivom “ForFedi.docx”. Menadžer koji mi je ovo poslao imao je dijalog koji je izgledao otprilike ovako:

Poštovani upravniče, da li ste vi lično spremni da priđete ovom poštovanom čovjeku i nazovete ga Fedya u lice?

Nekako ne, on je poštovan čovek, svi ga zovu imenom i patronimom.

Zašto ste prilog nazvali “Za Fedija”? Ako mu ga odmah pošaljem, mislite li da će kupiti sjekire od nas koristeći ovaj CP?

Hteo sam kasnije da ga preimenujem...

Zašto pripremati tempiranu bombu - odbijanje potencijalnog klijenta - ili stvarati dodatni posao za sebe preimenovanjem datoteke? Zašto ne biste odmah ispravno nazvali prilog: "Za Fjodora Mihajloviča.docx" ili još bolje - "KP_Sky_Axes.docx".

Dakle, e-poštu smo manje-više sredili kao „lice“. Pređimo na gledanje e-pošte kao alata za efikasan rad i razgovarajmo o njegovoj komponenti koja odvlači pažnju.

Rad sa slovima

E-pošta je moćna distrakcija. Kao i sa svakom ometanjem, e-poštom se treba pozabaviti pooštravanjem pravila i uvođenjem radnog rasporeda.

U najmanju ruku, trebate isključiti SVA obavještenja o dolasku pošte. Ako je klijent e-pošte konfiguriran prema zadanim postavkama, bit ćete obaviješteni zvučnim signalom, ikona pored sata će treptati, a prikazat će se pregled pisma. Jednom riječju, učinit će sve da vas prvo otrgnu od mukotrpnog rada, a zatim strmoglave u ponor nepročitanih pisama i nepregledanih mailova - minus sat-dva iz vašeg života.

Neki ljudi imaju moćnu snagu volje koja im omogućava da ih ne ometaju obavijesti, ali običnim ljudima je bolje da ne iskušavaju sudbinu i ne isključuju ih. U Mozilla Thunderbirdu, to se radi preko menija „Alati“ → „Podešavanja“ → „Opšte“ → „Kada se pojave nove poruke“.

Ako nema obavještenja, kako možete razumjeti da je pismo stiglo?

Vrlo jednostavno. Vi sami, svjesno, odvajate vrijeme da sortirate svoju poštu, otvorite svoj email klijent i vidite sve nepročitane poruke. To se može učiniti dva puta dnevno, na primjer, za ručkom i uveče, ili tokom prisilnog zastoja, na primjer, u saobraćajnim gužvama.

Ljudi često pitaju, šta je sa vremenom odgovora i hitnim pismima? Odgovaram: nemate hitna pisma u svojoj pošti. Osim ako ne radite u odjelu korisničke podrške (ovo odjeljenje ima svoja pravila za rad s poštom).

Ako postoje hitna pisma, pošiljalac će vas o tome obavijestiti putem drugih kanala - telefona, SMS-a, Skypea. Tada ćete svjesno ući u svoj email klijent i obraditi hitnu poštu. Svi gurui upravljanja vremenom (na primjer, Gleb Arkhangelsky sa svojim “Time Drive”) objavljuju standardni odgovor na e-poštu u roku od 24 sata. Ovo je normalno pravilo lijepog ponašanja - ne očekivati ​​trenutne odgovore putem e-pošte od sagovornika. Ako postoji hitno pismo, obavijestite o tome putem bržih kanala komunikacije.

Dakle, isključili smo obavještenja i sada uključujemo email klijent prema našem rasporedu.

Šta učiniti kada odemo do pošte i upustimo se u aktivnost koja se zove „razvrstavanje putem e-pošte”? Gdje je početak i kraj ovog rada?

Čuo sam dosta o sistemu zero inboxa, ali, nažalost, nisam sreo nijednu osobu koja ga koristi. Morao sam ponovo da izmislim svoj točak. Na Lifehackeru postoje članci na ovu temu. Na primjer, " ". U nastavku ću govoriti o nultom inbox sistemu u svojoj interpretaciji. Bio bih zahvalan ako bi GTD gurui komentirali i dodali ili poboljšali opisani sistem.

Važno je razumjeti i prihvatiti da e-pošta nije planer zadataka ili arhiva za vaše aktivnosti. Prema tome, folder Inbox uvijek treba biti prazan. Kada počnete sortirati po prijemnom sandučetu, nemojte se zaustavljati i ništa vas ne ometa dok ne ispraznite ovaj folder.

Šta raditi s e-mailovima u inboxu? Morate proći kroz svako slovo uzastopno i izbrisati ga. Da, samo označite i pritisnite Delete na tastaturi. Ako se ne možete natjerati da izbrišete pismo, morat ćete odlučiti šta ćete s njim.

1. Možete li odgovoriti za tri minuta? Trebam li odgovoriti? Da, potrebno je, a odgovor će trajati ne više od tri minute, a zatim odmah odgovorite.
2. Morate odgovoriti, ali priprema odgovora će trajati više od tri minute. Ako koristite planer zadataka koji vam omogućava da e-poštu pretvorite u zadatak, pretvorite e-poštu u zadatak i zaboravite na to na neko vrijeme. Na primjer, koristim apsolutno divnu uslugu Doit.im. Omogućava vam da generišete ličnu adresu e-pošte: prosledite pismo na nju i ono se pretvara u zadatak. Ali ako nemate planer zadataka, premjestite slovo u podmapu "0_Run".
3. Nakon što brzo odgovorite na pismo, pretvorite ga u zadatak ili ga jednostavno pročitate, morate odlučiti što ćete sljedeće učiniti s ovom porukom: izbrisati je ili poslati u jednu od mapa za dugotrajno skladištenje.

Evo foldera za dugotrajno skladištenje koje imam.

• 0_Izvrši. Nemam takav folder, ali ako nemate planer, ponavljam, ovdje možete staviti pisma koja zahtijevaju detaljan rad. Ovu fasciklu takođe treba redovno čistiti, ali sa pažljivim pristupom u vreme koje je za to posebno određeno.
• 1_Ref. Ovdje stavljam pisma sa pozadinskim informacijama: pisma dobrodošlice sa prijavama sa raznih web servisa, karte za nadolazeće letove i tako dalje.
• 2_Projekti. Ovdje je pohranjena arhiva korespondencije o partnerima i projektima s kojima postoje trenutni odnosi. Naravno, za svaki projekat ili partnera kreiran je poseban folder. U folder partnera stavljam pisma ne samo njegovih zaposlenih, već i pisma zaposlenih u Nebu vezana za ovog partnera. Vrlo zgodno: ako je potrebno, sva korespondencija o projektu je pri ruci u nekoliko klikova.
• 3_Muzej. Ovdje sam stavio ona pisma koja bi bilo šteta izbrisati, a korist od njih nije očigledna. Također, folderi sa zatvorenim projektima iz “2_Projects” migriraju ovdje. Ukratko, “Muzej” pohranjuje prve kandidate za uklanjanje.
• 4_Dokumenti. Evo pisama sa elektronskim uzorcima dokumenata koji mogu biti korisni u budućnosti za računovodstvo, na primjer, izvještaji o pomirenju klijenata, karte za obavljena putovanja. Fascikla ima mnogo sličnosti sa fasciklama “2_Projects” i “1_Reference”, u njemu se pohranjuju samo računovodstvene informacije, a informacije o upravljanju se pohranjuju u folder “2_Projects”. U “4_Documents” postoje mrtve informacije, au “2_Projects” postoje informacije uživo.
• 5_Znanje. Ovdje stavljam samo zaista korisne biltene kojima se želim vratiti nakon nekog vremena radi inspiracije ili pronalaska rješenja.

Postoje i druge postavke klijenta e-pošte koje su važne za rad ovog sistema. Prvo, prema zadanim postavkama u Thunderbirdu postoji okvir za potvrdu “Označi poruke kao pročitane”. Više volim da ovo radim svjesno, pa dolje sa zastavom! Da biste to uradili, idite na meni „Alati” → „Podešavanja” → „Napredno” → „Čitanje i prikaz”.

Drugo, koristimo filteri . Ranije sam aktivno koristio filtere koji su automatski prosljeđivali pisma u odgovarajuće mape na osnovu adrese pošiljaoca. Na primjer, pisma advokata su premeštena u fasciklu „Advokat“. Ovaj pristup sam napustio iz nekoliko razloga. Prvo: pisma advokata u 99% slučajeva se odnose na neki projekat ili partnera, što znači da se moraju premestiti u fasciklu ovog partnera ili projekta. Drugo: odlučio sam da dodam svijest. Vi sami morate odlučiti gdje će se pohraniti određeno pismo, a zgodnije je tražiti neobrađene poruke samo na jednom mjestu - u inboxu. Sada koristim filtere samo za organiziranje automatskih redovnih pisama iz raznih sistema u foldere, odnosno pisma koja ne zahtijevaju od mene da donosim odluke. Filteri u Mozilla Thunderbird-u se konfigurišu u meniju “Alati” → “Filteri poruka”.

Dakle, uz pravilan pristup, e-pošta bi trebala trajati od 10 do 60 minuta dnevno, u zavisnosti od obima korespondencije.

Da, i još nešto. Jeste li već isključili obavještenja o pristizanju novih pisama? ;)