Kako dati pravnu snagu elektronskoj korespondenciji. Korisne fraze za poslovnu korespondenciju Offline napišite nam kopiju na svoju

21.01.2024

U programu Microsoft Outlook možete odrediti da se za sve poruke koje šaljete automatski Bcc (Bcc) šalje drugim listama distribucije ili korisnicima.

Jedan scenario u kojem je ovo pravilo korisno je kada odgovarate svim članovima grupe da odgovaraju na dolazne poruke email, na primjer centar tehnička podrška. Kada jedan član grupe odgovori na poruku, drugi članovi grupe automatski primaju kopiju odgovora, održavajući sve odlazne poruke ažurnim.

klijentska pravila

Kreirajte pravilo

Sada, svaki put kada pošaljete poruku, bilo da je to nova poruka, proslijedite poruku ili odgovorite, osobe ili grupe koje su navedene u pravilu će se automatski dodati kao primaoci kopije. Imena ljudi ili grupa se ne pojavljuju u Cc redu poruke za sastavljanje, ali će se ta imena pojaviti svim primaocima poruke.

Onemogućite pravilo

U prikazu Mail, na kartici Dom kliknite na dugme pravila > Upravljajte pravilima i upozorenjima.

Na kartici u odjeljku Pravilo

Kliknite na dugme OK.

Pravila i upozorenja.

savjet: Više informacija Za informacije o tome kako brzo onemogućiti ovo pravilo za pojedinačne poruke, pogledajte sljedeći odjeljak ("").

Koristite kategoriju da onemogućite automatski CC za pojedinačne poruke

Ako želite fleksibilnost da isključite automatska nova pravila kopiranja na osnovu jedne poruke bez potrebe za navigacijom kroz dijaloški okvir pravila i upozorenja, možete koristiti funkciju kategorija u Outlooku, zajedno s pravilom.

savjet:

Prvo, trebate kreirati pravilo za automatsko slanje slijepe kopije (CC) za sve poruke e-pošte koje šaljete.

Ovo specifično pravilo se zove klijentska pravila. Klijentska pravila se pokreću samo na računaru na kojem su kreirana i pokreću se samo ako je Outlook pokrenut. Ako biste poslali e-poštu koristeći račun e-pošte na drugom računaru, pravilo se neće izvršiti sa tog računara tako da je kreirano na ovom računaru. Ovo isto pravilo mora biti kreirano na svakom računaru koji ga planira koristiti.

Kreirajte pravilo

Sada svaki put kada pošaljete poruku, bilo da se radi o novoj poruci, prosljeđivanju poruke ili odgovoru, osobe ili liste distribucije navedene u pravilu će se automatski dodati kao primaoci kopije. Imena ljudi ili liste distribucije se ne pojavljuju u Cc redu pisane poruke, ali će se ta imena pojaviti svakome ko primi poruku.

Onemogućite pravilo

Da spriječite automatsko slanje kopije, prvo morate onemogućiti pravilo.

U Pošta u meniju Servis kliknite na dugme Pravila i upozorenja.

Na kartici Pravila e-pošte u sekciji Pravilo poništite okvir koji odgovara pravilu koje ste kreirali.

Kliknite na dugme OK.

Sada možete poslati poruku bez automatskog slanja kopije drugim osobama ili mailing listama. Pravilo će biti neaktivno sve dok se ponovo ne omogući u dijaloškom okviru Pravila i upozorenja.

savjet:

Koristite kategoriju da onemogućite automatski CC za pojedinačne poruke

Ako želite da onemogućite novo pravilo automatskog slanja CC za pojedinačne poruke bez pozivanja dijaloškog okvira Pravila i upozorenja, možete postaviti pravilo na kategoriju koja je dostupna u Office Outlook 2007.

Izmijenite pravilo koje ste kreirali ranije tako da kada dodate navedenu kategoriju u poruku, pravilo ne šalje automatski kopiju.

Kad god želite da onemogućite pravilo auto-cc za poruku, primijenite kategoriju na nju.

savjet: Možete koristiti prečicu na tastaturi ako ste je naveli prilikom kreiranja kategorije.

Kada pošaljete poruku, pravilo automatskog kopiranja se neće primjenjivati.

Vjerovatno ste to već primijetilipo prijemu pisama nekih autorau odeljku „za“ nalazi se lista od nekoliko desetina mejlova različitih ljudi. Štaviše, ni vi ni ovi ljudi niste dali saglasnost da se ovi mejlovi „razotkriju“. Naravno, neki od primalaca će se odjaviti sa ove mailing liste (svi smo umorni od priliva neželjene pošte na naše e-poruke). Ali jedno je sigurno - svi primaoci će se prema autoru biltena odnositi kao prema neprofesionalnoj osobi. I malo je vjerovatno da će pristati da prihvate njegovu ponudu.

Kako to učiniti da ne pošaljete pismo svakom primaocu posebno, a da pritom „ne blistate pred svima ostalima“?
Gotovo svaka usluga e-pošte vam to dozvoljava.

Razmotrimo ovu priliku na primjeru najpopularnije adrese e-pošte za poslovnu poštu: gmail.com

Obično koristite prozor Nova poruka za slanje e-pošte. Klikom na njega vidite novi prozor “Nova poruka” u koji ubacujete sve što je potrebno za kreiranje i slanje samog pisma.

Obično ubacujemo e-poštu naših primalaca u prozor „Primaoci“.

Kopija znači "tačna kopija". Ovo polje se koristi kada jednostavno želite da pošaljete e-poštu nekome ko nije primarni primalac. Na ovaj način možete držati osobu u toku, a istovremeno joj dati do znanja da ne mora odgovarati na e-poštu. Ali svi primaoci ovog pisma vide jedni druge adrese (pa čak i imena).

BCC znači "tačna skrivena kopija." Radi isto kao i Cc, ali ovo polje skriva sve adrese primatelja.

Stoga je korištenje ovog polja jedno od najbolji načini poslati pismo veliki broj ljudi i čuvaju povjerljivost. To znači da nećete uništiti svoj odnos s njima. Koristeći ovu funkciju, možete umetnuti do 30 e-poruka. To znači da jednim klikom na dugme možete poslati ovo pismo do 30 primalaca odjednom, bez prikazivanja njihove e-pošte.

I, ako je potrebno, možete umetnuti sliku u tijelo slova ( 4 ) ili priložite fajl ( 5 ).

Upravo ova pošta pruža maksimalan broj mogućnosti za uređivanje.

Slično tome, možete poslati pismo nekoliko primalaca u isto vrijeme putem maila yandex.ru.

Samo je manje opcija za uređivanje teksta pisma na ovom mailu. Stoga ću pokazati samo proceduru koja je potrebna za slanje pisama.

Kliknite na “Write”, a zatim u prozor “To” ( 1 ) ubacite email prvog primaoca, a zatim odaberite funkciju “Kopiraj” ( 2 ) ili "Bcc" ( 3 ). U zavisnosti od toga da li želite da svi primaoci vašeg pisma vide sve e-poruke ili da zadrže svoje pravo na povjerljivost adresa, odaberite jednu od funkcija. Da biste svaki naredni email dodali na listu, potrebno je da kliknete na dugme sa slikom muškarca sa znakom plus ispred ( 4 ). Zatim možete odabrati svoje redovne primaoce sa padajuće liste ili ručno uneti njihovu e-poštu.

Slike se mogu preuzeti sa Yandex diska, a datoteke se mogu priložiti kao i obično.

Kliknite na dugme "Napiši", pojavljuje se prozor u kojem kada kliknete mišem u prozoru "Za" ( 1 ), pojavljuje se padajuća lista sa listom vaših redovnih primalaca ( 2 ). Sa ove liste možete izabrati šta vam je potrebno. Ili samo ubacite željeni email odredište ručno.

Tamara Vorotyntseva – direktor razvoja kompanije za obuku „BUSINESS PARTNER“ (Moskva). Praktični poslovni trener, autor knjige „Izgradnja sistema obuke kadrova“ i publikacija u poslovnim publikacijama u Rusiji, Kazahstanu i Ukrajini. Kreator internetskog biltena: „E-mail korespondencija u poslovanju“ na serveru subscribe.ru! Knjiga je praktičan vodič za poslovne ljude koji se aktivno dopisuju sa klijentima i partnerima. Predstavlja alate koji će pomoći da elektronska komunikacija bude efikasna, optimalna po vremenu i rezultatima, te maksimalno usklađena sa normama i pravilima prihvaćenim u savremenoj poslovnoj zajednici. Autor daje praktični saveti, ilustruje svoja zapažanja stvarnim slučajevima i daje obrazložene zaključke. Tekst knjige obiluje prepoznatljivim primjerima iz stvarnosti poslovnu korespondenciju. Autor iznosi svoja zapažanja, tehnike i „trikove“ koji mogu značajno uticati na efikasnost i efektivnost poslovanja email. Ako ste poslovna osoba i važno vam je da pišete brzo, sažeto, kompetentno, u skladu sa pravilima dobrog poslovnog ponašanja, ova knjiga će postati vaš pouzdan pomoćnik.

knjiga:

Kada radite sa poljima “To” (“To”), “Cc” (“CC”), “Bcc” (“Bcc”), imajte na umu da je ovo važan dio e-pošte koji utiče na dalje radnje učesnika u prepisci.

“Kome” (“Ono”). Ovo polje sadrži adresu primaoca kome je pismo i informacije sadržane u njemu direktno upućene. Autor pisma čeka odgovor od glavnog primaoca. Ako su u ovo polje postavljena dva primaoca, onda autor pisma čeka odgovor od svakog ili nekih od njih (imajte to na umu ako se vaše ime nalazi na listi primalaca). Istovremeno (ako ste pošiljalac), imajte na umu da nije preporučljivo uključiti više od jednog primaoca u polje „Za“ („Za“). Pismo poslano nekoliko primalaca možda neće dobiti jedan odgovor, jer će svaki misliti da će drugi odgovoriti.

Ako je pismo naslovljeno na vas, ali sadrži kopije drugih primalaca, obavezno koristite dugme „Odgovori SVIMA“ kada odgovarate! To će vam omogućiti da zadržite krug primalaca koji je odredio inicijator korespondencije.

“Kopiraj” (“Cs”). IN U ovo polje unesite adrese primalaca koji bi, po vašem mišljenju, trebali biti upoznati sa prepiskom po ovom pitanju. Ovi primaoci primaju informacije samo “za vašu informaciju”. Primalac CC obično ne mora odgovoriti na pismo, ali to može učiniti ako je potrebno.

NAPOMENA. OVO JE VAŽNO!

Ako se vaše ime nalazi u polju "Cc" ("CC"), onda kada ulazite u prepisku, zapamtite da postoje situacije kada je izuzetno važno biti ljubazan. Koristite fraze: „Dozvolite mi da se pridružim diskusiji“ ili „Dozvolite mi da se pridružim vašem dijalogu“ ili „Dozvolite mi da izrazim svoje mišljenje“.

"Slijepa kopija" ("Bcc"). Ovo polje je zabranjeno za upotrebu u nekim kompanijama, jer je alat koji je u suprotnosti sa etičkim standardima komunikacije. Svrha ovog polja je da pozove primaoca da postane “tajni svjedok”.

Ako je vaša poslovna praksa da koristite ovu oblast u svom radu, razmotrite sljedeće. Primalac se nalazi u " bcc", ostaje nevidljiv za primarnog primaoca i za primaoce u kopiji. Ponekad je korisno da pošiljalac i „tajni primalac“ imaju preliminarni dogovor (ili naknadnu svest) o razlozima i svrsi ove metode informisanja.

NAPOMENA. OVO JE VAŽNO!

“Skriveni” primalac apsolutno ne bi trebao ulaziti u prepisku iz ovog polja.

Prema različitim izvorima, od 50 do 95% svih e-mailova u svijetu su spam od cyber prevaranata. Ciljevi slanja ovakvih pisama su jednostavni: zaraziti računar primatelja virusom, ukrasti korisničke lozinke, natjerati osobu da prebaci novac "u dobrotvorne svrhe", upisati lične podatke bankovna kartica ili pošaljite skenirane dokumente.

Često je neželjena pošta dosadna na prvi pogled: iskrivljen izgled, automatski preveden tekst, obrasci za unos lozinke direktno u temu pisma. Ali postoje zlonamjerna pisma koja izgledaju pristojno, suptilno igraju na emocije osobe i ne izazivaju sumnju u njihovu istinitost.

Članak će govoriti o 4 vrste lažnih pisama na koja Rusi najčešće nasjedaju.

1. Pisma “vladinih organizacija”

Prevaranti se mogu pretvarati da su porezna uprava, Penzioni fond, Rospotrebnadzor, sanitarna i epidemiološka stanica i druge vladine organizacije. Radi vjerodostojnosti, u pismo su umetnuti vodeni žigovi, skenirani pečati i državni simboli. Najčešće je zadatak kriminalaca da uplaše osobu i uvjere je da otvori datoteku s priloženim virusom.

Obično je ovo enkriptor ili Windows bloker koji onemogućuje računar i zahteva od vas da pošaljete plaćeni SMS da biste nastavili sa radom. Zlonamjerni fajl može biti prikriven kao sudski nalog ili poziv da se pojavi pred čelnikom organizacije.

Strah i radoznalost isključuju svijest korisnika. Računovodstveni forumi opisuju slučajeve kada su zaposleni u organizacijama donosili fajlove sa virusima na kućne računare jer ih nisu mogli otvoriti u kancelariji zbog antivirusa.

Ponekad vas prevaranti traže da pošaljete dokumente kao odgovor na pismo kako biste prikupili informacije o kompaniji koje će biti korisne za druge šeme obmane. Prošle godine, jedna grupa prevaranta uspjela je prevariti mnoge ljude koristeći trik odvlačenja pažnje "zahtjev za faksiranjem papira".

Kada je računovođa ili menadžer ovo pročitao, odmah je opsovao poreznu upravu: "Tamo sjede mamuti, o moj!" i prebacio svoje misli sa samog pisma na rješenje tehnički problemi sa dostavom.

2. Pisma iz “banke”

Windows blokeri i ransomware mogu se sakriti u lažnim pismima ne samo od vladinih organizacija, već i od banaka. Poruke “Kredit je podignut na vaše ime, pročitajte tužbu” zaista mogu biti zastrašujuće i navesti da poželite da otvorite fajl.

Osoba se također može nagovoriti da unese lažnu lični račun, nudeći da vidite prikupljene bonuse ili dobijete nagradu koju je osvojio u Sberbank lutriji.

Prevaranti rjeđe šalju fakture na plaćanje naknade za usluge i dodatne kamate na kredit, 50-200 rubalja, što je lakše platiti nego nositi.

3. Pisma "kolega"/"partnera"

Neki ljudi tokom radnog dana dobijaju na desetine poslovnih pisama sa dokumentima. S takvim opterećenjem, lako možete pasti na oznaku "Re:" u temi pisma i zaboraviti da se još niste dopisivali s ovom osobom.

Pogotovo ako polje trovača označava "Aleksandar Ivanov", "Ekaterina Smirnova" ili bilo koje jednostavno rusko ime, koje apsolutno ne ostaje u sjećanju osobe koja stalno radi s ljudima.

Ako cilj prevaranta nije prikupljanje SMS plaćanja za otključavanje Windowsa, već nanošenje štete određenoj kompaniji, onda se pisma s virusima i phishing linkovima mogu slati u ime stvarnih zaposlenika. Spisak zaposlenih može se prikupiti na društvenim mrežama ili pogledati na sajtu kompanije.

Ako osoba vidi pismo u poštanskom sandučiću od osobe iz susjednog odjela, onda ga ne pogleda pobliže, može čak zanemariti antivirusna upozorenja i otvoriti datoteku bez obzira na sve.

4. Pisma sa “Google/Yandex/Mail”

Google ponekad šalje e-poštu vlasnicima Gmail sandučići da se neko pokušao prijaviti na vaš račun ili da vam je ponestalo prostora na Google disku. Prevaranti ih uspješno kopiraju i prisiljavaju korisnike da unose lozinke na lažnim stranicama.

Korisnici Yandex.Mail, Mail.ru i drugih poštanskih usluga također primaju lažna pisma od „administracije usluge“. Standardne legende su: “vaša adresa je dodana na crnu listu”, “vaša lozinka je istekla”, “svi mejlovi sa vaše adrese će biti dodati u spam folder”, “pogledajte listu neisporučenih e-poruka”. Kao iu prethodne tri tačke, glavno oružje kriminalaca su strah i radoznalost korisnika.

Kako se zaštititi?

Instalirajte antivirus na sve svoje uređaje tako da automatski blokira zlonamjerne datoteke. Ako iz nekog razloga ne želite da ga koristite, onda provjerite sve čak i pomalo sumnjive priloge e-pošte virustotal.com

Nikada ne unosite lozinke ručno. Koristite menadžere lozinki na svim uređajima. Nikada vam neće ponuditi opcije lozinke za ulazak na lažne stranice. Ako iz nekog razloga ne želite da ih koristite, onda ručno unesite URL stranice na kojoj ćete unijeti lozinku. Ovo se odnosi na sve operativne sisteme.

Gdje god je moguće, omogućite potvrdu lozinke putem SMS-a ili dvofaktorske identifikacije. I naravno, vrijedi zapamtiti da ne možete slati skenirane dokumente, podatke o pasošu ili prenositi novac strancima.

Možda su mnogi čitaoci, gledajući snimke ekrana pisama, pomislili: „Jesam li ja budala što otvaram fajlove iz takvih pisama? Na kilometar udaljenosti možete vidjeti da je ovo namještaljka. Neću se zamarati menadžerom lozinki i dvofaktorskom autentifikacijom. Samo ću biti oprezan."

Da, većina lažnih e-poruka može se otkriti okom. Ali to se ne odnosi na slučajeve kada je napad usmjeren posebno na vas.

Najopasniji spam je lični

Ako ljubomorna supruga želi čitati poštu svog muža, onda će joj Google ponuditi desetine stranica koje nude uslugu „Hakovanje pošte i profila društvenih mreža bez plaćanja unaprijed“.

Shema njihovog rada je jednostavna: šalju osobi visokokvalitetna phishing pisma koja su pažljivo sastavljena, uredno raspoređena i uzimaju u obzir lične karakteristike osoba. Takvi prevaranti iskreno pokušavaju uhvatiti određenu žrtvu. Od mušterije saznaju njen društveni krug, ukuse i slabosti. Može potrajati sat ili više da se razvije napad na određenu osobu, ali trud se isplati.

Ako je žrtva uhvaćena, oni šalju korisniku snimak ekrana poštanskog sandučeta i traže od njega da plati (prosječna cijena je oko 100 dolara) za njihove usluge. Nakon prijema novca, pošalju vam lozinku za poštansko sanduče ili arhivu sa svim pismima.

Često se dešava da kada osoba dobije pismo sa vezom do fajla „Video kompromitujući dokazi o Tanji Kotovi” (skriveni keylogger) od svog brata, bude ispunjena radoznalošću. Ako je u pismu dostavljen tekst koji sadrži detalje koji su poznati ograničenom krugu ljudi, tada osoba odmah negira mogućnost da je njegov brat mogao biti hakovan ili da se neko drugi pretvara da je on. Žrtva se opušta i isključuje antivirus dovraga kako bi otvorila datoteku.

Takvim uslugama mogu se obratiti ne samo ljubomorne supruge, već i beskrupulozni konkurenti. U takvim slučajevima cijena je veća, a metode suptilnije.

Ne treba se oslanjati na svoju pažnju i zdrav razum. Neka vas zaštiti antivirusni program i upravitelj lozinki bez emocija, za svaki slučaj.

P.S. Zašto spameri pišu takva "glupa" pisma?

Pažljivo izrađeni e-mailovi za prevaru su relativno rijetki. Ako odete u spam folder, možete se jako zabaviti. Kakve likove smišljaju prevaranti da iznude novac: direktorica FBI-a, junakinja serije "Igra prijestolja", vidovnjakinja koju su vam poslale više sile i želi vam otkriti tajnu vaše budućnosti za 15 dolara, ubica kome je naređeno da te isplati, ali on iskreno nudi da isplati.

Obilje uzvičnika, dugmad u telu pisma, čudna adresa pošiljaoca, bezimeni pozdrav, automatski prevod, grube greške u tekstu, očigledna pretjerana kreativnost - slova u spam folderu jednostavno "vrište" o svom mračnom porijeklu.

Zašto prevaranti koji šalju svoje poruke milionima primalaca ne žele da potroše nekoliko sati na sastavljanje urednog pisma i odvoje 20 dolara za prevodioca kako bi povećali odziv publike?

U Microsoft studiji Zašto nigerijski prevaranti kažu da su iz Nigerije? duboko se analizira pitanje „Zašto prevaranti nastavljaju da šalju pisma u ime milijardera iz Nigerije kada šira javnost zna za „nigerijska pisma“ već 20 godina“. Prema statistikama, više od 99,99% primalaca ignoriše takav neželjeni sadržaj.

Sljedeći izrazi se najčešće koriste za pisanje službenih mejlova: